Buchhaltung · Debitoren & Kreditoren

Debitoren und Kreditoren: Personenkonten und offene Posten sauber führen

Debitoren- und Kreditorenkonten machen sichtbar, wer einem Betrieb noch etwas schuldet und wem der Betrieb noch etwas schuldet. Über die OPOS-Verwaltung gleicht die Software Zahlungseingänge und -ausgänge automatisch gegen offene Rechnungen ab, sodass der Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten jederzeit aktuell bleibt.

Was Debitoren- und Kreditorenkonten sind

Debitorenkonten sind Personenkonten je Kunde und bilden Unterkonten des Sammelpostens Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Kreditorenkonten sind entsprechend Personenkonten je Lieferant und bilden Unterkonten des Sammelpostens Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.

In beiden gängigen Kontenrahmen liegen Personenkonten in einem eigens reservierten Nummernkreis, üblicherweise mit Debitoren im unteren und Kreditoren im oberen Teilbereich dieses Kreises. So bleiben Sach- und Personenkonten strikt getrennt, auch wenn beide in derselben Summen- und Saldenliste zusammengefasst ausgewiesen werden.

OPOS: offene Posten im Griff

Automatischer Bankabgleich

Beim Bankimport gleicht die Software Zahlungseingänge und -ausgänge automatisch gegen offene Rechnungen des jeweiligen Debitoren- oder Kreditorenkontos ab. Passen Betrag, Verwendungszweck und Zahlungspartner zusammen, wird die Zuordnung vorgeschlagen und von Ihnen bestätigt, wodurch ein Posten als beglichen gilt.

Fälligkeitsverwaltung

Offene Posten werden mit ihrem Fälligkeitsdatum geführt, sodass jederzeit ersichtlich ist, welche Forderungen oder Verbindlichkeiten noch aussteht. Das ist die Grundlage für einen Überblick über Zahlungsfristen, ersetzt aber keinen vollautomatischen mehrstufigen Mahnlauf, sondern liefert die Basisdaten dafür.

Skonto-Erkennung

Wird eine Rechnung unter Abzug von Skonto beglichen, erkennt der Abgleich die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Zahlbetrag und ordnet sie dem passenden Skontoertrags- oder -aufwandskonto zu, statt den offenen Posten fälschlich als teilweise unbeglichen stehen zu lassen.

Ausgangsrechnungen und Zahlungsabgleich

  • Eine gestellte Ausgangsrechnung erzeugt einen offenen Posten auf dem Debitorenkonto des Kunden.
  • Geht die Zahlung auf dem Bankkonto ein, ordnet der Abgleich sie automatisch der passenden Rechnung zu.
  • Teilzahlungen bleiben als Restforderung auf dem Debitorenkonto sichtbar, bis der volle Betrag beglichen ist.
  • Zahlungen ohne eindeutigen Verwendungszweck werden zur manuellen Zuordnung markiert, statt automatisch verbucht zu werden.
  • Nach vollständiger Zahlung schließt sich der offene Posten und das Debitorenkonto zeigt den aktuellen Forderungsstand.
  • Die BWA greift auf denselben Datenstand zu, sodass Umsatz und offene Forderungen konsistent bleiben.

Eingangsrechnungen und Kreditorenbuchhaltung

  • Eine erfasste Eingangsrechnung erzeugt einen offenen Posten auf dem Kreditorenkonto des Lieferanten.
  • Die KI schlägt beim Erfassen Konto und Steuerschlüssel für Vorsteuer und Aufwand vor, Sie prüfen und bestätigen.
  • Bei Zahlung über das Bankkonto wird der offene Posten automatisch dem passenden Kreditorenkonto zugeordnet.
  • Fälligkeitsdaten helfen, Skontofristen zu nutzen, bevor sie verstreichen.
  • Nach Zahlung zeigt das Kreditorenkonto den aktuellen Stand der Verbindlichkeiten gegenüber diesem Lieferanten.

So arbeitet die KI bei Debitoren und Kreditoren

Beim Erfassen einer Rechnung ordnet die KI den Geschäftsvorfall zunächst dem passenden Personenkonto zu und schlägt zugleich das Sachkonto sowie den Steuerschlüssel für die Gegenbuchung vor. Diese Zuordnung wird von Ihnen geprüft und bestätigt, bevor sie GoBD-konform festgeschrieben wird.

Beim Bankimport gleicht die KI eingehende und ausgehende Zahlungen mit den offenen Posten der Debitoren- und Kreditorenkonten ab. So entsteht ein laufend aktueller Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten, ohne dass jede Zahlung manuell einer Rechnung zugeordnet werden muss.

Häufige Fehler bei Personenkonten

  • Zahlungen werden ohne Bezug zur ursprünglichen Rechnung direkt auf einem Sachkonto verbucht, wodurch der offene Posten stehen bleibt.
  • Ein Kunde oder Lieferant erhält kein eigenes Personenkonto, sodass sich einzelne Forderungen später nicht mehr zuordnen lassen.
  • Skontoabzüge werden übersehen, sodass offene Posten scheinbar nicht vollständig beglichen wirken.
  • Die Fälligkeitsverwaltung wird mit einem automatischen mehrstufigen Mahnverfahren verwechselt, das die Software in dieser Form nicht anbietet.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Debitoren und Kreditoren?

Debitoren sind Kunden, die dem Betrieb noch etwas schulden – geführt auf Personenkonten unter den Forderungen. Kreditoren sind Lieferanten, denen der Betrieb noch etwas schuldet – geführt unter den Verbindlichkeiten.

Wie werden Zahlungen offenen Rechnungen zugeordnet?

Beim Bankimport gleicht die Software Zahlungen anhand von Betrag, Verwendungszweck und Zahlungspartner mit offenen Posten ab und schlägt die Zuordnung vor, die Sie bestätigen.

Gibt es einen automatischen Mahnlauf?

Es gibt eine OPOS- und Fälligkeitsverwaltung als Grundlage, die überfällige Posten sichtbar macht. Ein vollautomatischer, mehrstufiger Mahnlauf ist damit nicht gemeint.

Erkennt die Software Skontoabzüge automatisch?

Ja, weicht der Zahlbetrag vom Rechnungsbetrag um einen erkennbaren Skontobetrag ab, wird die Differenz dem passenden Skontokonto zugeordnet und der offene Posten korrekt geschlossen.

Braucht jeder Kunde ein eigenes Debitorenkonto?

In der Praxis ja, damit sich Forderungen und Zahlungshistorie je Kunde eindeutig nachvollziehen lassen, statt sich auf einem Sammelkonto zu vermischen.

Wie unterstützt die KI bei Eingangsrechnungen?

Sie schlägt Kreditorenkonto, Sachkonto und Steuerschlüssel vor, Sie prüfen und bestätigen die Buchung, bevor sie GoBD-konform festgeschrieben wird.