Buchhaltung · Hotel & Pension

KI-Buchhaltung für Hotels und Pensionen

Für Beherbergungsbetriebe trennt die KI die mit 7 % begünstigte Übernachtung von den mit 19 % zu versteuernden Nebenleistungen wie Frühstück oder Minibar, ordnet Anzahlungen dem richtigen Buchungszeitpunkt zu und führt die durchlaufende Kurtaxe getrennt vom eigenen Umsatz. Sie prüfen jeden Vorschlag, bevor er GoBD-konform festgeschrieben wird.

Buchungsfälle im Beherbergungsbetrieb

Übernachtung zu 7 %, Nebenleistungen zu 19 %

Nach § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG unterliegt die kurzfristige Vermietung von Wohn- und Schlafräumen dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Leistungen, die nicht unmittelbar der Beherbergung dienen – etwa Frühstück, Minibar, Wellnessbereich, Parkplatz oder Tagungstechnik –, bleiben davon ausgenommen und sind mit 19 % zu versteuern. Dieses sogenannte Aufteilungsgebot gilt auch bei Pauschalpreisen: Ein Zimmerpreis mit Frühstück muss rechnerisch aufgeteilt werden. Die KI erkennt die Rechnungsposition und schlägt den passenden Steuersatz je Leistungsbestandteil vor, statt den gesamten Betrag pauschal mit 7 % zu verbuchen.

Anzahlungen und Stornogebühren

Vorauszahlungen für eine Zimmerreservierung sind Anzahlungen: Die Umsatzsteuer entsteht bereits mit der Vereinnahmung, nicht erst beim späteren Aufenthalt. Storniert ein Gast dagegen ersatzlos und behält das Haus die Anzahlung als Entschädigung ein, handelt es sich regelmäßig um echten, nicht umsatzsteuerbaren Schadensersatz, weil keine Leistung mehr erbracht wird. Die KI unterscheidet anhand von Buchungsstatus und Stornogrund zwischen Anzahlung und Stornogebühr und schlägt die jeweils passende umsatzsteuerliche Behandlung vor.

Kurtaxe als durchlaufender Posten

Wird die Kurtaxe im Namen und für Rechnung der Gemeinde erhoben und an diese abgeführt, ist sie nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG ein durchlaufender Posten und kein Entgelt des Beherbergungsbetriebs – sie darf weder in die Erlöse noch in die Umsatzsteuer-Bemessungsgrundlage einfließen. Die Software führt die vereinnahmte Kurtaxe auf einem eigenen Verbindlichkeitskonto gegenüber der Kommune, getrennt vom Beherbergungsumsatz, bis sie abgeführt wird.

Was die Software für Hotels und Pensionen mitbringt

  • Automatische Trennung von 7-%-Beherbergungsumsatz und 19-%-Nebenleistungen je Rechnungsposition
  • Verrechnungskonto für die durchlaufende Kurtaxe, getrennt von den eigenen Erlösen
  • Bankimport mit Abgleich gegen Buchungsplattform-Auszahlungen und Kartenzahlungen an der Rezeption
  • KI-Belegerfassung für Lebensmitteleinkauf, Reinigung und Wäscheservice per Foto oder PDF
  • Kassenbuch für Bareinnahmen an der Rezeption, GoBD-konform festgeschrieben
  • Anlagenbuchhaltung mit AfA für Zimmerausstattung, Küchengeräte und Wellnesstechnik
  • DATEV-Export von Buchungsstapel und Summen- und Saldenliste für die Steuerkanzlei

Warum das Aufteilungsgebot in der Praxis so oft übersehen wird

Viele Beherbergungsbetriebe verkaufen Zimmer als Pauschale mit Frühstück, teils zusätzlich mit Wellness- oder Tagungsleistungen. Umsatzsteuerlich ist eine solche Pauschale kein einheitlicher Vorgang zum ermäßigten Satz, sondern muss in ihre Bestandteile zerlegt werden: Nur die reine Übernachtung fällt unter § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG, alle anderen Bestandteile unterliegen dem Regelsteuersatz, auch wenn sie im Prospekt als ein Paket erscheinen.

Wird diese Aufteilung nicht vorgenommen, drohen bei einer Betriebsprüfung Nachzahlungen auf die zu Unrecht mit 7 % versteuerten Nebenleistungen. Die KI schlägt die Aufteilung anhand der Rechnungsstruktur vor – etwa wenn ein Zimmerpreis inklusive Frühstück abgerechnet wird –, die endgültige Prüfung und Bestätigung bleibt bei Ihnen, da die korrekte Aufteilung von der konkreten Preisgestaltung des Hauses abhängt.

Saisongeschäft und Buchungsplattformen

Auszahlungen von Buchungsplattformen

Vermittelt eine Buchungsplattform die Reservierung, zieht sie ihre Provision häufig bereits vor der Auszahlung ab, sodass auf dem Bankkonto nur der Nettobetrag ankommt. Die Software bucht den vollen Zimmerpreis als Erlös und die Plattformprovision separat als Aufwand, damit der tatsächliche Übernachtungsumsatz und die Vertriebskosten getrennt sichtbar bleiben, statt sich im Auszahlungsbetrag zu vermischen.

Saisonale Auslastungsschwankungen

Beherbergungsbetriebe mit ausgeprägter Saison – etwa Ferienregionen mit Sommer- oder Wintersaison – haben stark schwankende Monatsumsätze. Eine BWA mit Vorjahresvergleich macht sichtbar, ob eine schwache Nebensaison branchentypisch ist oder tatsächlich Auslastung fehlt. Wareneinkauf für Frühstück und Zimmerreinigung wird dabei unabhängig von der Saison laufend über den Bankimport und die KI-Belegerfassung verarbeitet.

Typische Stolperstellen bei Hotel und Pension

  • Der gesamte Pauschalpreis für Übernachtung mit Frühstück wird pauschal mit 7 % gebucht, obwohl der Frühstücksanteil dem Regelsteuersatz unterliegt.
  • Die Kurtaxe wird als eigener Umsatz statt als durchlaufender Posten gebucht und erhöht dadurch fälschlich die Bemessungsgrundlage.
  • Eine einbehaltene Anzahlung bei Stornierung wird weiterhin als umsatzsteuerpflichtiger Umsatz behandelt, obwohl es sich um nicht umsatzsteuerbaren Schadensersatz handelt.
  • Auszahlungen von Buchungsplattformen werden nur in Nettohöhe als Umsatz erfasst, wodurch die tatsächliche Provisionslast verborgen bleibt.
  • Minibar- und Wellnessumsätze werden mit dem Zimmerumsatz vermischt, statt getrennt zum Regelsteuersatz erfasst zu werden.
  • Anzahlungen werden erst bei Anreise des Gastes verbucht, obwohl die Umsatzsteuer bereits bei Vereinnahmung der Zahlung entsteht.

Vom Beleg zur Saldenliste im Beherbergungsbetrieb

Rezeptionsumsätze, Buchungsplattform-Abrechnungen und Lieferantenrechnungen werden erfasst oder importiert, die KI schlägt Konto und Steuersatz je Position vor. Nach Prüfung und Bestätigung wird die Buchung GoBD-konform festgeschrieben, Korrekturen sind danach nur per Storno möglich.

Aus der laufenden Saldenliste entstehen Umsatzsteuer-Voranmeldung, BWA und – am Jahresende – der Jahresabschluss. Lohnkosten für Rezeption, Reinigung und Küche liefert die Software nicht selbst, ein Lohnjournal lässt sich aber als Sammelbuchung übernehmen; eine Zimmerbuchungs- oder Belegungsverwaltung ist ebenfalls nicht Teil der Buchhaltung.

Häufige Fragen

Wird der Frühstücksanteil automatisch getrennt vom Zimmerpreis gebucht?

Die KI erkennt Rechnungsposten mit Frühstücks- oder Nebenleistungsanteil und schlägt die Aufteilung nach dem Aufteilungsgebot des § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG vor. Die endgültige Aufteilung bestätigen Sie.

Wie wird die Kurtaxe verbucht?

Als durchlaufender Posten auf einem eigenen Verbindlichkeitskonto gegenüber der Kommune, getrennt von den Beherbergungserlösen, sofern sie im Namen und für Rechnung der Gemeinde erhoben wird.

Sind einbehaltene Stornogebühren umsatzsteuerpflichtig?

Häufig nicht: Wird bei ersatzloser Stornierung eine Anzahlung als Entschädigung einbehalten, liegt in der Regel nicht umsatzsteuerbarer Schadensersatz vor, da keine Leistung mehr erbracht wird. Die KI unterscheidet nach Buchungsstatus, die inhaltliche Prüfung bleibt bei Ihnen.

Werden Anzahlungen zum richtigen Zeitpunkt versteuert?

Ja, die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung entsteht mit der Vereinnahmung, nicht erst beim späteren Aufenthalt des Gastes. Die Software ordnet die Zahlung entsprechend zu.

Gibt es eine Zimmerbuchungsverwaltung in der Software?

Nein, die Software ist reine Buchhaltung. Rezeptionsumsätze und Buchungsplattform-Abrechnungen werden importiert und verbucht, eine Belegungs- oder Reservierungsverwaltung ist nicht Teil des Programms.

Kann mein Steuerberater die Daten für die Saisonauswertung nutzen?

Ja, BWA, Summen- und Saldenliste sowie der DATEV-Export stehen für die Kanzlei bereit, auch für einen Vorjahresvergleich über die Saison hinweg.