Buchhaltung · Unternehmensberatung

KI-Buchhaltung für Unternehmensberatungen

Für Beratungsunternehmen ordnet die KI grenzüberschreitende B2B-Leistungen dem Reverse-Charge-Verfahren zu, verbucht Reisekosten und Spesen projektbezogen über Kostenstellen und unterstützt sowohl die Soll- als auch die Ist-Versteuerung. Sie prüfen jeden Vorschlag, bevor er GoBD-konform festgeschrieben wird.

Buchungsfälle in der Unternehmensberatung

Reverse-Charge bei EU-B2B-Leistungen

Erbringt die Beratung eine Leistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat, liegt der Ort der Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG grundsätzlich beim Empfänger – die Rechnung wird ohne deutsche Umsatzsteuer gestellt, der Kunde schuldet die Steuer in seinem Land im Reverse-Charge-Verfahren. Die KI erkennt B2B-Rechnungen an Kunden mit gültiger USt-IdNr. im EU-Ausland und schlägt die steuerfreie Rechnungsstellung mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers vor, inklusive der Angaben für die Zusammenfassende Meldung.

Reisekosten und Spesen projektbezogen erfassen

Reisekosten für Beratungseinsätze beim Kunden werden häufig weiterberechnet, entweder pauschal oder nach tatsächlichem Aufwand. Anders als ein echter durchlaufender Posten sind weiterberechnete Reisekosten regelmäßig Teil des steuerpflichtigen Beratungsentgelts und teilen dessen umsatzsteuerliche Behandlung. Die KI ordnet Reisekosten dem passenden Projekt beziehungsweise Mandat zu, sodass sich Projektrentabilität inklusive Spesen auswerten lässt.

Projekt- und Kostenstellenrechnung

Beratungsleistungen werden meist projektbezogen erbracht und abgerechnet. Über Kostenstellen je Projekt oder Mandat lassen sich Personalzeiten, Reisekosten und weiterberechnete Fremdleistungen einem Projekt zuordnen, sodass die BWA nicht nur den Gesamtumsatz, sondern die Rentabilität je Projekt zeigt – wichtig, wenn mehrere Projekte parallel laufen und unterschiedlich profitabel sind.

Was die Software für Unternehmensberatungen mitbringt

  • Erkennung von EU-B2B-Rechnungen und Vorschlag für die korrekte Reverse-Charge-Rechnungsstellung
  • Kostenstellen je Projekt oder Mandat für Personal-, Reise- und Fremdleistungskosten
  • KI-Belegerfassung für Reisekosten, Fachliteratur und Fremdleistungen per Foto oder PDF
  • Bankimport mit Abgleich gegen Honorarzahlungen und offene Projektforderungen (OPOS)
  • Wahlweise Soll- oder Ist-Versteuerung je nach Berechtigung und Vereinbarung mit dem Steuerberater
  • SKR03/SKR04 wahlweise, GoBD-konforme Festschreibung nach Bestätigung
  • DATEV-Export von Buchungsstapel und Summen- und Saldenliste für die Steuerkanzlei

Soll- oder Ist-Versteuerung in der Beratung

Bei der Regelbesteuerung nach vereinbarten Entgelten (Sollversteuerung) entsteht die Umsatzsteuer bereits mit Rechnungsstellung, unabhängig vom tatsächlichen Zahlungseingang. Freiberuflich tätige Berater sowie Unternehmen unterhalb bestimmter Umsatzgrenzen können stattdessen die Ist-Versteuerung nach § 20 UStG beantragen: Die Umsatzsteuer entsteht dann erst mit tatsächlichem Zahlungseingang, was bei längeren Zahlungszielen die Liquidität schont.

Welche Versteuerungsart zutrifft, hängt von Rechtsform, Tätigkeit und Umsatzhöhe ab und sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden. Die Software bildet beide Varianten ab: Bei Sollversteuerung wird die Steuer mit Rechnungsstellung fällig, bei genehmigter Ist-Versteuerung erst mit dem verbuchten Zahlungseingang – die Grundeinstellung legen Sie einmalig fest, spätere Änderungen etwa nach einem Rechtsformwechsel oder beim Überschreiten der Umsatzgrenze lassen sich ebenfalls hinterlegen.

Fremdleistungen und Subunternehmer

Freie Mitarbeiter und Subunternehmer

Werden Teile eines Projekts an freie Mitarbeiter oder andere Beratungen vergeben, werden deren Rechnungen als Fremdleistung erfasst und derselben Projekt-Kostenstelle zugeordnet wie die eigenen Personalkosten. So bleibt die tatsächliche Marge eines Projekts sichtbar, auch wenn ein Teil der Leistung eingekauft statt selbst erbracht wurde.

Auslandsleistungen von Subunternehmern

Bezieht die Beratung selbst Leistungen von einem Subunternehmer im EU-Ausland, kann umgekehrt die eigene Kanzlei zur Steuerschuldnerin im Reverse-Charge-Verfahren werden. Die KI erkennt eingehende Rechnungen von Anbietern mit ausländischer USt-IdNr. und schlägt den passenden Steuerschlüssel für die eigene Steuerschuld vor. Diese Steuerschuld erscheint dann als eigene Position in der Umsatzsteuer-Voranmeldung, während der gleichzeitige Vorsteuerabzug – sofern die Leistung für steuerpflichtige Zwecke bezogen wurde – regelmäßig im selben Voranmeldungszeitraum gegengerechnet wird.

Typische Stolperstellen in der Beratungsbuchhaltung

  • Eine Rechnung an einen EU-Geschäftskunden wird mit deutscher Umsatzsteuer gestellt, obwohl nach § 3a Abs. 2 UStG der Ort der Leistung beim Empfänger liegt.
  • Weiterberechnete Reisekosten werden als durchlaufender Posten behandelt, obwohl sie regelmäßig Teil des steuerpflichtigen Beratungsentgelts sind.
  • Projekte werden ohne eigene Kostenstelle gebucht, wodurch sich die Rentabilität einzelner Mandate im Nachhinein nicht mehr auswerten lässt.
  • Eingangsrechnungen ausländischer Subunternehmer werden ohne Reverse-Charge-Kennzeichnung als einfache Betriebsausgabe gebucht.
  • Die Ist-Versteuerung wird angewendet, ohne dass eine Genehmigung des Finanzamts oder die gesetzliche Berechtigung dafür vorliegt.
  • Fremdleistungen von Subunternehmern werden nicht derselben Projekt-Kostenstelle zugeordnet wie die eigenen Kosten, wodurch die Projektmarge unklar bleibt.

Vom Projekt zur Saldenliste

Honorarrechnungen, Reisekostenbelege und Fremdleistungsrechnungen werden erfasst oder importiert, die KI schlägt Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel je Position vor. Nach Prüfung und Bestätigung wird die Buchung GoBD-konform festgeschrieben, Korrekturen sind danach nur per Storno möglich.

Aus der laufenden Saldenliste entstehen Umsatzsteuer-Voranmeldung, projektbezogene BWA und Jahresabschluss. Lohnkosten für angestellte Berater liefert die Software nicht selbst, ein Lohnjournal lässt sich als Sammelbuchung importieren.

Häufige Fragen

Wie werden Rechnungen an EU-Geschäftskunden behandelt?

Die KI erkennt B2B-Rechnungen an Kunden mit gültiger USt-IdNr. im EU-Ausland und schlägt die steuerfreie Rechnungsstellung im Reverse-Charge-Verfahren vor, inklusive der Angaben für die Zusammenfassende Meldung.

Sind weiterberechnete Reisekosten umsatzsteuerfrei?

In der Regel nicht: Sie sind Teil des steuerpflichtigen Beratungsentgelts und teilen dessen Steuersatz, anders als ein echter durchlaufender Posten.

Kann ich die Rentabilität einzelner Projekte auswerten?

Ja, über Kostenstellen je Projekt oder Mandat lassen sich Personal-, Reise- und Fremdleistungskosten einem Projekt zuordnen und in der BWA getrennt auswerten.

Unterstützt die Software die Ist-Versteuerung?

Ja, sofern die gesetzliche Berechtigung oder eine Genehmigung des Finanzamts vorliegt, entsteht die Umsatzsteuer dann erst mit dem verbuchten Zahlungseingang statt mit Rechnungsstellung.

Was passiert bei Rechnungen ausländischer Subunternehmer?

Die KI erkennt Rechnungen mit ausländischer USt-IdNr. und schlägt den passenden Steuerschlüssel für die eigene Steuerschuld im Reverse-Charge-Verfahren vor.

Kann mein Steuerberater die Projektauswertung weiterverwenden?

Ja, Summen- und Saldenliste sowie DATEV-Export enthalten die Kostenstellenzuordnung je Projekt.