Buchhaltung · Umstieg

Umstieg auf KI-Buchhaltung: Eröffnungsbilanz und Datenübernahme

Diese Seite erklärt, wie der Wechsel von einer bestehenden Buchhaltungssoftware zur KI-gestützten Buchhaltung abläuft – von der Übernahme der Eröffnungsbilanzwerte bis zum Mapping des Kontenrahmens.

Wechsel zum Jahreswechsel oder unterjährig

Ein Wechsel der Buchhaltungssoftware ist zu jedem Zeitpunkt möglich, in der Praxis bietet sich aber häufig entweder der Jahreswechsel oder ein klar abgegrenzter Monatsstichtag an. Zum Stichtag werden die Salden aus dem bisherigen System als Eröffnungswerte übernommen, danach läuft die laufende Erfassung vollständig in der neuen Buchhaltung.

Bei einem unterjährigen Wechsel bleibt das alte System für den Zeitraum davor die maßgebliche, GoBD-konform festgeschriebene Grundlage – es wird nicht rückwirkend verändert, sondern lediglich per Saldenübernahme zum Stichtag abgelöst. Aufbewahrungspflichten für das Altsystem und seine Belege bleiben davon unberührt bestehen.

Eröffnungsbilanz und Salden übernehmen

Bilanzkonten

Die Salden der Bilanzkonten – Anlagevermögen, Forderungen, Bankbestände, Verbindlichkeiten und Eigenkapital – werden zum Umstiegsstichtag als Eröffnungswerte erfasst.

Offene Posten

Noch nicht ausgeglichene Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden als offene Posten übernommen, damit Zahlungseingänge und -ausgänge dem richtigen Beleg zugeordnet bleiben.

Anlagenbuchhaltung

Für bestehende Anlagegüter werden Restbuchwerte und bisherige Nutzungsdauer übernommen, damit die AfA ohne Bruch weiterläuft.

Kontenrahmen mappen: SKR03 zu SKR04 oder umgekehrt

  • Kontennummern werden dem jeweils gewählten Kontenrahmen zugeordnet, auch beim Wechsel von SKR03 auf SKR04 oder umgekehrt
  • Individuelle oder branchenspezifische Konten aus dem Altsystem werden auf die passende Position im Zielkontenrahmen gemappt
  • Nach der Migration schlägt die KI Kontierungen bereits im neuen Kontenrahmen vor
  • Die Wahl SKR03 oder SKR04 richtet sich auch danach, wie die Daten später für Jahresabschluss und E-Bilanz weiterverwendet werden sollen

Ablauf der Migration Schritt für Schritt

Stichtag festlegen

Zunächst wird der Umstiegsstichtag bestimmt, meist ein Monats- oder Quartalsende beziehungsweise der Jahreswechsel.

Salden und Stammdaten exportieren

Aus dem bisherigen System werden Saldenliste, offene Posten und Anlagenwerte exportiert, üblicherweise als Excel/CSV oder DATEV-Export.

Werte importieren und prüfen

Die Werte werden in die neue Buchhaltung importiert und gegen die alte Saldenliste geprüft, bevor die laufende Erfassung startet. Abweichungen lassen sich so vor dem eigentlichen Umstieg klären, statt sie erst Monate später bei der Abstimmung zu entdecken.

Laufend weiterbuchen

Ab dem Stichtag übernimmt die KI-gestützte Vorkontierung die laufende Erfassung, während das Altsystem für den Zeitraum davor unverändert aufbewahrt bleibt. Neue Belege werden ab sofort ausschließlich in der neuen Buchhaltung erfasst und bestätigt.

Was beim unterjährigen Wechsel zu beachten ist

Damit keine Buchung doppelt erfasst wird, muss der Übernahmestichtag eindeutig feststehen: Alles bis zu diesem Datum bleibt im Altsystem festgeschrieben, alles danach wird ausschließlich in der neuen Buchhaltung gebucht.

Für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und andere laufende Meldungen empfiehlt sich eine Abstimmung mit dem Steuerberater, damit Zeiträume sauber getrennt und die Salden beider Systeme zum Stichtag übereinstimmen.

Datenquellen für die Migration

  • Saldenliste als Excel- oder CSV-Export aus dem bisherigen System, dem gängigsten Weg für die Salden- und Eröffnungswertübernahme
  • DATEV-Export, sofern das Altsystem oder die bisherige Kanzleisoftware diesen bereits erzeugt
  • Manuelle Erfassung einzelner Eröffnungswerte, falls für einzelne Konten kein strukturierter Export vorliegt
  • Abstimmung der übernommenen Salden gegen die letzte von der Kanzlei erstellte oder testierte Auswertung vor dem Stichtag
  • Anlagenverzeichnis der bisherigen Anlagenbuchhaltung mit Restbuchwerten, Anschaffungsdaten und bereits gebuchter AfA
  • Liste der offenen Posten mit Rechnungsdatum, Fälligkeit und bereits erfolgten Teilzahlungen, sofern getrennt vom Saldenexport geführt

Häufige Fragen

Kann ich unterjährig auf die KI-Buchhaltung wechseln?

Ja. Zu einem klar festgelegten Stichtag werden die Salden aus dem bisherigen System als Eröffnungswerte übernommen, die laufende Erfassung läuft danach vollständig in der neuen Buchhaltung.

Wie übernehme ich Salden von SKR03 in SKR04 oder umgekehrt?

Die Konten des Altsystems werden dem jeweils gewählten Kontenrahmen zugeordnet; nach der Migration schlägt die KI Kontierungen bereits im neuen Kontenrahmen vor.

Was passiert mit offenen Posten aus dem alten System?

Offene Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden als offene Posten übernommen, damit spätere Zahlungen dem richtigen Beleg zugeordnet werden können.

Muss ich die Anlagenbuchhaltung neu aufbauen?

Nein. Restbuchwerte und bisherige Nutzungsdauer der Anlagegüter werden übernommen, die AfA läuft ohne Bruch weiter.

Brauche ich für den Umstieg meinen Steuerberater?

Nicht zwingend, aber empfehlenswert – insbesondere zur Abstimmung des Stichtags und der Umsatzsteuer-Voranmeldung über den Wechsel hinweg.

Was kostet der Umstieg auf die KI-Buchhaltung?

50 € pro Nutzer und Monat, monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr für die Migration.