Buchhaltung · Controlling-Kennzahlen
Controlling-Kennzahlen: betriebswirtschaftliche Auswertung aus der laufenden Buchhaltung
Rohertrag, Kostenquoten und BWA-Kernkennzahlen entstehen automatisch aus derselben Summen- und Saldenliste, die auch GuV und Bilanz zugrunde liegt. Kostenstellen ermöglichen eine getrennte Auswertung nach Auftrag, Standort oder Abteilung, der Zeitvergleich mit Vormonat und Vorjahr macht Entwicklungen sichtbar. So entsteht Controlling ohne zusätzliche Datenerfassung neben der laufenden Buchhaltung.
Die wichtigsten Kennzahlen aus der Buchhaltung
Rohertrag, Kostenquoten und BWA-Kennzahlen im Zeitvergleich
Rohertrag als zentrale Kennzahl
Der Rohertrag ergibt sich aus den Umsatzerlösen abzüglich des Material- oder Wareneinsatzes und zeigt, wie viel von jedem eingenommenen Euro nach Abzug der unmittelbaren Kosten für Deckungsbeitrag und Gewinn übrig bleibt. Er wird automatisch aus den laufend kontierten Erlös- und Wareneinsatzkonten berechnet und lässt sich sowohl als absoluter Betrag als auch als Quote zum Umsatz auswerten, monatlich oder über einen frei wählbaren Zeitraum.
Kostenquoten je Kostenart
Personalkostenquote, Materialkostenquote oder die Quote der Raumkosten am Umsatz zeigen, wie sich die Kostenstruktur eines Betriebs im Zeitverlauf entwickelt. Die Software berechnet diese Quoten automatisch aus den entsprechenden Aufwandskonten im Verhältnis zum Umsatz und macht so sichtbar, wenn eine Kostenart überproportional zum Umsatz wächst.
BWA-Kennzahlen im Zeitvergleich
Kernkennzahlen der betriebswirtschaftlichen Auswertung wie Betriebsergebnis, vorläufiges Ergebnis vor Steuern und Umsatzrentabilität lassen sich monatlich mit dem Vorjahr oder dem Vormonat vergleichen. So wird sichtbar, ob sich die Ertragslage saisonal erwartungsgemäß entwickelt oder ob eine Abweichung näher geprüft werden sollte.
Was die Software für Ihr Controlling übernimmt
- Automatische Berechnung von Rohertrag, Kostenquoten und BWA-Kennzahlen aus der laufenden Buchhaltung
- Kostenstellen für Aufträge, Standorte oder Abteilungen zur getrennten Auswertung
- Zeitvergleich mit Vormonat und Vorjahr je Kennzahl
- Filterbare Auswertung nach Kostenstelle, Zeitraum oder Kontenklasse
- Kennzahlen unmittelbar aus derselben Summen- und Saldenliste wie GuV und Bilanz
- Keine doppelte Datenpflege für interne Auswertung und externe Berichterstattung
Einordnung: internes Steuerungsinstrument statt Pflichtbericht
Anders als Bilanz und GuV sind Controlling-Kennzahlen und die BWA gesetzlich nicht vorgeschrieben; sie sind ein internes Steuerungsinstrument, das sich in der Praxis kleiner und mittlerer Unternehmen dennoch als Standard etabliert hat, unter anderem weil Kreditinstitute eine aktuelle BWA regelmäßig als Nachweis der wirtschaftlichen Lage verlangen.
Die Aussagekraft von Kostenquoten und Kostenstellenauswertungen hängt unmittelbar von einer sauberen laufenden Kontierung ab: Werden Aufwendungen konsequent den richtigen Kostenarten und, sofern genutzt, den richtigen Kostenstellen zugeordnet, liefert die Auswertung ein belastbares Bild; bei ungenauer Kontierung verzerren sich auch die daraus abgeleiteten Kennzahlen entsprechend.
Kostenstellen sind ein rein internes Gliederungsmerkmal ohne eigene handelsrechtliche Vorgabe; sie lassen sich frei nach Aufträgen, Standorten, Abteilungen oder Projekten einrichten und ergänzen die gesetzlich vorgeschriebene Kontengliederung, ohne sie zu ersetzen.
Sonderfälle bei Controlling-Kennzahlen
Rohertrag bei Dienstleistern
Bei reinen Dienstleistungsunternehmen ohne nennenswerten Wareneinsatz fällt der Rohertrag rechnerisch nahe an den Umsatzerlösen aus, da kaum Materialaufwand gegenzurechnen ist. Aussagekräftiger ist hier meist die Personalkostenquote, da Personal typischerweise den größten Kostenblock darstellt.
Gemeinkosten auf Kostenstellen verteilen
Kosten, die sich nicht eindeutig einem einzelnen Auftrag oder einer Abteilung zuordnen lassen, etwa allgemeine Verwaltungskosten, werden entweder auf einer eigenen Sammelkostenstelle geführt oder nach einem festgelegten Schlüssel verteilt. Eine konsequente, dokumentierte Vorgehensweise ist wichtiger als die genaue Verteilungsmethode selbst, damit der Zeitvergleich über mehrere Perioden konsistent bleibt.
Einmaleffekte im Zeitvergleich
Außergewöhnliche Einzelereignisse, etwa der Verkauf einer Maschine oder eine einmalige Versicherungsentschädigung, verzerren einen einfachen Monats- oder Jahresvergleich der Kennzahlen. Solche Positionen lassen sich gesondert kennzeichnen, damit der Vergleich mit Vormonat oder Vorjahr aussagekräftig bleibt, statt durch Einmaleffekte in die Irre zu führen.
So entstehen belastbare Kennzahlen Schritt für Schritt
- Laufende Buchhaltung mit konsequenter Kontenzuordnung führen
- Bei Bedarf Kostenstellen für Aufträge, Standorte oder Abteilungen anlegen
- Buchungen werden bei der Kontierung optional der passenden Kostenstelle zugeordnet
- Die Software berechnet Rohertrag, Kostenquoten und BWA-Kennzahlen automatisch
- Kennzahlen mit Vormonat oder Vorjahr vergleichen
- Auffällige Abweichungen anhand der zugrunde liegenden Konten und Kostenstellen prüfen
Häufige Fehler bei Controlling-Kennzahlen
- Buchungen werden ohne Kostenstellenzuordnung erfasst, obwohl eine Auswertung je Auftrag gewünscht ist
- Gemeinkosten werden inkonsistent auf wechselnde Kostenstellen verteilt, wodurch der Zeitvergleich unbrauchbar wird
- Einmaleffekte werden nicht gekennzeichnet und verzerren den Kennzahlenvergleich
- Kostenquoten werden ohne Blick auf die zugrunde liegenden Konten interpretiert
- Die BWA wird nur einmal jährlich statt laufend zur Steuerung genutzt
Häufige Fragen
Was ist der Rohertrag und wie wird er berechnet?
Der Rohertrag ergibt sich aus den Umsatzerlösen abzüglich des Material- oder Wareneinsatzes und wird automatisch aus den entsprechenden Konten der Buchhaltung berechnet, als absoluter Betrag oder als Quote zum Umsatz.
Sind Controlling-Kennzahlen gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, anders als Bilanz und GuV sind sie ein internes Steuerungsinstrument, das sich in der Praxis dennoch als Standard etabliert hat, unter anderem für Nachweise gegenüber Kreditinstituten.
Wie funktionieren Kostenstellen in der Buchhaltung?
Kostenstellen sind ein internes Gliederungsmerkmal, das frei nach Aufträgen, Standorten oder Abteilungen eingerichtet wird und Buchungen bei der Kontierung zusätzlich zuordnet, ohne die gesetzliche Kontengliederung zu ersetzen.
Kann ich Kennzahlen mit dem Vorjahr vergleichen?
Ja, jede Kennzahl lässt sich im Zeitvergleich mit Vormonat oder Vorjahr auswerten, um saisonale Entwicklungen und Abweichungen sichtbar zu machen.
Wie wirken sich Einmaleffekte auf den Kennzahlenvergleich aus?
Außergewöhnliche Einzelereignisse verzerren einen einfachen Zeitvergleich; sie lassen sich gesondert kennzeichnen, damit der Vergleich mit Vormonat oder Vorjahr aussagekräftig bleibt.
Woher stammen die Daten für die Controlling-Kennzahlen?
Alle Kennzahlen werden unmittelbar aus derselben Summen- und Saldenliste berechnet, die auch GuV und Bilanz zugrunde liegt – ohne zusätzliche, separate Datenerfassung.