Buchhaltung · GuV erstellen
GuV erstellen: die Gewinn- und Verlustrechnung nach § 275 HGB aus der laufenden Buchhaltung
Die Gewinn- und Verlustrechnung entsteht nicht separat, sondern unmittelbar aus derselben Summen- und Saldenliste, die auch der laufenden Buchhaltung zugrunde liegt. Je nach gewähltem Verfahren gliedert sich die GuV nach Gesamtkosten- oder Umsatzkostenverfahren gemäß § 275 HGB. Zwischensummen bis zum Jahresüberschuss lassen sich bis auf die einzelnen Konten zurückverfolgen.
Die zwei Gliederungsverfahren der GuV
Gesamtkostenverfahren, Umsatzkostenverfahren und die Ergebnisermittlung
Gesamtkostenverfahren (GKV)
Das Gesamtkostenverfahren nach § 275 Abs. 2 HGB stellt den Gesamtaufwendungen einer Periode die Gesamterträge gegenüber, unabhängig davon, ob die produzierten Leistungen bereits verkauft wurden. Bestandsveränderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen werden dafür als eigener Posten ausgewiesen, ebenso wie andere aktivierte Eigenleistungen. Das GKV ist das in der Praxis kleinerer und mittlerer Unternehmen verbreitetere Verfahren, weil es unmittelbar an die nach Aufwandsarten gegliederte Finanzbuchhaltung anknüpft.
Umsatzkostenverfahren (UKV)
Das Umsatzkostenverfahren nach § 275 Abs. 3 HGB stellt den Umsatzerlösen unmittelbar die Herstellungskosten der zur Erzielung der Erlöse erbrachten Leistungen gegenüber und gliedert die übrigen Aufwendungen nach Funktionsbereichen wie Vertrieb und Verwaltung. Bestandsveränderungen erscheinen dabei nicht als eigener Posten, da nur tatsächlich abgesetzte Leistungen in die Rechnung eingehen. Für welches Verfahren sich ein Unternehmen entscheidet, legt es in den Kontenrahmen-Einstellungen fest; ein einmal gewähltes Verfahren ist wegen des Stetigkeitsgebots nicht beliebig wechselbar.
Ergebnisermittlung Schritt für Schritt
Ausgehend von den Umsatzerlösen führt die GuV über mehrere Zwischensummen zum Jahresergebnis: das Betriebsergebnis aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit, das Finanzergebnis aus Zins- und Beteiligungserträgen sowie -aufwendungen und schließlich, nach Abzug der Steuern vom Einkommen und Ertrag sowie sonstiger Steuern, der Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag. Jede Zwischensumme lässt sich in der Software bis auf die zugrunde liegenden Konten der Summen- und Saldenliste zurückverfolgen.
Was die Software bei der GuV-Erstellung übernimmt
- Automatische Ableitung der GuV aus der laufenden Summen- und Saldenliste
- Wahlweise Gliederung nach Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren
- Zwischensummen wie Rohergebnis, Betriebsergebnis und Finanzergebnis auf einen Blick
- Vorjahresvergleich je Position zur Einordnung der Entwicklung
- Unterjährige Zwischenstände zur laufenden Ergebniskontrolle, nicht nur zum Jahresende
- Direkte Grundlage für den handelsrechtlichen Jahresabschluss
Rechtliche Grundlagen der GuV-Gliederung
§ 275 HGB schreibt die Mindestgliederung der Gewinn- und Verlustrechnung vor und unterscheidet zwischen dem Gesamtkostenverfahren (Abs. 2) und dem Umsatzkostenverfahren (Abs. 3). Kleine und mittlere Kapitalgesellschaften dürfen nach § 276 HGB bestimmte Posten zu einem Rohergebnis zusammenfassen; diese Erleichterung gilt jedoch ausschließlich für den Einzelabschluss.
Nach dem Grundsatz der Bilanzidentität und Stetigkeit gemäß § 265 Abs. 1 HGB ist die einmal gewählte Gliederungsform in der Regel beizubehalten; ein Wechsel zwischen GKV und UKV bedarf einer besonderen Begründung und ist im Anhang anzugeben.
Die GuV entsteht unmittelbar aus derselben Summen- und Saldenliste, die auch dem DATEV-Export und der Bilanz zugrunde liegt. Damit müssen Zahlen nicht für unterschiedliche Auswertungen mehrfach erfasst werden – ein durchgängig geführtes Konto fließt automatisch in die richtige GuV-Position ein.
Sonderfälle bei der GuV-Erstellung
Außerordentliche Erträge und Aufwendungen
Ereignisse außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit, deren gesonderter Ausweis für die Beurteilung der Ertragslage von Bedeutung ist, werden nach § 285 Nr. 31 HGB im Anhang erläutert, auch wenn die GuV-Gliederung selbst seit dem BilRUG keinen eigenen Posten für außerordentliche Posten mehr vorsieht. Solche Sachverhalte lassen sich daher in der Software gesondert kennzeichnen, damit die Erläuterung nicht verloren geht.
Steuern vom Einkommen und Ertrag
Die Position für Steuern vom Einkommen und Ertrag umfasst insbesondere Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer bei Kapitalgesellschaften. Sie wird getrennt von den sonstigen Steuern ausgewiesen und mindert das Ergebnis vor Steuern zum Jahresüberschuss beziehungsweise Jahresfehlbetrag.
Wechsel zwischen GKV und UKV
Ein Wechsel des Gliederungsverfahrens ist selten und bedarf besonderer Begründung, etwa bei einem grundlegenden Wandel des Geschäftsmodells. Erfolgt ein Wechsel dennoch, wird er im Anhang erläutert, damit der Vorjahresvergleich für die Adressaten des Abschlusses nachvollziehbar bleibt.
So entsteht die GuV Schritt für Schritt
- Laufende Buchhaltung führen, bis alle Buchungen des Zeitraums festgeschrieben sind
- Gliederungsverfahren (GKV oder UKV) in den Einstellungen wählen oder übernehmen
- Die Software ordnet jedes Konto der Summen- und Saldenliste der passenden GuV-Position zu
- Zwischensummen wie Rohergebnis oder Betriebsergebnis werden automatisch berechnet
- Vorjahreswerte werden zum Vergleich angezeigt
- Die GuV fließt als Bestandteil in den Jahresabschluss ein
Häufige Fehler bei der GuV-Erstellung
- Bestandsveränderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen werden beim GKV vergessen
- Das Gliederungsverfahren wird unterjährig ohne Begründung gewechselt
- Steuern vom Einkommen und Ertrag werden mit sonstigen Steuern vermischt
- Außerordentliche Sachverhalte werden nicht gesondert gekennzeichnet, obwohl sie im Anhang erläutert werden müssten
- Die GuV wird erstellt, bevor alle Buchungen des Zeitraums festgeschrieben sind
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Gesamtkosten- und Umsatzkostenverfahren?
Das GKV stellt Gesamtaufwand und -ertrag inklusive Bestandsveränderungen gegenüber, das UKV stellt Umsatzerlösen unmittelbar die Herstellungskosten der abgesetzten Leistungen gegenüber und gliedert die übrigen Kosten nach Funktionsbereichen.
Welches Verfahren nutzt meine Buchhaltung?
Das Verfahren wird in den Einstellungen der Buchhaltung festgelegt und gilt dann durchgehend für die GuV-Erstellung, im Einklang mit dem Stetigkeitsgebot nach § 265 HGB.
Kann ich die GuV auch unterjährig abrufen?
Ja, die GuV lässt sich für jeden gewünschten Zeitraum aus der laufenden Summen- und Saldenliste ableiten, nicht nur zum Jahresende.
Was ist das Rohergebnis nach § 276 HGB?
Kleine und mittlere Kapitalgesellschaften dürfen bestimmte GuV-Posten im Einzelabschluss zu einem Rohergebnis zusammenfassen. Die Erleichterung gilt für den Einzelabschluss, nicht für einen Konzernabschluss.
Wie wird aus der GuV der Jahresabschluss?
Die GuV ist neben Bilanz und gegebenenfalls Anhang und Lagebericht ein Pflichtbestandteil des handelsrechtlichen Jahresabschlusses und wird aus derselben Summen- und Saldenliste abgeleitet.
Kann ich zwischen GKV und UKV wechseln?
Ein Wechsel ist möglich, bedarf aber einer besonderen Begründung und wird im Anhang erläutert, damit der Vorjahresvergleich nachvollziehbar bleibt.