Buchhaltung · Summen- und Saldenliste
Summen- und Saldenliste: der zentrale Kontrollbericht der Finanzbuchhaltung
Die Summen- und Saldenliste (SuSa) listet jedes bebuchte Konto mit Soll-Summe, Haben-Summe und Saldo auf und ist damit der technische Kern jeder Finanzbuchhaltung. Aus ihr entstehen sowohl die laufende Kontrolle der Buchführung als auch GuV, Bilanz und der DATEV-Export für den Steuerberater. Wer die SuSa laufend prüft, erkennt Fehlkontierungen früh statt erst beim Jahresabschluss.
Was die SuSa zeigt und wofür sie dient
Aufbau, Kontrolle und Übergabe an die Kanzlei
Aufbau einer Summen- und Saldenliste
Die Summen- und Saldenliste listet jedes im gewählten Zeitraum bebuchte Konto einzeln auf, mit Kontonummer, Kontobezeichnung, der Summe aller Soll-Buchungen, der Summe aller Haben-Buchungen und dem daraus resultierenden Saldo. Anders als die Bilanz oder die GuV zeigt sie noch keine handelsrechtliche Gliederung, sondern die reine buchhalterische Kontensicht – Grundlage für jede weitere Auswertung. Aus ihr lassen sich Bilanz und GuV ableiten, sobald die Konten den entsprechenden Positionen zugeordnet werden.
Kontrolle: Soll gleich Haben
Da jede Buchung nach dem Prinzip der doppelten Buchführung ein Konto im Soll und ein Konto im Haben bewegt, muss die Summe aller Soll-Buchungen über sämtliche Konten hinweg stets der Summe aller Haben-Buchungen entsprechen. Diese formale Kontrolle ist der erste Schritt jeder Prüfung: Stimmen Soll und Haben nicht überein, liegt ein technischer Fehler in der Erfassung vor, der vor jeder inhaltlichen Auswertung behoben werden muss. Die Software zeigt diese Kontrollsumme durchgehend an.
Übergabe an Steuerberater und Jahresabschluss
Die Summen- und Saldenliste ist die Schnittstelle zwischen laufender Buchhaltung und Steuerkanzlei: Sie lässt sich als DATEV-Export bereitstellen und bildet zugleich die unmittelbare Datengrundlage für Bilanz, GuV und den handelsrechtlichen Jahresabschluss. Wer die SuSa laufend führt und kontrolliert, spart sich am Jahresende die nachträgliche Bereinigung von Kontensalden vor der Erstellung des Abschlusses.
Was die SuSa in der Software leistet
- Abrufbar für jeden beliebigen Zeitraum, nicht nur zum Jahresende
- Filterbar nach Kontenklasse, etwa nur Erfolgskonten oder nur Bestandskonten
- Automatische Kontrolle, dass Summe Soll und Summe Haben je Zeitraum übereinstimmen
- DATEV-Export der SuSa für die Steuerkanzlei
- Direkte Grundlage für GuV und Bilanz desselben Zeitraums
- Vorjahresvergleich je Konto zur schnellen Plausibilitätsprüfung
Rechtliche Bedeutung der Summen- und Saldenliste
§ 238 HGB verpflichtet zur Führung von Büchern, aus denen sich die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage des Unternehmens für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehen lassen. Die Summen- und Saldenliste ist der technische Bericht, der diese Nachvollziehbarkeit auf Kontenebene sichtbar macht, indem sie jedes Konto mit seinen Bewegungen und seinem Saldo ausweist.
In der Praxis wird die SuSa häufig auch als Probebilanz bezeichnet, weil sie schon vor dem eigentlichen Jahresabschluss zeigt, ob die Konten in sich stimmig sind und die doppelte Buchführung formal korrekt geführt wurde. Erst wenn Soll und Haben je Konto und in Summe nachvollziehbar sind, lässt sich aus der SuSa sinnvoll ein Jahresabschluss ableiten.
Für die laufende Kontrolle empfiehlt sich ein regelmäßiger Blick auf die SuSa, nicht erst zum Jahresende: Auffällige Salden – etwa ein Kreditorenkonto mit Soll-Saldo oder ein Erlöskonto mit unerwartet hohem Saldo – lassen sich so frühzeitig erkennen und klären, statt sie erst bei der Abschlusserstellung zu entdecken.
Sonderfälle beim Lesen der SuSa
Abweichende Salden durch offene Buchungen
Solange Belege noch nicht vollständig erfasst oder bestätigt sind, kann die SuSa unvollständige Salden zeigen, etwa auf einem Kreditorenkonto, das noch nicht alle Eingangsrechnungen des Zeitraums enthält. Ein Blick auf offene, noch nicht kontierte Belege hilft, solche Lücken vor einer Auswertung zu schließen.
Rückstellungen zum Stichtag
Zum Bilanzstichtag werden häufig zusätzliche Buchungen für Rückstellungen oder Abgrenzungen erfasst, die die SuSa des laufenden Jahres gegenüber unterjährigen Ständen verändern. Diese Buchungen erscheinen erst nach ihrer Erfassung in der SuSa, weshalb ein Zwischenstand vor dem Abschluss von der endgültigen SuSa zum Stichtag abweichen kann.
Umbuchungen vor Abschluss
Werden Beträge kurz vor der Abschlusserstellung noch zwischen Konten umgebucht, etwa um eine Fehlkontierung zu korrigieren, verändert sich der Saldo der betroffenen Konten in der SuSa entsprechend. Solche Umbuchungen sollten dokumentiert und nachvollziehbar bleiben, damit die Historie der Kontenentwicklung erhalten bleibt.
So entsteht die SuSa Schritt für Schritt
- Zeitraum für die Auswertung wählen, etwa Monat, Quartal oder Geschäftsjahr
- Alle Buchungen des Zeitraums müssen kontiert und festgeschrieben sein
- Die Software erstellt die SuSa automatisch aus den festgeschriebenen Buchungen
- Kontrolle, dass Summe Soll und Summe Haben übereinstimmen
- Auffällige Salden einzelner Konten prüfen und bei Bedarf klären
- SuSa als DATEV-Export an die Steuerkanzlei übergeben oder als Grundlage für GuV und Bilanz nutzen
Häufige Fehler beim Umgang mit der SuSa
- Die SuSa wird erst zum Jahresende erstmals angesehen, statt sie laufend zur Kontrolle zu nutzen
- Auffällige Salden, etwa ein Soll-Saldo auf einem Kreditorenkonto, werden nicht hinterfragt
- Buchungen werden nicht vollständig festgeschrieben, bevor eine Auswertung gezogen wird
- Umbuchungen kurz vor dem Abschluss werden nicht dokumentiert
- Die SuSa wird mit der Bilanz verwechselt, obwohl ihr die handelsrechtliche Gliederung noch fehlt
Häufige Fragen
Was genau zeigt eine Summen- und Saldenliste?
Jedes bebuchte Konto einzeln mit Kontonummer, Bezeichnung, Summe der Soll-Buchungen, Summe der Haben-Buchungen und dem daraus resultierenden Saldo für den gewählten Zeitraum.
Warum müssen Soll und Haben in der SuSa übereinstimmen?
Weil jede Buchung der doppelten Buchführung ein Konto im Soll und eines im Haben bewegt. Weichen die Summen ab, liegt ein technischer Fehler in der Erfassung vor, der zuerst behoben werden muss.
Ist die SuSa dasselbe wie eine Bilanz?
Nein, die SuSa zeigt die reine Kontensicht ohne handelsrechtliche Gliederung. Erst durch Zuordnung der Konten zu Bilanz- und GuV-Positionen entstehen daraus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
Kann ich die SuSa für einen beliebigen Zeitraum abrufen?
Ja, die SuSa lässt sich für Monat, Quartal oder das gesamte Geschäftsjahr erstellen, nicht nur zum Jahresende.
Wie übergebe ich die SuSa an meinen Steuerberater?
Über den DATEV-Export, der die SuSa im für die Kanzlei gewohnten Format bereitstellt, ohne dass im Betrieb selbst eine DATEV-Lizenz nötig ist.
Was mache ich, wenn mir ein Kontosaldo in der SuSa auffällig erscheint?
Prüfen Sie die zugrunde liegenden Buchungen des Kontos auf Fehlkontierungen oder noch nicht erfasste Belege, bevor Sie die SuSa für eine Auswertung oder den Export nutzen.