Buchhaltung · Agenturen & Kreativbetriebe
KI-Buchhaltung für Agenturen & Kreativbetriebe
Für bilanzierende Werbe-, Digital- und Kreativagenturen in der Rechtsform der GmbH ordnet die Software Projektkosten, Freelancer-Rechnungen und unfertige Leistungen automatisch zu. Die KI schlägt Konto und Kostenstelle vor, Sie prüfen und bestätigen – projektscharf und GoBD-konform festgeschrieben.
Projektbezogene Kostenstellen
- Jedes Kundenprojekt lässt sich als eigene Kostenstelle führen, inklusive Freelancer- und Fremdleistungskosten
- Die BWA zeigt das Ergebnis je Projekt statt nur die Gesamtsumme der Agentur
- Eingangsrechnungen von Freelancern und Subunternehmern werden per KI dem passenden Projekt zugeordnet
- Bei ausländischen Dienstleistern innerhalb der EU prüft die KI-Kontierung den Steuerschlüssel für die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
- Reisekosten und Spesen einzelner Mitarbeitender lassen sich demselben Projekt zuordnen
- Bankimport mit automatischem Abgleich gegen offene Kundenforderungen je Projekt
Unfertige Leistungen zum Bilanzstichtag
Leistungen in Arbeit erfassen
Projekte, die zum Bilanzstichtag begonnen, aber noch nicht abgerechnet sind, müssen als unfertige Leistungen bewertet werden. Die laufende Kostenstellenrechnung liefert die Grundlage, mit der diese Bewertung für Bilanz und GuV vorbereitet wird, statt sie am Stichtag von Grund auf neu zu ermitteln.
Rechnungsabgrenzung
Im Voraus in Rechnung gestellte Projektpauschalen oder Retainer werden über Rechnungsabgrenzungsposten periodengerecht verteilt, statt den gesamten Betrag im Monat der Rechnungsstellung als Ertrag zu zeigen.
Forderungen aus Projekten
Die OPOS-Verwaltung zeigt offene Kundenforderungen je Projekt und gleicht Zahlungseingänge automatisch über den Bankimport ab, sodass säumige Zahlungen frühzeitig auffallen und Mahnstufen rechtzeitig ausgelöst werden können.
Freelancer und internationale Dienstleister
Agenturen arbeiten häufig mit einem wechselnden Kreis freier Mitarbeiter und internationaler Dienstleister zusammen. Die KI-Belegerfassung erkennt diese Eingangsrechnungen unabhängig davon, ob sie aus dem Inland oder aus dem EU-Ausland stammen, und schlägt Konto sowie Steuerschlüssel vor.
Bei innergemeinschaftlichen Dienstleistungen greift für den Ort der Leistung häufig die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Die endgültige umsatzsteuerliche Würdigung des Einzelfalls bestätigen Sie oder Ihr Steuerberater, bevor die Buchung festgeschrieben wird.
Diese Prüfung lohnt sich besonders bei Agenturen, die regelmäßig mit demselben Kreis internationaler Dienstleister arbeiten: Ist der Steuerschlüssel einmal korrekt hinterlegt, wird er bei folgenden Rechnungen desselben Anbieters von der KI konsistent vorgeschlagen.
Weitere Funktionen für Agenturen
- KI-Belegerfassung für Software-Abos, Reisekosten und Freelancer-Honorare
- Journal und Kontenblätter je Projekt einsehbar
- GoBD-Festschreibung mit Storno statt Löschen für Korrekturen
- BWA mit Auswertung nach Projekt- und Kundenrentabilität
- SuSa als Basis für Jahresabschluss und E-Bilanz ohne Doppelerfassung
- DATEV-Export für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Warum Agenturen als GmbH doppelt buchen
Agenturen firmieren häufig als GmbH oder UG und sind damit als Kapitalgesellschaft unabhängig von Umsatz und Mitarbeiterzahl zur doppelten Buchführung nach HGB verpflichtet. Anders als bei einer freiberuflichen Einzeltätigkeit reicht hier keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Aus der laufenden, projektscharf geführten Buchhaltung entstehen am Jahresende Bilanz und GuV sowie – für Kapitalgesellschaften verpflichtend – die E-Bilanz. Wer unfertige Leistungen und Rechnungsabgrenzung unterjährig sauber führt, hat am Stichtag deutlich weniger Nacharbeit.
Da Agenturen häufig zwischen mehreren Kunden, Projekten und Freelancern jonglieren, ist die laufende, projektscharfe Kontierung nicht nur eine Formalie für den Jahresabschluss, sondern zugleich die Grundlage für die betriebswirtschaftliche Steuerung während des Jahres.
Typische Stolperstellen in der Agenturbuchhaltung
Unfertige Leistungen übersehen
Wird ein zum Stichtag laufendes Projekt nicht als unfertige Leistung bewertet, fehlt dieser Ertrag in der Bilanz. Eine laufend gepflegte Kostenstellenrechnung macht diese Bewertung am Jahresende deutlich einfacher, statt sie komplett neu aufzurollen.
Reverse-Charge bei Freelancern übersehen
Rechnungen ausländischer EU-Dienstleister werden mitunter ohne Prüfung der Steuerschuldnerschaft verbucht. Die KI weist bei solchen Konstellationen auf den passenden Steuerschlüssel hin, die endgültige Prüfung bleibt aber bei Ihnen oder dem Steuerberater.
Projekte nicht als Kostenstelle geführt
Ohne eigene Kostenstelle je Projekt lässt sich am Jahresende nicht mehr nachvollziehen, welches Projekt profitabel war. Die projektscharfe Kontierung von Beginn an verhindert diesen Informationsverlust und erleichtert Preisverhandlungen bei Folgeaufträgen.
Häufige Fragen
Kann ich die Buchhaltung je Kundenprojekt auswerten?
Ja, jedes Projekt lässt sich als eigene Kostenstelle führen, sodass die BWA das Ergebnis projektscharf zeigt.
Wie werden Freelancer-Rechnungen verbucht?
Die KI erkennt die Rechnung, schlägt Konto und Projektzuordnung vor; bei ausländischen EU-Dienstleistern wird der Steuerschlüssel für die Steuerschuldnerschaft berücksichtigt. Sie bestätigen vor der Festschreibung.
Was sind unfertige Leistungen und wie hilft die Software dabei?
Das sind zum Bilanzstichtag begonnene, aber noch nicht abgerechnete Projekte. Die laufende Kostenstellenrechnung liefert die Datenbasis, auf der diese Bewertung für Bilanz und GuV aufsetzt.
Muss meine Agentur-GmbH bilanzieren?
Ja, als Kapitalgesellschaft besteht unabhängig von Umsatz und Größe die Pflicht zur doppelten Buchführung und zum HGB-Jahresabschluss, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt in dieser Rechtsform nicht.
Werden Reisekosten einzelnen Projekten zugeordnet?
Ja, Reisekosten und Spesen lassen sich derselben Kostenstelle wie das zugehörige Kundenprojekt zuordnen, sodass die Projektrentabilität vollständig abgebildet wird.
Kann der Steuerberater die Daten weiterverarbeiten?
Ja, SuSa und Buchungsstapel lassen sich im DATEV-Format exportieren, sodass der Steuerberater ohne Medienbruch auf der laufenden Buchhaltung aufsetzen kann.