Buchhaltung · Belege scannen
Belege scannen mit KI: vom Foto zur geprüften Buchung
Ein Beleg per Handy fotografiert oder als PDF hochgeladen genügt: Die KI liest Betrag, Umsatzsteuer, Datum und Lieferant aus und schlägt Konto sowie Steuerschlüssel vor. Die Erfassung läuft als Web-App im Browser, ohne eigene App aus einem App Store – Sie prüfen jeden Vorschlag, bevor er GoBD-konform abgelegt und festgeschrieben wird.
Wie die Belegerfassung funktioniert
Vom Foto oder PDF zum Buchungsvorschlag
Foto oder PDF hochladen
Ein Beleg lässt sich direkt über den Browser am Smartphone fotografieren oder als PDF-Datei hochladen – etwa eine Tankquittung, eine Handwerkerrechnung oder eine Bürobedarfsrechnung. Es handelt sich um eine Web-App, die im mobilen Browser läuft; eine separate App aus dem App Store ist dafür nicht nötig und wird auch nicht angeboten.
KI liest die relevanten Angaben aus
Aus dem Beleg werden Betrag, Umsatzsteuerbetrag beziehungsweise Steuersatz, Belegdatum sowie Name und Anschrift des Ausstellers automatisch extrahiert. Auf dieser Grundlage schlägt die KI zusätzlich das passende Sachkonto und den zutreffenden Steuerschlüssel vor, orientiert an ähnlichen bereits gebuchten Belegen desselben Lieferanten.
Prüfen und bestätigen vor der Festschreibung
Der Kontierungsvorschlag wird angezeigt, bevor er verbindlich wird. Sie prüfen Betrag, Konto und Steuerschlüssel, korrigieren bei Bedarf und bestätigen die Buchung erst dann. Ohne diese Bestätigung wird kein Beleg automatisch verbucht – die KI schlägt vor, gebucht wird erst nach menschlicher Freigabe.
Was aus einem Beleg extrahiert wird
- Rechnungs- oder Belegbetrag, brutto und – soweit erkennbar – aufgeschlüsselt nach Nettobetrag und Umsatzsteuer
- Anzuwendender Umsatzsteuersatz beziehungsweise Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- Belegdatum als Grundlage für die zeitliche Zuordnung der Buchung
- Name und Anschrift des Ausstellers zur Zuordnung zum passenden Kreditor
- Rechnungsnummer, soweit auf dem Beleg vorhanden, für die spätere Nachvollziehbarkeit
- Vorschlag für Sachkonto und Steuerschlüssel auf Basis von Belegtext und bisherigem Buchungsverhalten
Web-App statt App-Store-App
Die Belegerfassung läuft als Web-App direkt im Browser des Smartphones, Tablets oder Computers – ohne Installation aus dem Apple App Store oder Google Play Store. Das bedeutet, dass keine separate App gesucht, installiert und aktuell gehalten werden muss; der Zugriff erfolgt über die gewohnte Internetadresse, wie am Arbeitsplatz auch.
Für die Praxis heißt das: Ein Beleg wird direkt nach Erhalt mit der Handy-Kamera im Browser aufgenommen, ohne den Umweg über eine zusätzliche App-Installation. Wer eine native App aus dem App Store erwartet, sollte das vorher wissen – die Web-App deckt die Belegerfassung unterwegs vollständig ab, funktioniert aber technisch anders als eine installierte App.
GoBD-konforme Ablage nach der Buchung
- Jeder erfasste Beleg bleibt dauerhaft mit der zugehörigen Buchung verknüpft und ist darüber jederzeit auffindbar
- Nach der Bestätigung wird die Buchung GoBD-konform festgeschrieben, eine nachträgliche Änderung ist dann nur noch per Storno möglich
- Die Ablage erfüllt die Anforderungen an eine unveränderbare, revisionssichere Aufbewahrung digitaler Belege
- Belege bleiben über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg abrufbar, auch für spätere Betriebsprüfungen
- Eine Papierablage parallel zur digitalen Erfassung ist damit für laufende Zwecke nicht mehr erforderlich
Wann eine manuelle Nachbearbeitung sinnvoll ist
Unklare oder unvollständige Belege
Ist ein Beleg schlecht lesbar, unvollständig oder fehlen Pflichtangaben nach § 14 UStG, wird das beim Kontierungsvorschlag sichtbar. In solchen Fällen sollte der Beleg vor der Bestätigung geprüft oder beim Aussteller eine korrigierte Fassung angefordert werden, statt den KI-Vorschlag unbesehen zu bestätigen.
Ungewöhnliche oder neue Sachverhalte
Bei erstmaligen Belegarten eines neuen Lieferanten oder bei steuerlich komplexeren Sachverhalten wie Reverse-Charge oder Differenzbesteuerung liefert die KI zwar einen Vorschlag, die inhaltliche Einordnung sollte in diesen Fällen aber besonders sorgfältig geprüft werden.
Typische Fehler beim Belege-Scannen
- Ein Beleg wird nur unscharf oder abgeschnitten fotografiert, sodass Betrag oder Steuersatz nicht zuverlässig erkannt werden
- Der Kontierungsvorschlag wird ungeprüft bestätigt, obwohl der Beleg tatsächlich einem anderen Konto zuzuordnen wäre
- Papierbelege werden zusätzlich zur digitalen Erfassung weiter aufbewahrt, ohne dass beide Ablagen miteinander abgeglichen werden
- Es wird eine App-Store-Installation erwartet, obwohl die Erfassung als Web-App im Browser läuft
Häufige Fragen
Muss ich eine App aus dem App Store installieren?
Nein, die Belegerfassung läuft als Web-App im Browser des Smartphones, Tablets oder Computers. Eine native App aus dem Apple App Store oder Google Play Store gibt es nicht.
Was liest die KI aus einem gescannten Beleg aus?
Betrag, Umsatzsteuer beziehungsweise Steuersatz, Belegdatum sowie Name und Anschrift des Ausstellers. Darauf aufbauend schlägt sie zusätzlich das passende Konto und den Steuerschlüssel vor.
Wird jeder Beleg automatisch verbucht?
Nein, die KI liefert einen Kontierungsvorschlag, den Sie prüfen und bestätigen müssen. Erst nach Ihrer Bestätigung wird die Buchung GoBD-konform festgeschrieben.
Was passiert mit dem Original-Beleg nach der Erfassung?
Der Beleg bleibt dauerhaft mit der zugehörigen Buchung verknüpft und wird revisionssicher nach GoBD abgelegt, sodass er über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg auffindbar bleibt.
Erkennt die KI auch unvollständige Belege?
Fehlende oder unklare Angaben werden beim Kontierungsvorschlag sichtbar gemacht. Die endgültige Entscheidung, ob ein Beleg formal ausreicht, treffen weiterhin Sie.
Kann ich Belege auch per PDF statt per Foto erfassen?
Ja, sowohl Fotos als auch PDF-Dateien lassen sich hochladen und werden von der KI in gleicher Weise ausgelesen und vorkontiert.