Buchhaltung · Handel & Großhandel
KI-Buchhaltung für Handel & Großhandel
Für bilanzierende Handels- und Großhandelsunternehmen verbindet die Software die Übergabe aus der Warenwirtschaft mit KI-Kontierung und GoBD-fester Festschreibung. Bei hoher Belegzahl und vielen Geschäftspartnern mit Zahlungszielen übernimmt die KI die Vorarbeit, Sie prüfen und bestätigen – als vollwertige doppelte Buchführung nach SKR03 oder SKR04.
Warenwirtschaft trifft Finanzbuchhaltung
Belege aus der Warenwirtschaft übernehmen
Ausgangsrechnungen und Wareneingänge aus Ihrem Warenwirtschaftssystem lassen sich in die laufende Buchhaltung übernehmen, statt sie ein zweites Mal zu erfassen. Die KI ordnet die übernommenen Positionen den passenden Erlös- und Wareneinsatzkonten zu, wodurch Doppelerfassungen zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung konsequent vermieden werden. Sie prüfen die Zuordnung, bevor sie endgültig festgeschrieben wird.
Wareneinsatz nachvollziehbar
Skonti, Rabatte und Bestandsveränderungen fließen in die Wareneinsatzkonten ein, sodass die BWA die tatsächliche Handelsspanne zeigt, statt sie erst am Jahresende aus Einzelbelegen zu errechnen. Das gilt auch bei häufig wechselnden Einkaufspreisen und Konditionen im Großhandel.
Hohe Belegzahl per KI
Bei vielen Ein- und Ausgangsrechnungen je Monat übernimmt die KI-Belegerfassung die Kontierung im Regelfall, während Sie die Vorschläge stichprobenartig prüfen, bevor sie festgeschrieben werden.
Offene Posten bei vielen Geschäftspartnern
- OPOS-Verwaltung für Debitoren mit unterschiedlichen Zahlungszielen
- Bankimport gleicht Zahlungseingänge automatisch gegen offene Kundenforderungen ab
- Mahnstufen und Fälligkeiten bleiben im Überblick, ohne Excel-Listen zu pflegen
- Kreditorenseitig werden Lieferantenrechnungen und Skontofristen erfasst
- Sammelzahlungen einzelner Kunden lassen sich mehreren offenen Rechnungen zuordnen
- Teilzahlungen und Anzahlungen von Großkunden werden dem richtigen Auftrag zugeordnet
Warum Großhändler als GmbH doppelt buchen
Handels- und Großhandelsunternehmen in der Rechtsform der GmbH sind als Kapitalgesellschaft unabhängig von Umsatz und Größe zur doppelten Buchführung nach HGB verpflichtet. Bei hohen Warenumsätzen und entsprechend hoher Belegzahl liegt der eigentliche Aufwand in der laufenden Kontierung – nicht erst im Jahresabschluss.
Aus der laufenden Summen- und Saldenliste entstehen Bilanz, GuV und die für Kapitalgesellschaften verpflichtende E-Bilanz. Eine sauber geführte Wareneinsatzabgrenzung unterjährig erspart am Stichtag die aufwendige Bestandsbewertung von Grund auf.
Gerade im Großhandel mit hohem Rechnungsvolumen zeigt sich der Unterschied zwischen einer laufend automatisiert kontierten Buchhaltung und einer nachträglich zusammengestellten Jahresübersicht: Fehlerhafte oder doppelt erfasste Belege fallen unterjährig auf, statt erst bei der Abschlusserstellung mühsam gesucht werden zu müssen.
Mehrere Lager und Lieferanten
Standorte getrennt auswerten
Werden mehrere Lagerstandorte oder Vertriebsregionen betrieben, lässt sich jeder Bereich als eigene Kostenstelle führen, sodass die BWA das Ergebnis je Standort zeigt, statt nur eine Gesamtsumme über alle Standorte hinweg auszuweisen. Fälligkeiten und offene Posten lassen sich dabei zentral über alle Standorte und Vertriebsregionen hinweg überblicken.
Lieferantenkonditionen im Blick
Unterschiedliche Zahlungsziele und Skontofristen je Lieferant werden in der OPOS-Verwaltung berücksichtigt, sodass Skonti nicht ungenutzt verfallen und Zahlungen rechtzeitig vor Ablauf der jeweiligen Frist angestoßen werden können.
Weitere Funktionen für Handelsunternehmen
- Anlagenbuchhaltung mit AfA für Lager-, Fahrzeug- und Büroausstattung
- Journal und Kontenblätter je Konto einsehbar
- GoBD-Festschreibung mit Storno statt Löschen
- BWA mit Auswertung nach Warengruppen und Vertriebswegen
- SuSa als Basis für Jahresabschluss und E-Bilanz ohne Doppelerfassung
- DATEV-Export für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Typische Stolperstellen im Handel
Belege doppelt erfasst
Werden Rechnungen sowohl in der Warenwirtschaft als auch manuell in der Buchhaltung erfasst, entstehen doppelte Buchungen, die später mühsam bereinigt werden müssen. Die Übernahme aus der Warenwirtschaft in die Buchhaltung vermeidet diese Doppelerfassung von vornherein und erspart eine nachträgliche Bereinigung der Konten.
Skonti nicht wareneinsatzwirksam gebucht
Werden Lieferantenskonti nicht korrekt dem Wareneinsatz zugeordnet, verzerrt das die Handelsspanne in der BWA. Eine konsistente Kontierung über alle Eingangsrechnungen hinweg hält diese Auswertung sauber.
Offene Posten nicht laufend abgeglichen
Wird der Zahlungseingang nicht zeitnah mit offenen Kundenforderungen abgeglichen, fallen überfällige Rechnungen erst spät auf. Der automatische Abgleich über den Bankimport macht Rückstände unmittelbar sichtbar, statt sie erst bei der nächsten Mahnrunde zu entdecken.
Häufige Fragen
Kann ich Belege aus meiner Warenwirtschaft übernehmen?
Ja, Ausgangsrechnungen und Wareneingänge aus der Warenwirtschaft lassen sich in die Buchhaltung übernehmen; die KI ordnet die Positionen den passenden Konten zu.
Wie geht die Software mit hoher Belegzahl um?
Die KI-Belegerfassung verbucht wiederkehrende Belegtypen automatisiert vor. Sie prüfen die Vorschläge stichprobenartig, bevor sie festgeschrieben werden.
Werden Skonti und Rabatte berücksichtigt?
Ja, sie fließen in die Wareneinsatzkonten ein und wirken sich entsprechend auf die BWA aus.
Muss ein Großhandelsunternehmen als GmbH bilanzieren?
Ja, als Kapitalgesellschaft besteht unabhängig von Umsatz und Größe die Pflicht zur doppelten Buchführung und zum HGB-Jahresabschluss.
Lassen sich mehrere Lagerstandorte getrennt auswerten?
Ja, jeder Standort kann als eigene Kostenstelle geführt werden, sodass die BWA das Ergebnis je Standort zeigt.
Kann der Steuerberater die Daten weiterverarbeiten?
Ja, SuSa und Buchungsstapel lassen sich im DATEV-Format exportieren, sodass der Steuerberater ohne Medienbruch auf der laufenden Kontierung aufsetzen kann. Sammelzahlungen von Großkunden lassen sich dabei mehreren offenen Rechnungen zuordnen, statt als eine unklare Zahlung stehen zu bleiben.