Buchhaltung · Physiotherapie

KI-Buchhaltung für Physiotherapie-Praxen

Für Physiotherapie-Praxen ordnet die KI steuerfreie Heilbehandlungen den passenden Konten zu, trennt Kassenabrechnung über das Abrechnungszentrum von direkten Selbstzahler-Einnahmen und bucht kleinere Praxisgeräte als geringwertige Wirtschaftsgüter. Sie prüfen jeden Vorschlag, bevor er GoBD-konform festgeschrieben wird.

Buchungsfälle in der Physiotherapie-Praxis

Heilbehandlung ist umsatzsteuerfrei

Physiotherapeutische Leistungen wie Krankengymnastik, manuelle Therapie oder Lymphdrainage sind als Heilbehandlung im Bereich der Humanmedizin nach § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit, wenn ein therapeutisches Ziel im Vordergrund steht. Die KI ordnet diese Leistungen dem steuerfreien Erlöskonto zu. Reine Wellnessangebote ohne ärztliche Verordnung oder therapeutischen Zweck – etwa klassische Massagen zur Entspannung ohne medizinische Indikation – können dagegen steuerpflichtig sein und werden separat erfasst.

Kassenabrechnung über das Abrechnungszentrum

Verordnete Behandlungen werden häufig über ein Abrechnungszentrum mit den gesetzlichen Krankenkassen abgerechnet, das die Zahlungen gesammelt und mit Verzögerung überweist. Die Software ordnet die Sammelauszahlung des Abrechnungszentrums den zugrunde liegenden Verordnungen zu, sodass trotz gebündelter Zahlung nachvollziehbar bleibt, welche Behandlung bereits vergütet wurde und welche noch offen ist.

Selbstzahler-Einnahmen direkt erfassen

Neben verordneten Behandlungen zahlen Patienten für bestimmte Leistungen – etwa zusätzliche Trainingstherapie oder Zusatzangebote – direkt und sofort. Diese Selbstzahler-Einnahmen werden getrennt vom Kassenabrechnungs-Verrechnungskonto erfasst, damit die BWA zeigt, welcher Anteil des Umsatzes aus Kassenabrechnung und welcher aus Selbstzahlern stammt.

Was die Software für Physiotherapie-Praxen mitbringt

  • Getrennte Erlöskonten für Kassenabrechnung, Selbstzahler und etwaige steuerpflichtige Zusatzangebote
  • Verrechnungskonto für das Abrechnungszentrum mit Zuordnung zu einzelnen Verordnungen
  • KI-Belegerfassung für Praxisbedarf, Therapiematerial und Kleingeräte per Foto oder PDF
  • Sofortige Erfassung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG) statt Anlagenbuchhaltung für Kleinanschaffungen
  • Bankimport mit Abgleich gegen Selbstzahler-Zahlungen und Abrechnungszentrum-Überweisungen
  • SKR03/SKR04 wahlweise, GoBD-konforme Festschreibung nach Bestätigung
  • DATEV-Export von Buchungsstapel und Summen- und Saldenliste für die Steuerkanzlei

Geringe Vorsteuer und geringwertige Wirtschaftsgüter im Praxisalltag

Weil physiotherapeutische Leistungen überwiegend steuerfrei sind, fällt in der Praxis meist wenig Vorsteuer an, und diese ist zudem anteilig nicht abziehbar, soweit sie auf steuerfreie Umsätze entfällt. Das unterscheidet die Physiotherapie von vielen anderen Dienstleistungsbranchen, in denen die Vorsteuer die laufende Umsatzsteuer-Voranmeldung spürbar entlastet.

Kleinere Anschaffungen wie Therapiebälle, Handtücher oder kleine Massagegeräte lassen sich als geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 EStG sofort in voller Höhe als Aufwand abziehen, statt über mehrere Jahre abgeschrieben zu werden – anders als größere Anschaffungen wie eine Behandlungsliege oder ein Ultraschallgerät, die über die Anlagenbuchhaltung mit AfA laufen. Die KI schlägt anhand des Rechnungsbetrags vor, welcher Weg für die jeweilige Anschaffung passt. Gerade bei mehreren Behandlungsräumen mit jeweils eigener Grundausstattung summieren sich solche Kleinanschaffungen über das Jahr spürbar, sodass eine saubere Trennung zwischen Sofortabzug und Anlagevermögen auch für die Liquiditätsplanung der Praxis relevant wird.

Verordnungen und offene Posten im Blick behalten

Verzögerte Kassenzahlungen

Zwischen der erbrachten Behandlung und der tatsächlichen Zahlung durch das Abrechnungszentrum liegen häufig mehrere Wochen. Die OPOS-Verwaltung führt offene Verordnungen als offenen Posten, bis die Sammelzahlung eingeht, sodass der aktuelle Forderungsbestand jederzeit einsehbar bleibt, statt erst am Monatsende sichtbar zu werden.

Rezeptausfälle und Absetzungen

Manche Verordnungen werden von der Krankenkasse nachträglich gekürzt oder abgesetzt, etwa bei formalen Beanstandungen der Verordnung. Die Software erfasst die tatsächlich eingegangene Zahlung und die Differenz zur erwarteten Vergütung getrennt, sodass Absetzungen als eigener Posten sichtbar bleiben, statt im laufenden Umsatz zu verschwinden. So lässt sich über mehrere Abrechnungsperioden hinweg auswerten, ob Absetzungen gehäuft bei bestimmten Verordnungsarten auftreten und ob sich eine Rücksprache mit der verordnenden Praxis lohnt.

Typische Stolperstellen in der Physiotherapie-Praxis

  • Selbstzahler-Einnahmen werden mit der Sammelzahlung des Abrechnungszentrums vermischt, wodurch die Umsatzstruktur in der BWA nicht mehr erkennbar ist.
  • Steuerpflichtige Wellnessangebote ohne therapeutischen Zweck werden pauschal als steuerfreie Heilbehandlung gebucht.
  • Größere Praxisgeräte werden als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abgesetzt, obwohl sie über der GWG-Grenze liegen und abgeschrieben werden müssten.
  • Absetzungen der Krankenkasse werden nicht als eigener Posten erfasst, wodurch unklar bleibt, welche Verordnungen tatsächlich vollständig vergütet wurden.
  • Offene Verordnungen werden nicht in einer OPOS-Verwaltung geführt, wodurch der Überblick über ausstehende Kassenzahlungen verloren geht.
  • Vorsteuer aus gemischten Eingangsleistungen wird vollständig abgezogen, ohne den steuerfreien Umsatzanteil zu berücksichtigen.

Vom Beleg zur Saldenliste in der Physiotherapie

Verordnungen, Abrechnungszentrum-Auszahlungen und Selbstzahler-Zahlungen werden erfasst oder importiert, die KI schlägt Konto und Steuerschlüssel je Position vor. Nach Prüfung und Bestätigung wird die Buchung GoBD-konform festgeschrieben, Korrekturen sind danach nur per Storno möglich.

Aus der laufenden Saldenliste entstehen Umsatzsteuer-Voranmeldung, BWA und Jahresabschluss. Lohnkosten für angestellte Therapeuten liefert die Software nicht selbst, ein Lohnjournal lässt sich als Sammelbuchung importieren; eine Terminverwaltung für Patienten ist ebenfalls nicht Teil der Buchhaltung.

Häufige Fragen

Sind physiotherapeutische Leistungen umsatzsteuerfrei?

Ja, Heilbehandlungen mit therapeutischem Ziel sind nach § 4 Nr. 14 UStG steuerfrei. Reine Wellnessangebote ohne medizinische Indikation können dagegen steuerpflichtig sein.

Wie werden Kassenzahlungen dem einzelnen Patienten zugeordnet?

Die Software ordnet die Sammelauszahlung des Abrechnungszentrums den zugrunde liegenden Verordnungen zu, sodass der Zahlungsstatus je Behandlung nachvollziehbar bleibt.

Können Selbstzahler-Einnahmen getrennt ausgewertet werden?

Ja, Selbstzahler-Zahlungen laufen über ein eigenes Erlöskonto, getrennt von der Kassenabrechnung.

Werden kleine Anschaffungen automatisch als GWG erfasst?

Die KI schlägt anhand des Rechnungsbetrags vor, ob eine Anschaffung als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort abgesetzt oder über die Anlagenbuchhaltung abgeschrieben wird.

Was passiert, wenn die Krankenkasse eine Verordnung absetzt?

Die tatsächlich eingegangene Zahlung und die Differenz zur erwarteten Vergütung werden getrennt erfasst, sodass Absetzungen als eigener Posten sichtbar bleiben.

Kann mein Steuerberater die Aufteilung nach Kasse und Selbstzahler weiterverwenden?

Ja, Summen- und Saldenliste sowie DATEV-Export zeigen beide Erlösarten getrennt.