Buchhaltung · Durchlaufende Posten

Durchlaufende Posten richtig buchen und abgrenzen

Nicht jede weitergereichte Auslage ist ein durchlaufender Posten – und nicht jeder durchlaufende Posten wird als solcher erkannt. § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG verlangt, dass Beträge im fremden Namen und für fremde Rechnung vereinnahmt und verausgabt werden. Wer diese Abgrenzung sauber trifft, vermeidet unnötige Umsatzsteuer auf reine Weiterleitungen.

Was durchlaufende Posten sind

Nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG gehören durchlaufende Posten nicht zum umsatzsteuerlichen Entgelt. Durchlaufende Posten sind Beträge, die ein Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt – er handelt dabei nicht in eigenem, sondern in fremdem Namen und ohne eigenes wirtschaftliches Interesse an dem Betrag selbst.

Weil der durchlaufende Posten nicht Teil des eigenen Entgelts ist, entsteht darauf keine Umsatzsteuer. Er wird lediglich technisch verauslagt und später vom Auftraggeber erstattet, ohne dass sich am Gesamtumsatz des Unternehmers etwas ändert.

Abgrenzung zu eigenen Aufwendungen mit Weiterberechnung

Eigener Aufwand mit Weiterberechnung

Bezahlt ein Unternehmer eine Rechnung, die auf seinen eigenen Namen ausgestellt ist, und berechnet er den Betrag später an seinen Kunden weiter, handelt es sich nicht um einen durchlaufenden Posten. Der Unternehmer ist selbst Schuldner der Ausgabe und der Betrag zählt zu seinem eigenen umsatzsteuerpflichtigen Entgelt, auch wenn er ihn eins zu eins weiterreicht.

Echter durchlaufender Posten

Zahlt ein Rechtsanwalt Gerichtskosten, die im Namen und für Rechnung seines Mandanten entstehen, handelt er nicht im eigenen, sondern im fremden Namen. Der verauslagte Betrag bleibt außerhalb seines Entgelts und wird ohne Umsatzsteuer an den Mandanten weiterverrechnet.

Das entscheidende Abgrenzungskriterium

Maßgeblich ist, in wessen Namen der Betrag verauslagt wurde – nicht, ob er später weiterberechnet wird. Nur wer erkennbar im fremden Namen und für fremde Rechnung handelt, verbucht einen echten durchlaufenden Posten ohne eigene Umsatzsteuer.

Typische Beispiele

  • Gerichts- und Notargebühren, die im Namen des Mandanten entrichtet und diesem in Rechnung gestellt werden.
  • Zulassungsgebühren, die eine Kfz-Werkstatt im Namen des Kunden bei der Zulassungsstelle entrichtet.
  • Fremdgeld auf Treuhandkonten, das im Namen eines Dritten verwaltet wird.
  • Reisekosten, die ausdrücklich im Namen und für Rechnung des Auftraggebers gebucht werden, nicht im eigenen Namen.
  • Grundbuch- oder Handelsregistergebühren, die im Namen des Mandanten verauslagt werden.
  • Behördengebühren, die ein Dienstleister im Auftrag und im Namen seines Kunden entrichtet.

Korrekte Buchung durchlaufender Posten

  • Ein durchlaufender Posten wird über ein eigenes, erfolgsneutrales Konto gebucht, nicht über ein Aufwands- oder Ertragskonto.
  • Auf den durchlaufenden Posten wird keine Umsatzsteuer berechnet.
  • Er erscheint weder als eigener Aufwand noch als eigener Ertrag in der Gewinn- und Verlustrechnung.
  • Ein- und Auszahlung gleichen sich betragsgleich aus, sobald der Betrag an den Dritten weitergeleitet oder von ihm erstattet wird.
  • Belege, aus denen sich das Handeln im fremden Namen ergibt, sollten für die Betriebsprüfung nachvollziehbar aufbewahrt werden.

So erkennt die KI durchlaufende Posten

Beim Erfassen eines Belegs achtet die KI auf Hinweise, ob eine Zahlung erkennbar im Namen eines Dritten erfolgt ist – etwa weil die Rechnung bereits auf den Namen des Auftraggebers oder Mandanten lautet – und schlägt in diesem Fall die Buchung über ein durchlaufendes Postenkonto ohne Umsatzsteuer vor.

Ist die Namenszuordnung unklar, weist die KI auf die Unsicherheit hin, statt automatisch von einem durchlaufenden Posten auszugehen. Die endgültige Einordnung prüfen und bestätigen Sie, bevor die Buchung GoBD-konform festgeschrieben wird.

Häufige Fehler bei durchlaufenden Posten

  • Eigene Auslagen mit späterer Weiterberechnung werden fälschlich als durchlaufender Posten ohne Umsatzsteuer behandelt.
  • Der Nachweis, dass im fremden Namen gehandelt wurde, fehlt und lässt sich bei einer Prüfung nicht belegen.
  • Auf einen echten durchlaufenden Posten wird versehentlich Umsatzsteuer berechnet und abgeführt.
  • Durchlaufende Posten werden über ein Aufwands- oder Ertragskonto statt über ein neutrales Verrechnungskonto gebucht.

Häufige Fragen

Was unterscheidet einen durchlaufenden Posten von einer weiterberechneten Auslage?

Entscheidend ist, in wessen Namen die Ausgabe entstanden ist. Nur wer im fremden Namen und für fremde Rechnung handelt, verbucht einen echten durchlaufenden Posten ohne eigene Umsatzsteuer.

Fällt auf durchlaufende Posten Umsatzsteuer an?

Nein, durchlaufende Posten gehören nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht zum Entgelt und bleiben deshalb umsatzsteuerfrei.

Sind Reisekosten immer durchlaufende Posten?

Nur, wenn sie ausdrücklich im Namen und für Rechnung des Auftraggebers gebucht wurden. Werden sie im eigenen Namen verauslagt und weiterberechnet, zählen sie zum eigenen Entgelt.

Wie werden durchlaufende Posten gebucht?

Über ein eigenes, erfolgsneutrales Verrechnungskonto, ohne Umsatzsteuer und ohne Auswirkung auf Aufwand oder Ertrag.

Was passiert, wenn die Namenszuordnung unklar ist?

Die KI weist in diesem Fall auf die Unsicherheit hin, statt automatisch von einem durchlaufenden Posten auszugehen. Sie entscheiden und bestätigen die Buchung.

Welche Belege sollte ich für durchlaufende Posten aufbewahren?

Belege, aus denen sich eindeutig ergibt, dass im fremden Namen und für fremde Rechnung gehandelt wurde, etwa eine auf den Auftraggeber lautende Rechnung.