Buchhaltung · Inventur

Inventur buchen: Bestandsveränderungen zum Jahresende

Die Inventur nach § 240 HGB verlangt, dass jeder Kaufmann bei Gründung und zum Ende jedes Geschäftsjahres seine Vermögensgegenstände und Schulden genau verzeichnet. Die Software bucht die daraus ermittelten Bestandsveränderungen und den Warenbestand korrekt in die Buchhaltung – die körperliche Bestandsaufnahme selbst und die laufende Lagerverwaltung sind bewusst nicht Teil der Software.

Was § 240 HGB von der Inventur verlangt

§ 240 Abs. 1 HGB verpflichtet jeden Kaufmann, zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, Forderungen und Schulden sowie den Betrag seines Vermögens genau zu verzeichnen – das sogenannte Inventar. Nach § 240 Abs. 2 HGB ist diese Bestandsaufnahme zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres zu wiederholen.

Für Handelsware, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe bedeutet das: Der tatsächliche, körperlich gezählte oder anderweitig ermittelte Bestand zum Bilanzstichtag ist maßgeblich, nicht der buchhalterisch fortgeschriebene Sollbestand. Weicht der gezählte Bestand vom bisherigen Buchwert ab, wird diese Differenz als Bestandsveränderung gebucht, damit die Bilanz zum Stichtag den tatsächlichen Warenbestand zeigt.

Neben der jährlichen Stichtagsinventur nach § 240 Abs. 2 HGB lässt das Gesetz auch Erleichterungen zu, etwa die permanente Inventur mit laufender Bestandsfortschreibung oder die Stichprobeninventur nach § 241 HGB. Welches Verfahren infrage kommt, hängt von der Art und dem Umfang des Warenbestands ab und wird in der Regel gemeinsam mit der Steuerkanzlei festgelegt.

Für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften ändert sich an der Inventurpflicht selbst nichts – § 241a HGB befreit lediglich sehr kleine Einzelkaufleute unterhalb bestimmter Umsatz- und Gewinngrenzen von der Buchführungs- und damit auch der Inventarpflicht, nicht aber bilanzierende Kapitalgesellschaften.

Was die Software bucht – und was sie nicht ist

Bestandsveränderungen buchen

Liegt das Ergebnis der körperlichen Inventur vor – etwa der gezählte Warenbestand zum Stichtag –, wird die Differenz zum bisherigen Buchwert als Bestandsveränderung erfasst: eine Bestandsminderung bucht sich als Aufwand, eine Bestandsmehrung als Ertrag. Die KI ordnet diesen Buchungsvorgang dem passenden Konto zu, Sie prüfen den vorgeschlagenen Betrag anhand des Inventurergebnisses und bestätigen die Buchung.

Keine Warenwirtschaft

Die Software ist reine Buchhaltung: Sie bucht den ermittelten Warenbestand, verwaltet aber keine laufenden Lagerbestände, keine Einzelartikel und keine automatische Mengenfortschreibung wie ein Warenwirtschaftssystem. Die eigentliche Zählung, Bewertung und Dokumentation der Inventur erfolgt außerhalb der Software, etwa über ein Inventurprotokoll oder ein separates Lagersystem, dessen Ergebnis anschließend gebucht wird. Betriebe mit umfangreichem Warenlager benötigen deshalb weiterhin ein eigenes Lagersystem oder eine manuelle Zählliste als Grundlage für die Buchung.

Ablauf der Inventurbuchung Schritt für Schritt

  • Die körperliche oder anderweitig zulässige Inventur wird zum Bilanzstichtag durchgeführt und dokumentiert.
  • Der ermittelte Warenbestand wird bewertet, in der Regel zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten.
  • Die Differenz zum bisherigen Buchbestand wird als Bestandsveränderung erfasst.
  • Die KI schlägt das passende Konto für Bestandsminderung oder -mehrung vor.
  • Sie prüfen den Betrag anhand des Inventurprotokolls und bestätigen die Buchung.
  • Die Buchung fließt in die GuV des betreffenden Geschäftsjahres ein und wird GoBD-konform festgeschrieben.

Welche Verfahren die Inventur erleichtern

  • Stichtagsinventur: körperliche Zählung genau zum Bilanzstichtag
  • Zeitverschobene Inventur: Zählung in einem Zeitraum vor oder nach dem Stichtag mit rechnerischer Fortschreibung
  • Permanente Inventur: laufende Bestandsfortschreibung mit mindestens einer körperlichen Kontrolle im Jahr
  • Stichprobeninventur nach § 241 HGB: anerkannte mathematisch-statistische Verfahren bei großen, gleichartigen Warenbeständen

Bewertung des Warenbestands

Anschaffungs- und Herstellungskosten

Der Warenbestand wird grundsätzlich zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet, begrenzt durch das strenge Niederstwertprinzip: Ist der Marktwert am Bilanzstichtag niedriger, muss auf diesen niedrigeren Wert abgeschrieben werden. Diese Bewertung erfolgt außerhalb der Software anhand von Einkaufsbelegen und Marktpreisen, das Ergebnis wird anschließend als Bestand gebucht. Bei schwer verkäuflicher oder veralteter Ware ist zusätzlich zu prüfen, ob ein Abschlag auf den Buchwert erforderlich wird.

Dokumentation für die Betriebsprüfung

Auch wenn die Software keine Lagerverwaltung übernimmt, sollte das zugrunde liegende Inventurprotokoll aufbewahrt werden, da es die gebuchte Bestandsveränderung im Rahmen einer Betriebsprüfung belegt. Die Buchung selbst verweist im Buchungstext idealerweise auf dieses Protokoll, damit sich der Zusammenhang später nachvollziehen lässt. Fehlt diese Dokumentation, lässt sich eine größere Bestandsveränderung im Nachhinein oft nur schwer gegenüber dem Finanzamt begründen.

Typische Fehler bei der Inventurbuchung

  • Die Bestandsveränderung wird erst weit nach dem Bilanzstichtag gebucht, wodurch die Zuordnung zum richtigen Geschäftsjahr unklar wird.
  • Das Inventurprotokoll wird nicht aufbewahrt, obwohl es die Buchung im Fall einer Betriebsprüfung belegen muss.
  • Der Warenbestand wird ohne Prüfung des Niederstwertprinzips zu den ursprünglichen Anschaffungskosten fortgeführt.
  • Es wird erwartet, die Software zähle oder verwalte den Warenbestand selbst, obwohl sie ausschließlich das Buchen des Ergebnisses übernimmt.

Häufige Fragen

Muss ich jedes Jahr eine Inventur machen?

Ja, § 240 Abs. 2 HGB verlangt eine Bestandsaufnahme zum Schluss jedes Geschäftsjahres, ergänzend zur Inventur bei Gründung nach § 240 Abs. 1 HGB.

Übernimmt die Software die Lagerverwaltung für die Inventur?

Nein, die Software ist reine Buchhaltung ohne Warenwirtschaft. Die körperliche Zählung und Bestandsführung erfolgt außerhalb der Software, gebucht wird das ermittelte Ergebnis.

Wie wird eine Bestandsveränderung gebucht?

Die Differenz zwischen gezähltem und bisher gebuchtem Warenbestand wird als Bestandsminderung oder Bestandsmehrung erfasst und wirkt sich entsprechend auf die GuV aus.

Muss ich zwingend zum exakten Bilanzstichtag zählen?

Nein, neben der Stichtagsinventur lässt das Gesetz auch zeitverschobene Inventur, permanente Inventur und, bei größeren Warenbeständen, die Stichprobeninventur nach § 241 HGB zu.

Wie wird der Warenbestand bewertet?

Grundsätzlich zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten, begrenzt durch das strenge Niederstwertprinzip: Ist der Marktwert am Stichtag niedriger, ist dieser niedrigere Wert anzusetzen.

Muss ich das Inventurprotokoll aufbewahren?

Ja, es belegt die gebuchte Bestandsveränderung und sollte im Rahmen der GoBD-Dokumentation für eine mögliche Betriebsprüfung aufbewahrt werden.