Buchhaltung · Rechtsanwaltskanzlei

KI-Buchhaltung für Rechtsanwaltskanzleien

Für Rechtsanwaltskanzleien hält die KI Fremdgeld auf dem Anderkonto strikt getrennt vom eigenen Kanzleivermögen, ordnet Honorarvorschüsse dem richtigen Versteuerungszeitpunkt zu und bucht Auslagen nach dem RVG als eigenständige Position neben dem Honorar. Sie prüfen jeden Vorschlag, bevor er GoBD-konform festgeschrieben wird.

Buchungsfälle in der Rechtsanwaltskanzlei

Fremdgeld als durchlaufender Posten

Gelder, die eine Kanzlei treuhänderisch für Mandanten verwahrt – etwa eine Kaufpreissumme bei einem Grundstücksgeschäft oder eine erstrittene Zahlung des Gegners –, sind Fremdgeld und gehören nicht zum eigenen Betriebsvermögen der Kanzlei. Sie werden über ein gesondertes Anderkonto geführt und dürfen weder als Erlös noch als eigener Vermögenswert in der Kanzleibuchhaltung erscheinen. Die Software führt Fremdgeldbewegungen auf einem eigenen durchlaufenden Konto, getrennt vom Geschäftskonto der Kanzlei, damit eigenes und fremdes Vermögen jederzeit klar unterscheidbar bleiben.

Honorarvorschüsse richtig versteuern

Fordert die Kanzlei einen Vorschuss auf das spätere Honorar an, entsteht die Umsatzsteuer bereits mit der Vereinnahmung des Vorschusses, nicht erst mit der Schlussrechnung nach Mandatsende. Die KI ordnet Vorschusszahlungen als Anzahlung zu und berücksichtigt sie bei der späteren Schlussrechnung, sodass der Vorschuss weder doppelt noch gar nicht versteuert wird.

RVG-Auslagen neben dem Honorar

Neben dem eigentlichen Honorar berechnen Kanzleien nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz oft eine Auslagenpauschale sowie tatsächlich entstandene Auslagen wie Reisekosten, Kopien oder Zustellungskosten. Diese Positionen sind eigenständige Rechnungsbestandteile mit eigener umsatzsteuerlicher Behandlung. Die KI ordnet Honorar und Auslagen getrennten Erlöskonten zu, damit sich die reine Beratungsleistung von durchlaufenden oder pauschalierten Auslagen unterscheiden lässt.

Was die Software für Rechtsanwaltskanzleien mitbringt

  • Eigenes Verrechnungskonto für Fremdgeld, strikt getrennt vom Kanzleivermögen
  • Getrennte Erlöskonten für Honorar, Auslagenpauschale nach RVG und tatsächliche Auslagen
  • Erfassung von Honorarvorschüssen mit korrekter umsatzsteuerlicher Zuordnung zur Schlussrechnung
  • KI-Belegerfassung für Reisekosten, Fachliteratur und Gerichtskosten per Foto oder PDF
  • Bankimport mit Abgleich gegen Mandantenzahlungen und offene Honorarforderungen (OPOS)
  • SKR03/SKR04 wahlweise, GoBD-konforme Festschreibung nach Bestätigung
  • DATEV-Export von Buchungsstapel und Summen- und Saldenliste für die Steuerkanzlei

Warum Fremdgeld nie in die eigene Buchhaltung gehört

Die berufsrechtlichen Vorgaben für Rechtsanwälte verlangen eine strikte Trennung von Fremdgeld und eigenem Kanzleivermögen: Treuhänderisch verwahrte Mandantengelder werden über ein Anderkonto geführt und dürfen nicht mit den eigenen Betriebsmitteln vermischt werden. Buchhalterisch bedeutet das, dass Zu- und Abgänge auf dem Anderkonto als durchlaufender Posten erfasst werden, ohne die Erlöse oder das Vermögen der Kanzlei selbst zu berühren.

Erst wenn ein Teil des Fremdgelds tatsächlich als Honorar einbehalten wird – etwa durch Verrechnung mit einer offenen Rechnung –, wird aus dem durchlaufenden Posten ein eigener Kanzleierlös. Die Software bildet diesen Übergang als eigenständige Umbuchung ab, sodass jederzeit nachvollziehbar bleibt, welcher Teil einer Zahlung Fremdgeld war und welcher Teil davon in eigenes Honorar überführt wurde.

Mandatsabrechnung und offene Honorare

Zeithonorar und Pauschalhonorar

Je nach Mandat wird nach Zeitaufwand, nach Gegenstandswert gemäß RVG-Tabelle oder als Pauschalhonorar abgerechnet. Die Software bucht die jeweilige Honorarrechnung unabhängig vom Abrechnungsmodell auf das passende Erlöskonto, sodass sich unterschiedliche Honorarmodelle in der BWA vergleichen lassen, etwa um die Rentabilität einzelner Mandatsarten einzuschätzen.

Offene Honorarforderungen im Blick

Zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang liegt bei Mandaten oft eine gewisse Zeit, insbesondere wenn ein Prozessgegner erst nach rechtskräftigem Urteil zahlt. Die OPOS-Verwaltung führt offene Honorarforderungen mandatsbezogen, sodass sich überfällige Forderungen erkennen lassen, auch wenn ein vollautomatischer mehrstufiger Mahnlauf nicht Teil der Software ist.

Typische Stolperstellen in der Kanzleibuchhaltung

  • Fremdgeld auf dem Anderkonto wird versehentlich als eigener Erlös oder Vermögenswert der Kanzlei gebucht, statt als durchlaufender Posten geführt zu werden.
  • Honorarvorschüsse werden erst bei der Schlussrechnung versteuert, obwohl die Umsatzsteuer bereits bei Vereinnahmung des Vorschusses entsteht.
  • Auslagenpauschale und tatsächliche Auslagen werden mit dem Honorar vermischt, wodurch sich die reine Beratungsleistung nicht mehr auswerten lässt.
  • Die Verrechnung von Fremdgeld mit einer offenen Honorarforderung wird nicht als eigene Umbuchung dokumentiert, wodurch der Übergang von Fremd- zu Eigenvermögen unklar bleibt.
  • Offene Honorarforderungen werden nicht mandatsbezogen geführt, wodurch der Überblick über ausstehende Zahlungen einzelner Mandate verloren geht.
  • Reisekosten und Gerichtskosten werden ohne Zuordnung zum jeweiligen Mandat gebucht, wodurch die Mandatsrentabilität nicht mehr nachvollziehbar ist.

Vom Mandat zur Saldenliste

Honorarrechnungen, Fremdgeldbewegungen und Auslagenbelege werden erfasst oder importiert, die KI schlägt Konto und Steuerschlüssel je Position vor. Nach Prüfung und Bestätigung wird die Buchung GoBD-konform festgeschrieben, Korrekturen sind danach nur per Storno möglich.

Aus der laufenden Saldenliste entstehen Umsatzsteuer-Voranmeldung, BWA und Jahresabschluss, während das Fremdgeld auf dem Anderkonto durchgängig getrennt bleibt. Lohnkosten für Kanzleiangestellte liefert die Software nicht selbst, ein Lohnjournal lässt sich als Sammelbuchung importieren.

Häufige Fragen

Erscheint Fremdgeld auf dem Anderkonto in der Kanzleibuchhaltung als Umsatz?

Nein, Fremdgeld wird als durchlaufender Posten auf einem eigenen Verrechnungskonto geführt und berührt weder Erlöse noch Vermögen der Kanzlei.

Wann wird ein Honorarvorschuss versteuert?

Bereits mit der Vereinnahmung des Vorschusses, nicht erst mit der späteren Schlussrechnung. Die Software ordnet den Vorschuss entsprechend als Anzahlung zu.

Werden RVG-Auslagen getrennt vom Honorar gebucht?

Ja, Auslagenpauschale und tatsächliche Auslagen laufen über eigene Erlöskonten, getrennt von der reinen Beratungsleistung.

Kann ich offene Honorare je Mandat auswerten?

Ja, die OPOS-Verwaltung führt offene Forderungen mandatsbezogen, sodass überfällige Honorare erkennbar bleiben.

Gibt es einen automatischen Mahnlauf für überfällige Honorare?

Die Software bietet eine OPOS- und Fälligkeitsverwaltung als Basis, aber keinen vollautomatischen mehrstufigen Mahnlauf.

Kann mein Steuerberater die Kanzleidaten weiterverwenden?

Ja, Buchungsstapel und Summen- und Saldenliste stehen als DATEV-Export bereit, das Fremdgeld auf dem Anderkonto bleibt dabei klar erkennbar getrennt.