Buchhaltung · Immobilienmakler

KI-Buchhaltung für Immobilienmakler

Für Maklerbüros ordnet die KI Provisionserlöse dem Zeitpunkt ihrer Fälligkeit zu, hält Fremdgeld sauber getrennt vom eigenen Betriebsvermögen und erfasst Reisekosten für Objektbesichtigungen. Sie prüfen jeden Vorschlag, bevor er GoBD-fest festgeschrieben wird – die Grundlage für Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahresabschluss entsteht dabei automatisch mit.

Typische Buchungsfälle im Maklerbüro

Provisionserlöse mit Fälligkeit

Der Provisionsanspruch eines Maklers entsteht nach § 652 BGB grundsätzlich erst mit dem wirksamen Zustandekommen des vermittelten Vertrags, bei Immobiliengeschäften also regelmäßig mit notarieller Beurkundung des Kaufvertrags. Die KI ordnet die Provisionsrechnung dem jeweiligen Objekt und dem Zeitpunkt der Fälligkeit zu, sodass nicht vorschnell ein Erlös gebucht wird, obwohl der Vertrag rechtlich noch nicht wirksam zustande gekommen ist.

Fremdgeld getrennt führen

Mietkautionen, Reservierungsgebühren oder durchlaufende Gelder, die treuhänderisch für Dritte verwahrt werden, dürfen nicht mit dem eigenen Betriebsvermögen vermischt werden. Die KI erkennt solche Zahlungseingänge und ordnet sie einem gesonderten Fremdgeldkonto zu, statt sie versehentlich als eigenen Umsatz zu erfassen – wichtig für die Nachweispflichten nach der Maklerverordnung.

Reisekosten für Objektbesichtigungen

Fahrten zu Besichtigungsterminen, Objektaufnahmen und Notarterminen werden über Kilometerpauschale und gegebenenfalls Verpflegungsmehraufwand erfasst. Wird eine Kostenstelle je Objekt oder Auftrag hinterlegt, lässt sich später auswerten, wie viel Reiseaufwand ein einzelnes Vermittlungsgeschäft tatsächlich verursacht hat, bevor die Provision überhaupt zufließt.

Was die Software für Maklerbüros mitbringt

  • KI-Belegerfassung für Eingangsrechnungen von Portalen, Fotografen und Home-Staging-Dienstleistern
  • Bankimport mit automatischem Abgleich gegen offene Provisionsforderungen (OPOS)
  • Gesondertes Fremdgeldkonto getrennt vom eigenen Betriebsvermögen
  • Kassenbuch GoBD-konform für kleinere Barauslagen bei Besichtigungsterminen
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung: Datenbasis und Kennzahlen für die reguläre Besteuerung mit 19 % USt
  • DATEV-Export von SuSa und Buchungsstapel für den Steuerberater

Umsatzsteuer bei Maklerprovisionen

Anders als der eigentliche Grundstücksverkauf, der nach § 4 Nr. 9a UStG von der Umsatzsteuer befreit ist, unterliegt die Vermittlungsleistung des Maklers selbst der Regelbesteuerung mit 19 % Umsatzsteuer. Die Steuerbefreiung des Grundstücksgeschäfts wirkt sich also nicht auf die Provisionsrechnung des Maklers aus.

Die KI schlägt bei Provisionsrechnungen automatisch den regulären Steuerschlüssel vor, unabhängig davon, ob das vermittelte Grundstücksgeschäft selbst umsatzsteuerfrei war. Die Prüfung, ob im Einzelfall eine abweichende Behandlung greift – etwa bei gewerblicher Zwischenvermietung –, bleibt bei Ihnen und Ihrem Steuerberater.

OPOS-Verwaltung bei langen Provisionslaufzeiten

  • Zwischen Maklerauftrag, notarieller Beurkundung und tatsächlichem Zahlungseingang können mehrere Monate liegen
  • Der Bankimport gleicht Zahlungseingänge automatisch gegen offene Provisionsforderungen ab
  • Offene Posten je Objekt bleiben auch über einen Jahreswechsel hinweg nachvollziehbar
  • Reservierungsgebühren und Anzahlungen auf spätere Provisionen werden getrennt von der endgültigen Provisionsforderung geführt

So läuft die KI-Kontierung im Maklerbüro ab

  • Provisionsrechnung, Fremdgeldeingang oder Reisekostenbeleg erfassen oder per Bankimport übernehmen
  • Die KI schlägt Konto, Steuerschlüssel und bei Fremdgeld die gesonderte Kontierung vor
  • Sie prüfen den Vorschlag – insbesondere bei Fremdgeld mit besonderer Sorgfalt – und bestätigen ihn
  • Die Buchung wird GoBD-konform festgeschrieben, Korrekturen erfolgen ausschließlich per Storno

Typische Stolperstellen in der Maklerbuchhaltung

Fremdgeld mit eigenem Umsatz vermischt

Wird eine treuhänderisch verwahrte Mietkaution versehentlich auf ein normales Erlöskonto gebucht, verzerrt das sowohl die Umsatzsteuer-Voranmeldung als auch die spätere Nachweisführung gegenüber dem Auftraggeber. Ein gesondertes Fremdgeldkonto verhindert diese Vermischung von Anfang an.

Provision vor Fälligkeit vereinnahmt

Wird eine Provisionsrechnung bereits bei Zusage der Parteien statt erst mit notarieller Beurkundung als Erlös gebucht, entsteht ein Ertrag, der rechtlich noch nicht entstanden ist. Die KI ordnet den Beleg dem tatsächlichen Fälligkeitszeitpunkt zu, die endgültige Einschätzung bestätigen Sie.

Reisekosten ohne Objektbezug gebucht

Werden Fahrten zu Besichtigungen pauschal auf ein allgemeines Reisekostenkonto gebucht statt der jeweiligen Objekt-Kostenstelle zugeordnet, lässt sich später kaum noch feststellen, wie viel Aufwand ein einzelnes Vermittlungsgeschäft tatsächlich verursacht hat, bevor überhaupt eine Provision fließt. Wird die Kostenstelle direkt beim Beleg hinterlegt, bleibt dieser Bezug von Anfang an erhalten und erleichtert die spätere Auswertung, welche Objektarten sich wirtschaftlich am ehesten lohnen.

Häufige Fragen

Wann entsteht der Provisionsanspruch eines Maklers?

Grundsätzlich erst mit dem wirksamen Zustandekommen des vermittelten Vertrags nach § 652 BGB, bei Immobilienkäufen also regelmäßig mit notarieller Beurkundung. Vorher vereinnahmte Beträge sind als Anzahlung, nicht als Erlös zu behandeln.

Wie wird Fremdgeld von eigenem Umsatz getrennt?

Treuhänderisch verwahrte Gelder wie Mietkautionen werden einem gesonderten Fremdgeldkonto zugeordnet, statt mit dem Betriebsvermögen des Maklers vermischt zu werden. Die KI erkennt solche Zahlungseingänge anhand von Buchungstext und Kontext.

Ist die Maklerprovision umsatzsteuerpflichtig?

Ja, die Vermittlungsleistung unterliegt der Regelbesteuerung mit 19 % Umsatzsteuer, auch wenn der vermittelte Grundstücksverkauf selbst nach § 4 Nr. 9a UStG steuerfrei ist.

Wie lange bleiben Provisionsforderungen offen einsehbar?

Über die OPOS-Verwaltung bleiben offene Provisionsforderungen je Objekt auch über mehrere Monate und einen Jahreswechsel hinweg nachvollziehbar, bis der Zahlungseingang über den Bankimport abgeglichen ist.

Werden Reisekosten einem Objekt zugeordnet?

Ja, wenn eine Kostenstelle je Objekt oder Auftrag hinterlegt ist, ordnet die KI Fahrten zu Besichtigungen und Notarterminen automatisch zu, sodass sich der tatsächliche Aufwand je Vermittlungsgeschäft auswerten lässt.

Kann mein Steuerberater die Daten weiterverwenden?

Ja, SuSa und Buchungsstapel stehen im DATEV-Format zur Verfügung, sodass die Kanzlei ohne Medienbruch weiterarbeiten kann, inklusive der getrennt geführten Fremdgeldkonten.