Buchhaltung · Pflegedienst

KI-Buchhaltung für ambulante Pflegedienste

Für ambulante Pflegedienste ordnet die KI steuerfreie Pflegeleistungen, Personalkosten und den Fuhrpark den richtigen Konten zu. Sie prüfen jeden Vorschlag, bevor er GoBD-fest festgeschrieben wird. Aus der Saldenliste entstehen BWA, Jahresabschluss und DATEV-Export ohne Doppelerfassung.

Steuerfreie Pflegeleistungen nach § 4 Nr. 16 UStG

Warum die Umsatzsteuer bei Pflegediensten anders läuft

Steuerbefreiung der Pflegeumsätze

Ambulante Pflegeleistungen sind bei Erfüllung der Voraussetzungen des § 4 Nr. 16 UStG von der Umsatzsteuer befreit, etwa wenn im vorangegangenen Kalenderjahr mindestens 40 Prozent der Leistungen gegenüber Kostenträgern nach SGB XI oder SGB V abgerechnet wurden. Erlöse aus Pflegesachleistungen, Verhinderungspflege oder Kurzzeitpflege werden entsprechend ohne Umsatzsteuer fakturiert. Die KI ordnet diese Erlöse dem steuerfreien Konto zu, die Prüfung der jährlichen Voraussetzung bleibt Ihre Aufgabe.

Geringer Vorsteuerabzug

Weil der überwiegende Teil der Umsätze steuerfrei ist, ist der Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 2 UStG für die zugehörigen Eingangsleistungen ausgeschlossen. Nur bei steuerpflichtigen Zusatzleistungen, etwa hauswirtschaftlicher Unterstützung außerhalb der Pflegeversicherung, bleibt anteilig Vorsteuer abziehbar. Die KI schlägt für Eingangsrechnungen den passenden Steuerschlüssel vor, die Aufteilung zwischen steuerfreiem und steuerpflichtigem Bereich bestätigen Sie im Einzelfall.

Personalkosten ehrlich eingeordnet

  • Pflegekräfte und Fahrer machen den größten Kostenblock im Pflegedienst aus.
  • Das Lohnjournal wird als Sammelbuchung auf die Personalkonten importiert.
  • Eine eigene Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet die Software nicht.
  • Zulagen für Nacht-, Sonn- und Feiertagsdienste bleiben im Lohnprogramm abgebildet.
  • Kostenstellen je Tour oder Team zeigen den Personalaufwand differenziert.
  • So bleibt trotz hohem Personalanteil eine belastbare Kostenbasis erhalten.

Fahrzeugflotte und laufende AfA

Pflegedienste unterhalten meist mehrere Fahrzeuge für Hausbesuche. Jedes Fahrzeug wird als eigenes Anlagegut mit laufender AfA nach § 7 EStG geführt, sodass Zu- und Abgänge während des Jahres korrekt im Anlagenspiegel erscheinen. Kraftstoff und Werkstattkosten werden laufend als Aufwand gebucht.

Anhand der hinterlegten Nutzungsdauer berechnet die Anlagenbuchhaltung die AfA automatisch für jedes Fahrzeug einzeln. Wird ein Fahrzeug während des Jahres ersetzt, ordnet die KI Ankauf und Verkauf dem richtigen Anlagekonto zu, die endgültige Bewertung bestätigen Sie.

Was die Software für Pflegedienste mitbringt

Bankimport und OPOS

Kontoauszüge werden per CSV oder CAMT importiert und automatisch gegen offene Forderungen gegenüber Pflegekassen, Krankenkassen und Selbstzahlern abgeglichen. Da Kostenträger oft verzögert und in Sammelüberweisungen zahlen, hilft die OPOS-Verwaltung, einzelne Rechnungen den passenden Zahlungseingängen zuzuordnen. So bleibt nachvollziehbar, welche Abrechnung gegenüber welcher Kasse noch offensteht, statt Zahlungseingänge manuell auf einzelne Patienten aufzuteilen.

Kassenbuch für Zuzahlungen

Zuzahlungen von Patienten, die bar geleistet werden, laufen über das GoBD-konforme Kassenbuch und werden festgeschrieben. Korrekturen erfolgen nur per Storno. Zusammen mit dem Bankimport der Kassenabrechnungen entsteht eine durchgängige Aufzeichnung aller Zahlungswege, unabhängig davon, ob eine Kasse in bar oder eine Pflegekasse per Überweisung zahlt.

Typische Stolperstellen bei Pflegediensten

  • Die 40-Prozent-Grenze des § 4 Nr. 16 UStG wird nicht jährlich neu geprüft.
  • Steuerpflichtige Zusatzleistungen werden versehentlich als steuerfrei fakturiert.
  • Vorsteuer aus gemischt genutzten Eingangsleistungen wird ohne Aufteilung voll abgezogen.
  • Fahrzeuge werden nicht einzeln, sondern als Sammelposten geführt.
  • Zahlungseingänge von Kostenträgern werden nicht auf einzelne Rechnungen zurückgeführt.

Vom Beleg zur DATEV-Übergabe

  • Beleg oder Bankumsatz wird erfasst, die KI schlägt Konto und Steuerschlüssel vor.
  • Sie prüfen den Vorschlag, insbesondere bei der Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 16 UStG.
  • Nach Bestätigung wird die Buchung GoBD-konform festgeschrieben.
  • SuSa und Buchungsstapel gehen im DATEV-Format an die Kanzlei.

Häufige Fragen

Sind alle Umsätze eines Pflegedienstes steuerfrei?

Nur wenn die Voraussetzungen des § 4 Nr. 16 UStG erfüllt sind, etwa der Mindestanteil an Leistungen gegenüber Pflege- oder Krankenkassen. Steuerpflichtige Zusatzleistungen bleiben davon getrennt zu betrachten.

Kann ich trotzdem Vorsteuer abziehen?

Nur anteilig für Eingangsleistungen, die steuerpflichtigen Umsätzen zuzuordnen sind. Für den überwiegend steuerfreien Pflegebereich ist der Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 2 UStG ausgeschlossen.

Übernimmt die Software die Lohnabrechnung?

Nein, sie importiert ein bestehendes Lohnjournal als Sammelbuchung. Die eigentliche Abrechnung bleibt bei einem Lohnprogramm oder Ihrer Kanzlei.

Wie wird der Fuhrpark abgebildet?

Jedes Fahrzeug läuft als eigenes Anlagegut mit laufender AfA, Zu- und Abgänge während des Jahres werden im Anlagenspiegel berücksichtigt.

Wie werden Zahlungen der Pflegekassen zugeordnet?

Über die OPOS-Verwaltung werden Sammelüberweisungen der Kassen den einzelnen offenen Rechnungen zugeordnet, sodass offene Posten sichtbar bleiben.

Kann meine Kanzlei die Daten weiter nutzen?

Ja, SuSa und Buchungsstapel werden im DATEV-Format exportiert, eine eigene DATEV-Lizenz im Betrieb ist dafür nicht nötig.