Buchhaltung · Architekturbüro

KI-Buchhaltung für Architekturbüros und Ingenieurbüros

Für Architektur- und Ingenieurbüros – vom freiberuflichen Einzelbüro bis zur Architektur-GmbH – ordnet die KI Abschlagsrechnungen nach HOAI, Anzahlungen und Reisekosten dem passenden Bauvorhaben zu. Sie prüfen und bestätigen jede Buchung, bevor sie GoBD-fest festgeschrieben wird, und erhalten am Jahresende eine saubere Saldenliste je Projekt.

Typische Buchungsfälle im Architekturbüro

Was die KI-Kontierung bei HOAI-Projekten abnimmt

Abschlagsrechnungen nach Leistungsphasen

Nach § 632a BGB dürfen Architekten für erbrachte Teilleistungen entsprechend dem Fertigstellungsgrad der jeweiligen HOAI-Leistungsphase (LPH 1 bis 9) Abschläge in Rechnung stellen. Die KI ordnet jede Abschlagsrechnung dem hinterlegten Projekt zu und unterscheidet, ob sie als Anzahlung oder als anteiliger Erlös nach Leistungsfortschritt zu erfassen ist. So bleibt am Jahresende nachvollziehbar, welche Leistungsphase eines Bauvorhabens bereits abgerechnet ist und welcher Fertigstellungsgrad noch offen ist, ohne dass Sie das für jedes Projekt manuell nachhalten müssen.

Anzahlungen und Schlussrechnung

Vor Vertragsunterzeichnung oder zu Projektbeginn vereinnahmte Anzahlungen werden zunächst als erhaltene Anzahlung und nicht als Umsatz gebucht. Erst mit der Schlussrechnung nach vollständiger Leistungserbringung löst die KI die Anzahlung korrekt gegen den tatsächlichen Erlös auf und ordnet den verbleibenden Forderungsbetrag demselben Bauvorhaben zu. Das verhindert, dass ein Projekt in der BWA bereits als vollständig abgerechnet erscheint, obwohl noch Leistungsphasen offen sind.

Reisekosten zur Baustelle

Fahrten zu Baubesprechungen, Bauüberwachung und Abnahmeterminen werden über Kilometerpauschale und Verpflegungsmehraufwand erfasst und, wenn eine Projektkostenstelle hinterlegt ist, direkt dem jeweiligen Bauvorhaben zugeordnet. So zeigt die Nachkalkulation eines Projekts nicht nur Planungshonorar und Fremdplanerkosten, sondern auch den tatsächlichen Reiseaufwand, der bei Bauvorhaben mit häufigen Vor-Ort-Terminen ein wesentlicher Kostenblock sein kann.

Was die Software für Architekturbüros mitbringt

  • KI-Belegerfassung für Rechnungen von Statikern, Vermessungsbüros und weiteren Fachplanern per Foto oder PDF
  • Bankimport mit automatischem Abgleich gegen offene Honorarforderungen aus laufenden Bauvorhaben
  • Projektkostenstellen je Bauvorhaben für die Nachkalkulation von Honorar, Fremdkosten und Reisekosten
  • Anlagenbuchhaltung mit laufender AfA für Büroausstattung, Plotter, CAD-Arbeitsplätze und Firmenfahrzeuge
  • Kassenbuch GoBD-konform für kleinere Barauslagen auf der Baustelle
  • DATEV-Export von SuSa und Buchungsstapel für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Freiberufler oder Architektur-GmbH: unterschiedliche Ausgangslage

Als freiberuflich Tätige im Sinne von § 18 EStG können Einzelarchitekten ihren Gewinn grundsätzlich per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Wird das Büro jedoch als GmbH, UG oder Partnerschaftsgesellschaft mbB geführt, greift für Kapitalgesellschaften die Buchführungspflicht nach § 238 HGB unabhängig von Umsatz oder Gewinn – die doppelte Buchführung ist dann Pflicht, nicht Option.

Für buchführungspflichtige Architekturbüros liefert die laufende Kontierung von Honorarforderungen, Anzahlungen und Fremdplanerkosten direkt die Summen- und Saldenliste, aus der Jahresabschluss und bei Kapitalgesellschaften die E-Bilanz abgeleitet werden. Projektbezogene Kostenstellen sorgen zusätzlich dafür, dass sich der Erfolg einzelner Bauvorhaben auch außerhalb des Jahresabschlusses jederzeit auswerten lässt.

Projektkostenstellen und Nachkalkulation

Kostenstelle je Bauvorhaben

Wird für jedes Bauvorhaben eine eigene Kostenstelle angelegt, laufen Honorarerlöse, Fremdplanerkosten und Reisekosten des Projekts dort zusammen. Die BWA zeigt dann nicht nur das Gesamtergebnis des Büros, sondern auch, welches Bauvorhaben tatsächlich profitabel war – wichtig, wenn ein Projekt sich über mehrere Leistungsphasen und mehrere Jahre erstreckt und die ursprüngliche Honorarkalkulation im Nachhinein überprüft werden soll.

Fremdplaner-Rechnungen zuordnen

Rechnungen von Tragwerksplanern, Vermessungsbüros und weiteren Fachingenieuren, die als Nachunternehmerleistung in ein Projekt einfließen, werden per KI erkannt und derselben Kostenstelle zugeordnet wie das eigene Honorar. So bleibt sichtbar, welcher Anteil eines Bauvorhabens an Dritte weitergereicht wurde, statt sich über mehrere Aufwandskonten zu verteilen und die tatsächliche Projektmarge zu verschleiern.

So läuft die KI-Kontierung im Architekturbüro ab

  • Abschlagsrechnung, Fremdplanerrechnung oder Reisekostenbeleg hochladen oder per Bankimport übernehmen
  • Die KI schlägt Konto, Steuerschlüssel und – wenn hinterlegt – die passende Projektkostenstelle vor
  • Sie prüfen den Vorschlag, ordnen bei Bedarf korrekt zu und bestätigen die Buchung
  • Die Buchung wird GoBD-konform festgeschrieben; Korrekturen sind danach nur per Storno möglich

Typische Stolperstellen in der Architekturbuchhaltung

Abschlagsrechnung zu früh voll vereinnahmt

Eine Abschlagsrechnung nach § 632a BGB wird gelegentlich direkt in voller Höhe als Erlös gebucht, obwohl sie nur einen Fertigstellungsgrad abbildet. Das verzerrt die BWA innerhalb eines laufenden Projekts. Die KI ordnet den Zahlungseingang dem hinterlegten Leistungsstand zu, sodass diese Verschiebung von Anfang an vermieden wird.

Reisekosten ohne Projektbezug gebucht

Werden Fahrten zur Baustelle pauschal auf ein allgemeines Reisekostenkonto gebucht statt der jeweiligen Kostenstelle, verliert die Nachkalkulation eines Bauvorhabens an Aussagekraft. Wird die Kostenstelle direkt beim Beleg hinterlegt, bleibt der Bezug zum Projekt von Anfang an erhalten.

Fremdplanerkosten mit eigenem Honorar vermischt

Landen Rechnungen von Statikern oder Vermessungsbüros auf demselben Konto wie das eigene Architektenhonorar, lässt sich später kaum noch feststellen, welcher Anteil eines Projekts an Dritte weitergereicht wurde. Getrennte Konten je Kostenart sind Voraussetzung für eine belastbare Projektmarge.

Häufige Fragen

Muss meine Architektur-GmbH doppelte Buchführung machen?

Ja. Als Kapitalgesellschaft ist die GmbH oder UG unabhängig von Umsatz und Gewinn nach § 238 HGB zur doppelten Buchführung verpflichtet. Freiberuflich tätige Einzelarchitekten können ihren Gewinn dagegen grundsätzlich per Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 18 EStG ermitteln.

Wie werden HOAI-Abschlagsrechnungen richtig verbucht?

Abschlagsrechnungen nach § 632a BGB werden je nach Vertragsgestaltung entweder als erhaltene Anzahlung oder als anteiliger Erlös nach Fertigstellungsgrad der Leistungsphase erfasst. Die KI ordnet jede Rechnung dem hinterlegten Bauvorhaben zu, die endgültige Einordnung bestätigen Sie vor der Festschreibung.

Lassen sich Kosten je Bauvorhaben auswerten?

Ja, über Projektkostenstellen laufen Honorarerlöse, Fremdplanerkosten und Reisekosten je Bauvorhaben zusammen. Die BWA zeigt dann, welches Projekt tatsächlich profitabel war, auch über mehrere Leistungsphasen und Wirtschaftsjahre hinweg.

Werden Fremdplaner wie Statiker automatisch erkannt?

Die KI-Belegerfassung liest Rechnungen von Fachplanern per Foto oder PDF ein und schlägt Konto, Steuerschlüssel und Kostenstelle vor. Sie prüfen den Vorschlag und bestätigen ihn, bevor er festgeschrieben wird.

SKR03 oder SKR04 für ein Architekturbüro?

Beide Kontenrahmen sind möglich; viele Büros mit historisch gewachsener Buchhaltung nutzen SKR03, größere Büros mit HGB-Bilanzierung tendieren zu SKR04. Die Wahl lässt sich zu Beginn treffen und mit dem Steuerberater abstimmen.

Kann mein Steuerberater die Daten weiterverwenden?

Ja, die Software exportiert Summen- und Saldenliste sowie Buchungsstapel im DATEV-Format, sodass die Kanzlei ohne Medienbruch weiterarbeiten kann – projektbezogene Kostenstellen bleiben dabei erhalten.