Buchhaltung · Abschreibungen & AfA
Abschreibungen und AfA: Anlagevermögen planmäßig abschreiben
Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens verlieren durch Nutzung und Zeit an Wert – die planmäßige Absetzung für Abnutzung nach § 7 EStG bildet diesen Werteverzehr steuerlich und handelsrechtlich ab. Die Anlagenbuchhaltung führt jedes Wirtschaftsgut mit Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und laufender AfA, sodass Bilanz und Anlagenspiegel jederzeit den aktuellen Buchwert zeigen.
Lineare, degressive und außerplanmäßige Abschreibung
Lineare AfA
Bei der linearen Abschreibung nach § 7 Abs. 1 EStG werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten gleichmäßig über die Nutzungsdauer verteilt: Jedes Jahr wird derselbe Betrag als Aufwand erfasst, bis der Restwert am Ende der Nutzungsdauer erreicht ist. Sie ist die im Regelfall vorgesehene Methode und wird für die meisten Wirtschaftsgüter angewendet, sofern keine Sonderregelung greift.
Degressive AfA
Die degressive Abschreibung setzt zu Beginn der Nutzungsdauer höhere Beträge an, die von Jahr zu Jahr sinken, weil sie sich auf den jeweiligen Restbuchwert bezieht. Sie ist nicht dauerhaft, sondern nur für zeitlich befristete, vom Gesetzgeber jeweils neu festgelegte Zeiträume und Anschaffungsfenster zulässig. Ob sie im konkreten Einzelfall anwendbar ist, sollte wegen der wechselnden gesetzlichen Fristen mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden.
Außerplanmäßige Abschreibung
Sinkt der Wert eines Wirtschaftsguts dauerhaft unter den planmäßig fortgeführten Buchwert, etwa durch einen Schaden oder eine technische Überholung, ist nach § 253 Abs. 3 HGB außerplanmäßig auf den niedrigeren beizulegenden Wert abzuschreiben. Anders als die planmäßige AfA folgt sie keinem festen Zeitplan, sondern wird anlassbezogen erfasst, sobald die Wertminderung erkennbar und voraussichtlich dauerhaft ist. Fällt der Grund später weg, kann eine Zuschreibung bis zu den fortgeführten Anschaffungskosten erforderlich werden.
Nutzungsdauer nach amtlichen AfA-Tabellen
Die Nutzungsdauer eines Wirtschaftsguts richtet sich in der Praxis nach den amtlichen AfA-Tabellen des Bundesministeriums der Finanzen, die für zahlreiche Wirtschaftsgüter typisierte Nutzungsdauern vorgeben – etwa für Büroeinrichtung, Fahrzeuge oder Maschinen. Diese Tabellenwerte sind keine gesetzliche Vorschrift, werden von der Finanzverwaltung aber regelmäßig anerkannt und dienen als Ausgangspunkt für die AfA-Berechnung.
Weicht die tatsächliche Nutzungsdauer eines Wirtschaftsguts erkennbar von der Tabelle ab, kann im Einzelfall eine abweichende Nutzungsdauer angesetzt werden, was aber begründet und dokumentiert werden sollte. Die Anlagenbuchhaltung übernimmt die gewählte Nutzungsdauer und berechnet daraus die jährliche Abschreibung automatisch für die gesamte Laufzeit des Wirtschaftsguts.
Liegen die Anschaffungskosten unterhalb der GWG-Wertgrenze nach § 6 Abs. 2 EStG, kommt statt der planmäßigen AfA über mehrere Jahre häufig eine Sofortabschreibung infrage – welche der beiden Varianten wirtschaftlich sinnvoller ist, hängt vom Einzelfall und der gewünschten Ergebnisverteilung über die Jahre ab.
Was die Anlagenbuchhaltung laufend leistet
- Erfassung jedes Wirtschaftsguts mit Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten und Nutzungsdauer
- Automatische Berechnung der planmäßigen AfA je Wirtschaftsgut und Geschäftsjahr
- Berücksichtigung unterjähriger Zugänge mit zeitanteiliger Abschreibung
- Abbildung von Abgängen und außerplanmäßigen Abschreibungen bei dauerhafter Wertminderung
- Fortlaufende Ermittlung des aktuellen Buchwerts je Wirtschaftsgut
- Bereitstellung der Werte für den Anlagenspiegel im Jahresabschluss
Der Anlagenspiegel als Ergebnis
- Der Anlagenspiegel zeigt je Anlagengruppe Anschaffungskosten, Zugänge, Abgänge und kumulierte Abschreibungen des Geschäftsjahres.
- Kapitalgesellschaften weisen den Anlagenspiegel nach § 268 Abs. 2 HGB in der Bilanz oder nach § 284 Abs. 3 HGB im Anhang aus.
- Die laufend geführte Anlagenbuchhaltung liefert diese Werte automatisch, ohne sie am Jahresende manuell zusammenzustellen.
- Zuschreibungen nach vorheriger außerplanmäßiger Abschreibung werden im Anlagenspiegel gesondert ausgewiesen.
So läuft die Erfassung eines neuen Wirtschaftsguts ab
- Die Eingangsrechnung für die Anschaffung wird erfasst oder per KI-Belegerfassung eingelesen.
- Die KI erkennt den Anlagencharakter und schlägt vor, das Wirtschaftsgut zu aktivieren statt sofort als Aufwand zu buchen.
- Nutzungsdauer und Abschreibungsmethode werden anhand der amtlichen AfA-Tabelle vorgeschlagen und von Ihnen bestätigt.
- Die planmäßige AfA wird ab diesem Zeitpunkt automatisch für jedes Geschäftsjahr berechnet und gebucht.
- Bei einem späteren Verkauf oder einer Verschrottung wird der Abgang samt Restbuchwert erfasst.
Typische Fehler bei Abschreibungen
Ein häufiger Fehler ist, ein Wirtschaftsgut versehentlich sofort als Aufwand zu buchen, obwohl es aktivierungspflichtig ist und über die Nutzungsdauer verteilt werden müsste. Das verzerrt sowohl die Bilanz als auch das Ergebnis des Anschaffungsjahres.
Ebenso problematisch ist eine unterjährig falsch berechnete Abschreibung, wenn ein Zugang mitten im Jahr nicht zeitanteilig, sondern für ein volles Jahr abgeschrieben wird. Die automatische Berechnung in der Anlagenbuchhaltung berücksichtigt den tatsächlichen Anschaffungsmonat, damit dieser Fehler von vornherein vermieden wird.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen linearer und degressiver AfA?
Die lineare AfA verteilt die Anschaffungskosten gleichmäßig über die Nutzungsdauer, die degressive AfA setzt zu Beginn höhere, jährlich sinkende Beträge an und ist nur für befristete, gesetzlich festgelegte Zeiträume zulässig.
Woher stammt die Nutzungsdauer für ein Wirtschaftsgut?
In der Regel aus den amtlichen AfA-Tabellen des Bundesministeriums der Finanzen, die typisierte Nutzungsdauern für zahlreiche Wirtschaftsgüter vorgeben und von der Finanzverwaltung regelmäßig anerkannt werden.
Berechnet die Software die AfA automatisch?
Ja, sobald ein Wirtschaftsgut mit Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und Abschreibungsmethode erfasst ist, berechnet die Anlagenbuchhaltung die planmäßige AfA für jedes Geschäftsjahr automatisch.
Was passiert bei einem unterjährigen Zugang?
Die Abschreibung wird zeitanteilig ab dem Anschaffungsmonat berechnet, nicht für ein volles Jahr, damit der Buchwert am Bilanzstichtag korrekt ausgewiesen wird.
Woraus besteht der Anlagenspiegel?
Er zeigt je Anlagengruppe Anschaffungskosten, Zugänge, Abgänge und kumulierte Abschreibungen und wird nach § 268 Abs. 2 HGB oder § 284 Abs. 3 HGB im Jahresabschluss ausgewiesen.
Was passiert, wenn ein Wirtschaftsgut verkauft wird?
Der Abgang wird mit dem verbleibenden Restbuchwert aus der Anlagenbuchhaltung ausgebucht, der Verkaufserlös wird gesondert als Ertrag oder Aufwand aus dem Anlagenabgang erfasst.