Buchhaltung · Rechnungen per E-Mail

Eingangsrechnungen per E-Mail erfassen – strukturierte Daten statt Abtippen

Eingangsrechnungen lassen sich direkt an ein E-Mail-Postfach der Buchhaltung senden oder als Datei hochladen. Enthält die Rechnung ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung, werden die Daten unmittelbar ausgelesen statt nur per Bilderkennung erfasst; die KI ordnet die Rechnung anschließend dem passenden Kreditor zu, Sie prüfen und bestätigen die Buchung.

Zwei Wege, eine Rechnung zu erfassen

E-Mail-Postfach und manueller Upload

Eigenes E-Mail-Postfach für Rechnungen

Eingangsrechnungen, die Lieferanten direkt per E-Mail versenden, lassen sich an ein dafür eingerichtetes Postfach weiterleiten oder direkt dorthin adressieren. Anhänge im PDF-Format oder in einem strukturierten Rechnungsformat werden automatisch erfasst, ohne dass die Rechnung erst manuell heruntergeladen und hochgeladen werden muss.

Manueller Upload als Alternative

Rechnungen, die auf anderem Weg eingehen – etwa als Anhang in einer anderen Mailbox oder als heruntergeladene Datei aus einem Lieferantenportal – lassen sich ebenso per Upload erfassen. Beide Wege münden im selben Prüfungs- und Kontierungsprozess.

Strukturierte E-Rechnungen werden ausgelesen

Liegt eine Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format vor, enthält sie die relevanten Daten bereits maschinenlesbar eingebettet. Statt Text und Beträge per Bilderkennung aus einem PDF zu extrahieren, werden die strukturierten Felder direkt übernommen, was die Erkennungsgenauigkeit gegenüber reinen Bild- oder PDF-Rechnungen zusätzlich erhöht.

Was bei der Erfassung automatisch erkannt wird

  • Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt nach Netto, Umsatzsteuer und Bruttobetrag
  • Rechnungsdatum und – soweit angegeben – Zahlungsziel bzw. Fälligkeitsdatum
  • Name und Anschrift des Ausstellers zur Zuordnung zum passenden Kreditorenkonto
  • Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifikation und späteren Zuordnung von Zahlungen
  • Bei ZUGFeRD/XRechnung zusätzlich strukturierte Positionsdaten, sofern die Rechnung diese enthält
  • Vorschlag für Sachkonto und Steuerschlüssel auf Basis von Aussteller und Rechnungsinhalt

Automatische Zuordnung zum Kreditor

Anhand von Name, Anschrift und Steuernummer des Rechnungsausstellers gleicht die KI eine eingehende Rechnung mit bereits vorhandenen Kreditoren-Stammdaten ab. Ist der Lieferant bereits bekannt, wird die Rechnung automatisch dem bestehenden Kreditorenkonto zugeordnet, statt einen neuen Datensatz anzulegen.

Ist der Aussteller neu, schlägt die KI die Anlage eines neuen Kreditors mit den aus der Rechnung ausgelesenen Stammdaten vor. Auch hier entscheidet der Mensch, ob die vorgeschlagenen Daten übernommen werden – vor allem bei ähnlichen, aber nicht identischen Firmennamen lohnt ein kurzer Blick, um Dubletten zu vermeiden.

Die Zuordnung zum Kreditor ist zugleich Grundlage für die spätere Zahlungsverfolgung: Offene Posten werden je Kreditor geführt, sodass sich fällige Rechnungen und bereits beglichene Beträge auf einen Blick unterscheiden lassen.

ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich zur klassischen PDF-Rechnung

  • ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten Daten in einer einzigen Datei
  • XRechnung ist ein rein strukturiertes, XML-basiertes Format ohne eigenes Rechnungsbild und wird vor allem im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung verwendet
  • Bei beiden Formaten müssen Beträge und Steuersätze nicht per Bilderkennung aus einem Rechnungslayout erschlossen werden, sondern liegen bereits als eindeutige Datenfelder vor
  • Eine klassische PDF- oder Papierrechnung ohne strukturierte Daten wird weiterhin per KI-Texterkennung ausgelesen – beide Wege führen zum selben Kontierungsvorschlag

So läuft die Erfassung einer E-Mail-Rechnung ab

  • Die Rechnung geht im Buchhaltungs-Postfach ein oder wird manuell hochgeladen
  • Bei ZUGFeRD/XRechnung werden die strukturierten Daten direkt übernommen, sonst liest die KI Text und Beträge aus
  • Die Rechnung wird einem bestehenden Kreditor zugeordnet oder als neuer Kreditor vorgeschlagen
  • Die KI schlägt Sachkonto, Steuerschlüssel und Fälligkeit vor
  • Sie prüfen den Vorschlag, korrigieren bei Bedarf und bestätigen die Buchung
  • Nach Bestätigung wird die Rechnung GoBD-konform festgeschrieben und bleibt mit dem Original verknüpft

Typische Fehler bei E-Mail-Rechnungen

  • Rechnungen werden an ein privates Postfach statt an das dafür eingerichtete Buchhaltungs-Postfach gesendet und dadurch übersehen
  • Ein ZUGFeRD-Anhang wird nur als Bild betrachtet, statt die eingebetteten strukturierten Daten auszulesen
  • Neue Kreditoren werden angelegt, obwohl derselbe Lieferant unter leicht abweichendem Namen bereits existiert
  • Rechnungen mit unklarer Zuordnung werden ungeprüft dem erstbesten Vorschlag zugeordnet, statt Aussteller und Betrag kurz zu verifizieren

Häufige Fragen

Wie kommen Eingangsrechnungen in die Buchhaltung?

Entweder per Weiterleitung oder direktem Versand an ein eingerichtetes E-Mail-Postfach für Rechnungen, oder per manuellem Upload der Rechnungsdatei. Beide Wege münden im selben Prüf- und Kontierungsprozess.

Was ist der Vorteil von ZUGFeRD oder XRechnung gegenüber einer normalen PDF-Rechnung?

Beide Formate enthalten die Rechnungsdaten bereits strukturiert und maschinenlesbar. Statt Beträge und Steuersätze per Texterkennung aus dem Layout zu erschließen, werden sie direkt aus den eingebetteten Datenfeldern übernommen.

Wie wird eine Rechnung dem richtigen Lieferanten zugeordnet?

Anhand von Name, Anschrift und Steuernummer des Ausstellers gleicht die KI die Rechnung mit bestehenden Kreditoren-Stammdaten ab und schlägt bei einem neuen Aussteller die Anlage eines neuen Kreditors vor.

Wird jede E-Mail-Rechnung automatisch gebucht?

Nein, die KI liefert einen Kontierungsvorschlag inklusive Konto, Steuerschlüssel und Kreditorenzuordnung. Gebucht wird erst, nachdem Sie den Vorschlag geprüft und bestätigt haben.

Kann ich auch Rechnungen aus einem Lieferantenportal hochladen?

Ja, heruntergeladene Rechnungsdateien lassen sich unabhängig vom Herkunftsweg per Upload erfassen und durchlaufen denselben Erkennungs- und Kontierungsprozess wie E-Mail-Rechnungen.

Was passiert mit dem Rechnungsoriginal nach der Buchung?

Die Rechnung bleibt dauerhaft mit der Buchung verknüpft und wird GoBD-konform revisionssicher abgelegt, unabhängig davon, ob sie per E-Mail oder Upload eingegangen ist.