Buchhaltung · Vermietung & Verpachtung

KI-Buchhaltung für Vermietung und Verpachtung

Für vermietende Gesellschaften – von der Objekt-GmbH bis zur gewerblichen Verpachtung – ordnet die KI Mieterlöse, Umlagen und Gebäude-AfA den richtigen Konten zu und unterscheidet steuerfreie von optierten Umsätzen. Sie prüfen jede Buchung, bevor sie GoBD-fest festgeschrieben wird, als Basis für Jahresabschluss und Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Steuerfreie Vermietung und Optionsmöglichkeit

Die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken ist nach § 4 Nr. 12 UStG grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit. Bei Vermietung an Unternehmer, die das Objekt für Umsätze nutzen, die ihrerseits den Vorsteuerabzug nicht ausschließen, kann der Vermieter nach § 9 UStG zur Umsatzsteuer optieren – das eröffnet ihm im Gegenzug den eigenen Vorsteuerabzug etwa aus Baukosten oder größeren Sanierungen.

Die KI unterscheidet bei der Kontierung von Mieteinnahmen, ob für das jeweilige Mietverhältnis zur Umsatzsteuer optiert wurde oder nicht, und schlägt den passenden Steuerschlüssel vor. Da die Optionsausübung an strenge Voraussetzungen beim Mieter gebunden ist, bleibt die rechtliche Prüfung des Einzelfalls bei Ihnen und Ihrem Steuerberater.

Typische Buchungsfälle bei Vermietung und Verpachtung

Umlagen und Nebenkosten

Vom Mieter zu erstattende Betriebskosten wie Grundsteuer, Versicherung oder Hausmeisterkosten werden zunächst als eigener Aufwand gebucht und über die jährliche Betriebskostenabrechnung anteilig auf die Mieter umgelegt. Die KI ordnet Umlagen konsistent den zugehörigen Aufwandskonten zu, sodass die spätere Abrechnung nachvollziehbar bleibt und Vorauszahlungen der Mieter nicht vorschnell als endgültiger Erlös erscheinen.

Gebäude-AfA

Vermietete Gebäude werden linear nach § 7 Abs. 4 EStG abgeschrieben, mit gesetzlich vorgegebenen Prozentsätzen je nach Baujahr und Nutzungsart; für nach dem 30. September 2023 fertiggestellte Wohngebäude kann zusätzlich eine degressive AfA nach § 7 Abs. 5a EStG unter bestimmten Voraussetzungen in Betracht kommen. Die Anlagenbuchhaltung führt den Gebäudewert und berechnet die laufende Abschreibung automatisch.

Kaution und Mietrückstände

Erhaltene Mietkautionen werden getrennt vom laufenden Mietertrag als durchlaufender Posten bzw. Verbindlichkeit geführt, nicht als Erlös. Über die OPOS-Verwaltung bleiben Mietrückstände einzelner Mieter auch über mehrere Monate nachvollziehbar, bis der Zahlungseingang per Bankimport abgeglichen wird.

Erhaltungsaufwand oder Herstellungsaufwand?

  • Reine Instandhaltung und Reparatur am bestehenden Zustand des Gebäudes ist grundsätzlich sofort abzugsfähiger Erhaltungsaufwand
  • Maßnahmen, die den Nutzungswert oder die Nutzungsdauer wesentlich erhöhen, gelten als Herstellungsaufwand und sind zu aktivieren
  • Überschreiten Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen innerhalb von drei Jahren nach Anschaffung 15 % der Gebäude-Anschaffungskosten (netto), greift § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG – die sogenannten anschaffungsnahen Herstellungskosten sind dann zwingend zu aktivieren
  • Die KI ordnet Handwerkerrechnungen zunächst dem passenden Aufwands- oder Anlagenkonto zu; die 15-%-Grenze über mehrere Rechnungen und mehrere Jahre hinweg zu überwachen, bleibt Aufgabe der Anlagenbuchhaltung und Ihrer eigenen Prüfung
  • Größere Sanierungsprojekte lassen sich über eine eigene Kostenstelle bündeln, um die Gesamtsumme im Blick zu behalten

Was die Software für Vermietungsgesellschaften mitbringt

  • KI-Belegerfassung für Handwerkerrechnungen, Versicherungen und Hausverwaltungskosten
  • Bankimport mit automatischem Abgleich von Mieteingängen gegen offene Posten je Mieter
  • Anlagenbuchhaltung mit laufender Gebäude-AfA und Erfassung von Modernisierungsmaßnahmen
  • Getrennte Kontenführung für steuerfreie und optierte Mietverhältnisse
  • Kostenstellen je Objekt für Mehrobjekt-Gesellschaften
  • DATEV-Export von SuSa und Buchungsstapel für den Steuerberater

So läuft die KI-Kontierung ab

  • Mieteingang, Handwerkerrechnung oder Nebenkostenbeleg erfassen oder per Bankimport übernehmen
  • Die KI schlägt Konto, Steuerschlüssel und bei Handwerkerrechnungen Erhaltungs- oder Anlagekonto vor
  • Sie prüfen den Vorschlag, insbesondere bei größeren Sanierungsmaßnahmen, und bestätigen ihn
  • Die Buchung wird GoBD-konform festgeschrieben, Korrekturen erfolgen ausschließlich per Storno

Typische Stolperstellen bei Vermietung und Verpachtung

Modernisierung als Erhaltungsaufwand gebucht

Eine umfassende Badsanierung nach Erwerb einer Wohnung wird gelegentlich als sofort abzugsfähiger Erhaltungsaufwand gebucht, obwohl sie zusammen mit weiteren Maßnahmen innerhalb von drei Jahren die 15-%-Grenze des § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG überschreitet und damit zu aktivieren wäre. Eine Kostenstelle je Objekt hilft, mehrere Rechnungen über den Dreijahreszeitraum im Blick zu behalten.

Mietkaution als Erlös verbucht

Wird eine erhaltene Kaution direkt als Mietertrag erfasst statt als Verbindlichkeit, verzerrt das sowohl den laufenden Ertrag als auch die spätere Rückzahlungspflicht am Ende des Mietverhältnisses.

Häufige Fragen

Ist Vermietung grundsätzlich umsatzsteuerfrei?

Ja, nach § 4 Nr. 12 UStG ist die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken grundsätzlich steuerfrei. Bei Vermietung an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer kann nach § 9 UStG zur Umsatzsteuer optiert werden, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.

Wie werden Umlagen und Nebenkosten verbucht?

Vorauszahlungen der Mieter werden zunächst als Ertrag bzw. Verbindlichkeit auf Umlagenkonten geführt, die eigenen Betriebskosten als Aufwand. Die jährliche Betriebskostenabrechnung gleicht beide Seiten ab.

Wie wird die Gebäude-AfA berechnet?

Linear nach § 7 Abs. 4 EStG mit dem gesetzlich vorgegebenen Prozentsatz je nach Baujahr; für bestimmte Neubauten kann zusätzlich eine degressive AfA nach § 7 Abs. 5a EStG in Frage kommen. Die Anlagenbuchhaltung berechnet die laufende Abschreibung automatisch.

Was unterscheidet Erhaltungs- von Herstellungsaufwand?

Erhaltungsaufwand bewahrt den bestehenden Zustand und ist sofort abzugsfähig, Herstellungsaufwand erhöht Nutzungswert oder Nutzungsdauer wesentlich und ist zu aktivieren. Überschreiten Sanierungsmaßnahmen innerhalb von drei Jahren nach Anschaffung 15 % der Anschaffungskosten, greift zwingend § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG.

Wird eine Mietkaution als Ertrag gebucht?

Nein, eine erhaltene Kaution wird als durchlaufender Posten bzw. Verbindlichkeit geführt, nicht als Mietertrag, da sie am Ende des Mietverhältnisses grundsätzlich zurückzuzahlen ist.

Lassen sich mehrere Objekte getrennt auswerten?

Ja, über Kostenstellen je Objekt lassen sich Mieterträge, Umlagen und Sanierungskosten pro Immobilie getrennt auswerten, auch wenn alle Objekte in derselben Gesellschaft geführt werden.