Kanzlei-Software-Export aus der KI-Buchhaltung für den Steuerberater

Wozu der Kanzlei-Software-Export dient

Viele Steuerkanzleien arbeiten mit Kanzlei-Software-Programmen für Finanzbuchführung, Jahresabschluss und Steuererklärungen. Damit Daten aus der laufenden Buchhaltung eines Mandanten dort weiterverarbeitet werden können, müssen sie in einem von Kanzlei-Software lesbaren Format vorliegen.

Der Kanzlei-Software-Export übergibt Buchungsstapel und Summen- und Saldenliste aus der KI-Buchhaltung in diesem Format an die Kanzlei, ohne dass der Betrieb selbst eine Kanzlei-Software-Lizenz besitzen oder mit Kanzlei-Software-Programmen arbeiten muss.

Der Export ist damit eine reine Schnittstelle zur Kanzlei: Die eigentliche Buchführung – Kontierung, Prüfung, Festschreibung – findet vollständig in der KI-Buchhaltung statt, Kanzlei-Software kommt erst beim Datenaustausch ins Spiel.

Ein Buchungsstapel im Kanzlei-Software-Format enthält je Buchungszeile unter anderem Konto, Gegenkonto, Betrag, Belegdatum, einen Buchungstext, eine Belegfeld-Referenz sowie den sogenannten BU-Schlüssel für die umsatzsteuerliche Behandlung. Diese Struktur ist unabhängig vom Kontenrahmen und wird von Kanzlei-Software-Programmen unmittelbar eingelesen.

Was exportiert wird

So läuft der Export für die Kanzlei Schritt für Schritt ab

• Buchungen des vereinbarten Zeitraums sind kontiert, geprüft und festgeschrieben.
• Der Export wird ausgelöst und erzeugt Buchungsstapel sowie Summen- und Saldenliste im Kanzlei-Software-Format.
• Die Datei wird der Kanzlei bereitgestellt, etwa zum Einlesen in deren Kanzlei-Software-Programm.
• Die Kanzlei arbeitet mit denselben Konten, demselben Kontenrahmen und denselben Steuerschlüsseln weiter, ohne Umschlüsselung.
• Rückfragen der Kanzlei lassen sich anhand von Belegfeld-Referenz und Buchungstext bis zum ursprünglichen Beleg zurückverfolgen.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

• Der Export ersetzt nicht die Abstimmung mit der Kanzlei, sondern liefert eine bereits vorkontierte, GoBD-fest gebuchte Grundlage.
• Kanzlei-Software-Importe – etwa vorbereitende Buchungen der Kanzlei – bleiben möglich, sodass die Zusammenarbeit in beide Richtungen funktioniert.
• Rückfragen der Kanzlei lassen sich bis zum einzelnen Beleg und dessen KI-Kontierungsvorschlag zurückverfolgen.
• Der Export kann für den vereinbarten Turnus – etwa monatlich oder zum Jahresabschluss – bereitgestellt werden.
• Auch Zwischenauswertungen wie die BWA lassen sich der Kanzlei zusätzlich zum reinen Buchungsstapel zur Verfügung stellen.

Warum keine eigene Kanzlei-Software-Lizenz nötig ist

• Die laufende Buchhaltung findet vollständig in der KI-Buchhaltung statt; Kanzlei-Software wird nur als Austauschformat für die Kanzlei genutzt.
• Der Betrieb spart sich damit eine eigene Kanzlei-Software-Lizenz und die Einarbeitung in Kanzlei-Software-Programme.
• Die Kanzlei erhält dennoch Daten in dem Format, das sie gewohnt ist.
• Für den Betrieb bedeutet das einen einzigen Buchungsort für die laufende Buchhaltung, statt Daten zwischen zwei Systemen abzugleichen.

Vom Export zum Jahresabschluss

Dieselbe Summen- und Saldenliste, die per Kanzlei-Software-Export an die Kanzlei geht, bildet auch die Grundlage für den HGB-Jahresabschluss und die E-Bilanz – ohne dass Zahlen für unterschiedliche Zwecke mehrfach erfasst werden müssen.

Damit entsteht kein zusätzlicher Aufwand am Jahresende: Dieselbe SuSa, die während des Jahres exportiert wurde, liegt auch für den Abschluss vor.

Häufige Fehler beim Kanzlei-Software-Export

• Der Export wird im falschen Kontenrahmen erwartet, weil im Betrieb nach SKR03 und in der Kanzlei nach SKR04 gearbeitet wird, ohne dass dies vorher abgestimmt wurde.
• Buchungstexte werden zu unspezifisch erfasst, wodurch Rückfragen der Kanzlei später aufwendiger zu klären sind, statt anhand von Referenz und Text sofort nachvollziehbar zu sein.
• Der Export wird erst kurz vor einer Frist erstellt, statt ihn regelmäßig bereitzustellen, wodurch der Kanzlei wenig Zeit für Rückfragen bleibt.
• Es wird angenommen, eine eigene Kanzlei-Software-Lizenz sei zwingend erforderlich, obwohl der Export als reines Austauschformat ohne Lizenz im Betrieb auskommt.

Kanzlei-Software-Export zum vereinbarten Turnus

• Der Export lässt sich monatlich, quartalsweise oder zum Jahresabschluss bereitstellen, je nachdem, wie die Zusammenarbeit mit der Kanzlei vereinbart ist.
• Auch unterjährige Auswertungen wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung profitieren von einer regelmäßig aktuellen Übergabe an die Kanzlei.
• Bei einem Wechsel der Kanzlei bleibt der Export im gewohnten Kanzlei-Software-Format unabhängig vom bisherigen Ansprechpartner nutzbar.

Häufige Fragen

Brauche ich eine eigene Kanzlei-Software-Lizenz für den Export?

Nein, der Export erzeugt ein Kanzlei-Software-lesbares Format für die Kanzlei; im Betrieb selbst ist keine Kanzlei-Software-Lizenz erforderlich. Damit entfällt für den Betrieb sowohl die Lizenzkosten als auch die Einarbeitung in Kanzlei-Software-Programme.

Was genau enthält der Kanzlei-Software-Export?

Buchungsstapel mit Konto, Gegenkonto, Betrag, Steuerschlüssel und Buchungstext sowie die Summen- und Saldenliste. Diese Daten lassen sich in der Kanzlei ohne weitere Aufbereitung übernehmen.

Funktioniert der Export mit SKR03 und SKR04?

Ja, der Export folgt dem im Betrieb verwendeten Kontenrahmen. Damit muss die Kanzlei den Kontenrahmen nicht nachträglich anpassen.

Kann die Kanzlei auch Buchungen zurück importieren?

Ja, Kanzlei-Software-Importe bleiben möglich, sodass Buchungen der Kanzlei übernommen werden können. So bleibt die Zusammenarbeit auch dann konsistent, wenn Vorbereitungsbuchungen von der Kanzlei stammen.

Ersetzt der Export die Abstimmung mit dem Steuerberater?

Nein, er liefert eine vorkontierte, geprüfte Grundlage; die inhaltliche Abstimmung bleibt Aufgabe der Zusammenarbeit mit der Kanzlei. Der Export ist als Grundlage gedacht, nicht als Ersatz für die fachliche Prüfung durch die Kanzlei.

Welche Angaben enthält eine einzelne Buchungszeile im Export?

Typischerweise Konto, Gegenkonto, Betrag, Belegdatum, Buchungstext, eine Belegfeld-Referenz und den BU-Schlüssel für die umsatzsteuerliche Behandlung. Diese Struktur folgt dem gängigen Kanzlei-Software-Format und wird von den Programmen der Kanzlei direkt eingelesen.