Buchhaltung · Gastronomie
KI-Buchhaltung für die Gastronomie
Für bilanzierende Gastronomiebetriebe – Restaurant-, Café- oder Cateringbetrieb in der Rechtsform der GmbH – verbindet die Software Kassenbuch, Bankimport und KI-Kontierung mit GoBD-fester Festschreibung. So bleibt die tägliche Kassenführung nachvollziehbar und die SuSa jederzeit aktuell.
Kasse und Barumsätze im Griff
- Tägliches Kassenbuch mit Kassenbericht und Kassensturz, GoBD-konform festgeschrieben
- Bar- und Kartenumsätze werden getrennt erfasst und dem richtigen Zahlungsweg zugeordnet
- Trinkgeld wird separat vom steuerpflichtigen Umsatz geführt
- Korrekturen erfolgen ausschließlich per Storno, nie durch Löschen einer Buchung
- Tagesabschlüsse lassen sich fortlaufend statt erst am Monatsende festschreiben
- Zahlungen von Lieferdiensten und Buchungsplattformen werden als eigener Zahlungsweg abgeglichen
Wareneinsatz und Einkauf
Lieferantenrechnungen per KI erfassen
Rechnungen von Getränke-, Frisch- und Lebensmittellieferanten werden per KI-Belegerfassung erkannt und dem passenden Wareneinsatzkonto zugeordnet. Sie prüfen den Vorschlag, bevor er gebucht wird. Wiederkehrende Lieferanten werden dabei zunehmend zuverlässig automatisch vorkontiert, auch bei mehreren Lieferungen pro Woche.
Wareneinsatz nachvollziehbar
Getrennte Konten für Speisen und Getränke zeigen den Wareneinsatz differenziert in der BWA. Das erleichtert die laufende Kalkulation, ohne dass Sie zusätzliche Auswertungen von Hand führen müssen. Bestandsveränderungen bei Vorräten fließen dabei in dieselbe Auswertung ein, sodass Schwund oder Überbestände früh auffallen.
Offene Posten bei Lieferanten
Die OPOS-Verwaltung zeigt fällige Lieferantenrechnungen und gleicht Zahlungen automatisch über den Bankimport ab. So behalten Sie auch bei vielen kleinen Lieferantenrechnungen den Überblick über Fälligkeiten und Skontofristen, ohne eine separate Liste pflegen zu müssen.
Warum Gastronomiebetriebe als GmbH doppelt buchen
Wird ein Gastronomiebetrieb in der Rechtsform der GmbH oder UG geführt, besteht als Kapitalgesellschaft unabhängig von Umsatz und Gewinn die Pflicht zur doppelten Buchführung nach HGB. Die tägliche Kassenführung ist dabei nur ein Teil der laufenden Buchhaltung – Wareneinsatz, Personalkosten und Anlagevermögen wie Küchen- und Gastronomietechnik gehören ebenso dazu.
Aus der so geführten Summen- und Saldenliste entstehen am Jahresende Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie – für Kapitalgesellschaften verpflichtend – die E-Bilanz an das Finanzamt. Eine sauber geführte Kasse erspart hier den größten Korrekturaufwand, weil Bar- und Kartenumsätze bereits während des Jahres den richtigen Konten zugeordnet sind.
Zusätzlich zur reinen Kassenführung zeigt die laufende BWA die Wareneinsatz- und Personalkostenquote im Zeitverlauf, sodass Abweichungen gegenüber Vormonaten früh auffallen, statt erst im Jahresabschluss sichtbar zu werden. Das gibt der Geschäftsführung während des Jahres eine belastbare Entscheidungsgrundlage.
Mehrere Standorte und Betriebsteile
Filialen getrennt auswerten
Betreiben Sie mehrere Standorte oder Betriebsteile wie Restaurant und Cateringservice, lässt sich jeder Bereich als eigene Kostenstelle führen. Die BWA zeigt dann das Ergebnis je Standort statt nur die Gesamtsumme über den ganzen Betrieb, was Vergleiche zwischen Filialen erst möglich macht.
Saisonale Schwankungen einordnen
Wareneinsatz- und Personalkostenquoten lassen sich über die BWA laufend beobachten, sodass saisonale Schwankungen im Betriebsergebnis früh sichtbar werden, statt erst im Jahresabschluss aufzufallen.
Weitere Funktionen für Gastronomiebetriebe
- Anlagenbuchhaltung mit AfA für Küchentechnik, Einrichtung und Fahrzeuge
- Journal und Kontenblätter für jede Kasse und jedes Bankkonto einzeln einsehbar
- BWA mit Wareneinsatzquote als laufende Auswertung
- OPOS-Verwaltung für Lieferantenrechnungen mit unterschiedlichen Zahlungszielen
- Kostenstellen je Standort oder Betriebsteil für getrennte Auswertungen
- DATEV-Export für die Übergabe an den Steuerberater
Typische Stolperstellen bei der Kassenführung
Trinkgeld vermischt mit Umsatz
Wird Trinkgeld nicht sauber vom steuerpflichtigen Umsatz getrennt, verzerrt das sowohl die Umsatzauswertung als auch die spätere Abgrenzung gegenüber dem Personal. Die Software führt Trinkgeld als eigenen Posten, damit diese Vermischung gar nicht erst entsteht.
Korrekturen durch Löschen statt Storno
Eine bereits festgeschriebene Kassenbuchung nachträglich zu löschen, statt sie zu stornieren, verletzt den GoBD-Grundsatz der Unveränderbarkeit. Die Software lässt Korrekturen ausschließlich per Storno zu, wodurch der Audit-Trail lückenlos bleibt.
Wareneinsatz nicht getrennt erfasst
Werden Speisen- und Getränkeeinkauf auf demselben Konto gebucht, lässt sich die Wareneinsatzquote später nicht mehr aussagekräftig je Bereich auswerten. Getrennte Konten von Anfang an verhindern diese nachträgliche Unschärfe.
Häufige Fragen
Ersetzt die Software meine Registrierkasse?
Nein. Die Kassenaufzeichnungen aus Ihrer Registrierkasse fließen als Kassenbericht in die Buchhaltung ein; die Software führt Kassenbuch, Kontierung und GoBD-Festschreibung der Buchungen.
Wie wird Trinkgeld verbucht?
Trinkgeld wird als eigener Posten getrennt vom steuerpflichtigen Umsatz erfasst, damit die Auswertung sauber bleibt und nicht mit dem eigentlichen Verkaufserlös vermischt wird.
Kann ich Bar- und Kartenumsätze getrennt auswerten?
Ja, beide Zahlungswege laufen über getrennte Konten und werden im Bankimport bzw. Kassenbuch entsprechend zugeordnet.
Muss meine Gastronomie-GmbH bilanzieren?
Ja, als Kapitalgesellschaft besteht unabhängig von Größe und Umsatz die Pflicht zur doppelten Buchführung und zum Jahresabschluss nach HGB.
Kann ich einmal gebuchte Kassenbewegungen noch ändern?
Festgeschriebene Buchungen werden nicht gelöscht, sondern storniert und richtig neu gebucht – so bleibt der GoBD-Audit-Trail lückenlos.
Lassen sich mehrere Standorte getrennt auswerten?
Ja, jeder Standort oder Betriebsteil kann als eigene Kostenstelle geführt werden, sodass die BWA das Ergebnis je Standort zeigt, statt nur die Gesamtsumme über alle Filialen hinweg.