Buchhaltung · Kleinunternehmerregelung
Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG richtig buchen
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit von der Umsatzsteuer, solange bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschritten werden. Seit 2025 gelten dafür neue, höhere Schwellen von 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr – wer diese Grenzen kennt und richtig ohne Umsatzsteuer bucht, spart sich unnötigen Verwaltungsaufwand.
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG
§ 19 UStG befreit Unternehmer mit geringem Umsatz von der Erhebung der Umsatzsteuer. Wer die Regelung nutzt, weist auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, muss im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen.
Die Regelung richtet sich vor allem an kleine Betriebe, Gründer und nebenberuflich Selbstständige, deren Umsatz die gesetzlichen Grenzen nicht übersteigt. Sie ist keine Pflicht, sondern kann durch einen Verzicht abgewählt werden, an den man dann fünf Jahre gebunden ist.
Die aktuellen Umsatzgrenzen ab 2025
Vorjahresgrenze 25.000 Euro
Seit 2025 darf der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres 25.000 Euro nicht überschritten haben, damit die Kleinunternehmerregelung im laufenden Jahr angewendet werden kann. Diese Grenze ersetzt die frühere, niedrigere Vorjahresgrenze.
Grenze im laufenden Jahr: 100.000 Euro
Zusätzlich darf der Umsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Anders als früher handelt es sich seit 2025 um eine echte, starre Grenze: Wird sie unterjährig überschritten, endet die Kleinunternehmereigenschaft ab genau diesem Umsatz, nicht erst zum folgenden Jahr.
Bedeutung für die laufende Buchhaltung
Wegen der starren Grenze im laufenden Jahr lohnt sich eine laufende Beobachtung des kumulierten Jahresumsatzes, damit der Übergang zur Regelbesteuerung rechtzeitig erkannt und die erste umsatzsteuerpflichtige Rechnung korrekt gestellt wird.
Buchen ohne Umsatzsteuer
- Ausgangsrechnungen werden ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis gestellt.
- Für Buchungen wird ein Steuerschlüssel für nicht steuerbare bzw. umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer-Umsätze verwendet.
- Aus Eingangsrechnungen darf keine Vorsteuer gezogen werden – der Bruttobetrag wird vollständig als Aufwand gebucht.
- Die Umsatzsteuer-Voranmeldung entfällt in der Regel, da keine Umsatzsteuer erhoben und keine Vorsteuer geltend gemacht wird.
- Die laufende Buchhaltung wird dadurch spürbar einfacher, weil keine Steuerschlüssel-Differenzierung nach Umsatzsteuersätzen nötig ist.
- Der kumulierte Jahresumsatz sollte trotzdem laufend im Blick behalten werden, um die 100.000-Euro-Grenze nicht unbemerkt zu überschreiten.
Pflichtangabe auf der Rechnung
- Rechnungen müssen den Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“ enthalten.
- Alle sonstigen Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung – Name, Anschrift, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Datum – gelten unverändert weiter.
- Ein fehlender Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung kann bei einer Prüfung zu Rückfragen führen, auch wenn materiell zu Recht keine Umsatzsteuer erhoben wurde.
- Die Rechnungsvorlage sollte den Hinweis dauerhaft enthalten, solange die Regelung angewendet wird.
Wechsel zur Regelbesteuerung
Ein Unternehmer kann freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren, ist an diese Entscheidung dann aber für fünf Kalenderjahre gebunden. Das kann sinnvoll sein, wenn hohe Vorsteuerbeträge aus Investitionen anfallen, die sich sonst nicht geltend machen ließen.
Überschreitet der Umsatz im laufenden Jahr die 100.000-Euro-Grenze, endet die Kleinunternehmereigenschaft automatisch ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Ab diesem Zeitpunkt müssen Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis gestellt und eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben werden.
So begleitet die Software den Wechsel
- Der Status als Kleinunternehmer wird bei der Einrichtung der Buchhaltung hinterlegt und bestimmt die Steuerschlüssel-Voreinstellung.
- Rechnungen erhalten automatisch den Pflichthinweis nach § 19 UStG, solange die Regelung gilt.
- Beim Überschreiten der Umsatzgrenze im laufenden Jahr wird die Umstellung auf die Regelbesteuerung mit den passenden Steuerschlüsseln nachvollzogen.
- Die KI schlägt ab dem Umstellungszeitpunkt Buchungen mit Umsatzsteuer und Vorsteuer vor, statt weiter ohne Steuerausweis zu buchen.
Häufige Fragen
Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer ab 2025?
Der Vorjahresumsatz darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, und der Umsatz im laufenden Jahr darf 100.000 Euro nicht überschreiten. Diese neuen Grenzen gelten seit dem 1. Januar 2025.
Was passiert, wenn ich die 100.000-Euro-Grenze unterjährig überschreite?
Die Kleinunternehmereigenschaft endet ab genau dem Umsatz, der die Grenze überschreitet – nicht erst zum folgenden Jahr. Ab diesem Zeitpunkt gilt die Regelbesteuerung.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?
In der Regel nicht, da keine Umsatzsteuer erhoben und keine Vorsteuer geltend gemacht wird. Beim Wechsel zur Regelbesteuerung ändert sich das.
Darf ich als Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?
Nein, Eingangsrechnungen werden brutto als Aufwand gebucht, ohne gesonderten Vorsteuerabzug.
Kann ich freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ja, per Option zur Regelbesteuerung, an die Sie dann für fünf Kalenderjahre gebunden sind.
Welcher Hinweis muss auf meinen Rechnungen stehen?
Der Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“, zusätzlich zu den sonstigen Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung.