Buchhaltung · Praxen & Heilberufe
KI-Buchhaltung für Praxen & Heilberufe
Für bilanzierende Praxisträger – insbesondere MVZ-GmbH und Gemeinschaftspraxen in der Rechtsform der GmbH – ordnet die Software Anlagevermögen, Verbrauchsmaterial und Forderungen automatisch zu. Die KI schlägt die Kontierung vor, Sie prüfen und bestätigen – als vollwertige doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04, GoBD-konform festgeschrieben.
Für wen doppelte Buchführung gilt – und für wen nicht
Eine freiberuflich geführte Einzelpraxis ermittelt ihren Gewinn in aller Regel per Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG und ist damit nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Für diese Praxen ist eine vollwertige Finanzbuchhaltung nach SKR03/SKR04 in der Regel nicht das passende Werkzeug.
Wird die Praxis dagegen als MVZ-GmbH oder als Gemeinschaftspraxis in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft betrieben, greift als Kapitalgesellschaft unabhängig von Umsatz und Größe die Pflicht zur doppelten Buchführung nach HGB. Genau für diese bilanzierenden Praxisträger ist die Software gebaut.
Diese Abgrenzung ist mehr als eine Formalie: Wer sie übersieht, führt entweder unnötig eine vollwertige Finanzbuchhaltung für eine EÜR-pflichtige Einzelpraxis oder umgekehrt eine zu einfache Aufzeichnung für eine tatsächlich bilanzierungspflichtige Kapitalgesellschaft. Beides sollte frühzeitig mit dem Steuerberater geklärt werden. Auch innerhalb eines MVZ können einzelne angestellte Ärzte parallel freiberuflich tätig sein; für die Buchhaltung des MVZ selbst ändert das nichts an der Bilanzierungspflicht der Trägergesellschaft.
Typische Buchungsfälle bilanzierender Praxen
Medizinische Geräte in der Anlagenbuchhaltung
Hochwertige Praxis- und Behandlungsgeräte werden als Anlagevermögen mit laufender AfA geführt und fließen in den Anlagenspiegel für Bilanz und E-Bilanz ein. Investitionen während des Jahres werden dabei zeitanteilig berücksichtigt, auch bei mehreren Anschaffungen im selben Wirtschaftsjahr.
Verbrauchsmaterial per KI erfassen
Rechnungen für medizinisches Verbrauchsmaterial werden per KI-Belegerfassung erkannt und dem passenden Aufwandskonto zugeordnet, das Sie vor der Buchung prüfen. Wiederkehrende Lieferanten werden dabei zunehmend zuverlässig vorkontiert, auch bei regelmäßigen Sammelbestellungen mehrerer Materialposten.
Forderungen aus der Abrechnung
Offene Forderungen gegenüber Kassenärztlichen Vereinigungen, Krankenkassen oder Privatpatienten laufen über die OPOS-Verwaltung und werden über den Bankimport mit Zahlungseingängen abgeglichen, auch bei zeitlich versetzten Zahlungseingängen der Kassen.
Mehrere Standorte oder Fachbereiche
Standorte getrennt auswerten
Betreibt das MVZ mehrere Standorte oder Fachbereiche, lässt sich jeder Bereich als eigene Kostenstelle führen, sodass die BWA das Ergebnis je Standort oder Fachrichtung zeigt, statt nur eine Gesamtsumme über die gesamte Praxisorganisation auszuweisen.
Gesellschafterbezogene Auswertung
Bei Gemeinschaftspraxen mit mehreren Gesellschaftern kann die laufende Buchhaltung als Grundlage für die spätere Ergebnisverteilung dienen, die abschließend im Jahresabschluss abgebildet wird und Ihrem Steuerberater als Basis für die Gewinnverteilung dient, unabhängig von der Anzahl der beteiligten Gesellschafter.
Weitere Funktionen für bilanzierende Praxisträger
- Bankimport mit automatischem Abgleich gegen offene Posten
- BWA als laufende betriebswirtschaftliche Auswertung
- GoBD-Festschreibung mit lückenlosem Audit-Trail
- Anlagenbuchhaltung mit AfA für Praxiseinrichtung und medizinische Geräte
- SuSa als Basis für Jahresabschluss und E-Bilanz ohne Doppelerfassung
- DATEV-Export für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Aus der Saldenliste zu Jahresabschluss und E-Bilanz
- Belege hochladen oder per Bankimport übernehmen
- Die KI schlägt Konto und Steuerschlüssel vor
- Sie prüfen den Vorschlag und bestätigen ihn
- Die Buchung wird GoBD-konform festgeschrieben, Kostenstellen je Standort bleiben dabei erhalten
- Aus derselben Saldenliste entstehen Jahresabschluss und E-Bilanz
Typische Stolperstellen bei Praxen
Freiberufliche Einzelpraxis fälschlich bilanziert
Wird eine freiberufliche Einzelpraxis mit einer vollwertigen Finanzbuchhaltung geführt, obwohl sie ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln darf, entsteht unnötiger Mehraufwand. Die honest Abgrenzung zu Beginn erspart diesen Fehlgriff.
Forderungen gegenüber KV nicht laufend abgeglichen
Werden Abrechnungen der Kassenärztlichen Vereinigung nicht zeitnah mit den Zahlungseingängen abgeglichen, fallen Differenzen erst spät auf. Die OPOS-Verwaltung mit automatischem Bankimport-Abgleich macht dies laufend sichtbar.
Geräte nicht aktiviert
Hochwertige medizinische Geräte werden mitunter direkt als Aufwand gebucht, obwohl sie als Anlagevermögen zu aktivieren und über die Nutzungsdauer abzuschreiben sind. Die Anlagenbuchhaltung erfasst diese Fälle systematisch.
Häufige Fragen
Brauche ich als niedergelassener Einzelarzt diese Software?
In aller Regel nicht: Eine freiberufliche Einzelpraxis ermittelt ihren Gewinn meist per Einnahmen-Überschuss-Rechnung und ist nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Für welche Praxisformen ist die Software gedacht?
Für bilanzierende Praxisträger wie MVZ-GmbH oder Gemeinschaftspraxen in der Rechtsform einer Kapitalgesellschaft, die als solche zur doppelten Buchführung nach HGB verpflichtet sind.
Werden medizinische Geräte automatisch abgeschrieben?
Ja, die Anlagenbuchhaltung führt die laufende AfA und liefert die Werte für Anlagenspiegel und Bilanz.
Wie werden Forderungen gegenüber Krankenkassen erfasst?
Über die OPOS-Verwaltung, die offene Forderungen zeigt und Zahlungseingänge über den Bankimport automatisch abgleicht, sodass Differenzen zwischen Abrechnung und Zahlung frühzeitig auffallen.
Kann ich mehrere Standorte oder Fachbereiche getrennt auswerten?
Ja, jeder Standort oder Fachbereich kann als eigene Kostenstelle geführt werden, sodass die BWA entsprechend differenziert ausgewertet werden kann, unabhängig von der Anzahl der Standorte.
Kann der Steuerberater die Daten weiterverarbeiten?
Ja, SuSa und Buchungsstapel lassen sich im DATEV-Format exportieren, sodass der Steuerberater ohne Medienbruch auf der laufenden Praxisbuchhaltung aufsetzen kann, unabhängig von Standortzahl oder Gesellschafterstruktur.