Buchhaltung · Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen automatisch erfassen und verbuchen

Vom Posteingang bis zur bezahlten Rechnung: Eingangsrechnungen werden von der KI erkannt, einem Konto zugeordnet, zur Freigabe vorgelegt und in den offenen Posten geführt. So entsteht aus jedem eingehenden Beleg ein nachvollziehbarer Ablauf von der Erfassung bis zur bezahlten und festgeschriebenen Buchung.

Vom Posteingang zur Buchung

Eingangsrechnungen erreichen einen Betrieb häufig auf mehreren Wegen – per E-Mail, Post oder Upload. Ein zentraler Posteingang bündelt diese Belege, statt sie über verschiedene Ablagen zu verteilen.

Aus jeder erfassten Rechnung liest die KI die relevanten Angaben – Rechnungssteller, Betrag, Datum, Steuersatz – und schlägt ein passendes Konto samt Steuerschlüssel vor, einschließlich einschlägiger Sachverhalte wie Reverse-Charge nach § 13b UStG.

Damit entfällt die manuelle Verteilung von Papier- oder PDF-Rechnungen auf verschiedene Zuständige im Betrieb; jede Rechnung durchläuft denselben nachvollziehbaren Ablauf, unabhängig davon, auf welchem Weg sie eingegangen ist.

Aus einer typischen Eingangsrechnung liest die KI beispielsweise Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto- und Bruttobetrag sowie den ausgewiesenen Steuersatz aus; erkennbare Angaben zu Zahlungsziel oder Skonto-Frist werden ebenfalls berücksichtigt.

Freigabe und Zahlung

Freigabe-Prozess

Vor der Buchung durchläuft eine Eingangsrechnung einen Freigabeschritt, in dem geprüft wird, ob Betrag und Kontierung korrekt sind, bevor die Zahlung ausgelöst wird. Bei Bedarf lässt sich die Freigabe auf mehrere Personen verteilen, etwa wenn ein Betrag ab einer bestimmten Höhe gesondert geprüft werden soll. Wird beispielsweise ein ungewöhnlich hoher Betrag oder ein neuer Lieferant erkannt, lässt sich die Freigabe gezielt einer zusätzlichen Prüfung unterziehen, bevor die Zahlung ausgelöst wird.

Offene Posten (OPOS)

Freigegebene, aber noch nicht bezahlte Rechnungen werden als offene Posten geführt, sodass Fälligkeiten und Zahlungsstatus jederzeit ersichtlich sind. So behalten Sie auch bei einer größeren Zahl laufender Rechnungen den Überblick über anstehende Zahlungen. Ein erkennbares Zahlungsziel oder eine Skonto-Frist aus der Rechnung fließt dabei automatisch in die Fälligkeit des offenen Postens ein.

Abgleich mit dem Bankimport

Sobald eine Zahlung über den Bankimport erkannt wird, lässt sie sich dem passenden offenen Posten zuordnen und gleicht ihn aus. Ein manueller Abgleich zwischen Zahlungsausgang und offener Rechnung entfällt dadurch weitgehend. Auch bei Teilzahlungen oder Sammelüberweisungen für mehrere Rechnungen lässt sich der Zahlungsbetrag den passenden offenen Posten zuordnen.

So läuft die Verarbeitung einer Eingangsrechnung Schritt für Schritt ab

  • Die Rechnung geht per E-Mail, Upload oder Post im Posteingang ein.
  • Die KI liest Rechnungssteller, Betrag, Datum und Steuersatz aus und schlägt Konto und Steuerschlüssel vor.
  • Die Rechnung durchläuft den Freigabeschritt; Betrag und Kontierung werden geprüft.
  • Nach Freigabe wird die Buchung bestätigt und GoBD-konform festgeschrieben.
  • Bis zur Zahlung wird die Rechnung als offener Posten geführt.
  • Die Zahlung wird über den Bankimport erkannt und dem offenen Posten zugeordnet, der damit ausgeglichen ist.

Was die KI dabei erkennt

  • Rechnungssteller, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum und ausgewiesene Umsatzsteuer werden aus dem hochgeladenen Beleg oder der eingehenden E-Mail extrahiert.
  • Wiederkehrende Lieferanten und Sachverhalte werden wiedererkannt und mit dem zuvor bestätigten Konto vorbelegt.
  • Reverse-Charge- und innergemeinschaftliche Sachverhalte werden anhand der Beleginformationen mit dem passenden Steuerschlüssel vorgeschlagen.
  • Jeder Vorschlag bleibt bis zur Bestätigung ein Vorschlag – gebucht wird erst nach Prüfung durch den Menschen.
  • Auch Skonto-Fristen und Zahlungsziele lassen sich aus der Rechnung erkennen und bei der Fälligkeit der offenen Posten berücksichtigen.

Vom Beleg zur GoBD-festgeschriebenen Buchung

  • Nach Freigabe und Kontierung wird die Buchung wie jede andere Geschäftsbuchung GoBD-konform festgeschrieben.
  • Der ursprüngliche Beleg bleibt der Buchung zugeordnet und nachvollziehbar aufbewahrt.
  • Korrekturen nach der Festschreibung erfolgen ausschließlich per Storno und Neubuchung.
  • Damit gilt für Eingangsrechnungen dieselbe Unveränderbarkeit wie für alle übrigen Buchungen der laufenden Buchhaltung.

Einordnung in die laufende Buchhaltung

Eingangsrechnungen fließen damit in dieselbe Summen- und Saldenliste ein wie Bankbuchungen und Kassenvorgänge – Grundlage für BWA, USt-Voranmeldung, DATEV-Export und später den Jahresabschluss.

Damit lässt sich jede Eingangsrechnung nicht nur bis zum Beleg, sondern auch bis in die relevanten Auswertungen wie BWA oder Umsatzsteuer-Voranmeldung zurückverfolgen.

Häufige Fehler bei Eingangsrechnungen

  • Rechnungen werden gebucht, bevor die Freigabe erfolgt ist, wodurch die Kontrolle über Betrag und Kontierung nachträglich schwerer wird.
  • Skonto-Fristen werden übersehen, weil die Rechnung erst kurz vor Fälligkeit erfasst wird, statt zeitnah nach Eingang.
  • Reverse-Charge-Rechnungen werden mit dem Steuerschlüssel für Vorsteuer statt mit dem Sonderschlüssel für § 13b UStG gebucht.
  • Der ursprüngliche Beleg wird getrennt von der Buchung abgelegt, statt ihn dauerhaft mit ihr zu verknüpfen, was spätere Nachweise erschwert.

Eingangsrechnungen bei hohem Belegaufkommen

  • Betriebe mit vielen kleinen Eingangsrechnungen – etwa im Bau- oder Transportgewerbe – profitieren besonders von der automatischen Ersterkennung durch die KI.
  • Wiederkehrende Lieferanten werden nach der ersten Bestätigung konsistent demselben Konto zugeordnet, was die Prüfung nachfolgender Rechnungen beschleunigt.
  • Auch bei saisonal schwankendem Belegaufkommen bleibt der Ablauf aus Erfassung, Freigabe und Festschreibung identisch.

Häufige Fragen

Wie kommen Eingangsrechnungen in die Software?

Über einen zentralen Posteingang per E-Mail, Upload oder Erfassung; die KI liest die relevanten Rechnungsdaten aus. Auch eine manuelle Erfassung einzelner Rechnungen bleibt möglich, wenn kein digitaler Eingang vorliegt.

Bucht die KI Eingangsrechnungen automatisch, ohne dass ich sie prüfe?

Nein, jeder Kontierungsvorschlag wird von Ihnen geprüft und freigegeben, bevor er gebucht und festgeschrieben wird. Erst mit Ihrer Bestätigung wird aus dem Vorschlag eine gebuchte, später festgeschriebene Buchung.

Was passiert mit einer freigegebenen, aber noch nicht bezahlten Rechnung?

Sie wird als offener Posten geführt und beim Zahlungseingang über den Bankimport ausgeglichen. Der Zahlungsstatus lässt sich jederzeit in der Übersicht der offenen Posten einsehen.

Erkennt die Software Reverse-Charge-Rechnungen?

Ja, entsprechende Sachverhalte werden anhand der Beleginformationen erkannt und mit dem passenden Steuerschlüssel vorgeschlagen; die Prüfung im Einzelfall bleibt bei Ihnen. Ebenso werden innergemeinschaftliche Erwerbe anhand der Beleginformationen mit dem passenden Steuerschlüssel vorbelegt.

Bleibt der ursprüngliche Beleg der Buchung zugeordnet?

Ja, der Beleg bleibt nachvollziehbar mit der Buchung verknüpft und wird entsprechend aufbewahrt. Das gilt auch nach der GoBD-Festschreibung der zugehörigen Buchung.

Erkennt die Software Skonto-Fristen aus der Rechnung?

Ja, ein erkennbares Zahlungsziel oder eine Skonto-Frist wird aus der Rechnung ausgelesen und bei der Fälligkeit des offenen Postens berücksichtigt. Die abschließende Entscheidung, ob Skonto gezogen wird, treffen Sie.