Buchhaltung · Anzahlungen buchen

Anzahlungen richtig buchen: Umsatzsteuer und Bilanzausweis

Anzahlungen sind fester Bestandteil vieler Auftragsbeziehungen, werden aber immer wieder zu früh als Umsatz oder ohne Umsatzsteuer gebucht. Wer erhaltene und geleistete Anzahlungen korrekt nach § 266 HGB ausweist und die Umsatzsteuer bereits bei Zahlungseingang berücksichtigt, vermeidet Korrekturen bei der Schlussrechnung und im Jahresabschluss.

Erhaltene und geleistete Anzahlungen im Überblick

Erhaltene Anzahlungen sind nach § 266 HGB als eigener Passivposten auszuweisen, entweder unter den Verbindlichkeiten oder offen von den Vorräten abgesetzt, je nachdem, wie der Betrieb bilanziert. Entscheidend ist: Eine erhaltene Anzahlung ist zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs noch kein Umsatz, sondern eine Verpflichtung, die erst mit Erbringung der vollständigen Leistung aufgelöst wird.

Geleistete Anzahlungen stehen spiegelbildlich beim Zahlenden als eigener Aktivposten, meist unter dem Anlage- oder Umlaufvermögen, je nachdem, wofür die Anzahlung geleistet wurde. Auch hier gilt: Die Anzahlung ist zunächst kein Aufwand, sondern eine Forderung auf eine noch zu erbringende Gegenleistung.

Umsatzsteuer bereits bei Anzahlung

USt-Entstehung nach § 13 UStG

Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG entsteht die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt wurde – unabhängig davon, ob die Leistung schon erbracht ist. Das gilt auch für Unternehmer, die im Regelfall nach vereinbarten Entgelten (Soll-Versteuerung) versteuern: Für Anzahlungen greift insoweit eine Art Mindest-Ist-Versteuerung.

Anzahlungsrechnung mit USt-Ausweis

Über eine erhaltene Anzahlung wird eine Anzahlungsrechnung mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer gestellt. Diese Steuer ist bereits in der Umsatzsteuer-Voranmeldung des Voranmeldungszeitraums zu erklären, in dem die Zahlung eingegangen ist, nicht erst mit der späteren Schlussrechnung.

Vorsteuerabzug beim Zahlenden

Wer eine Anzahlung leistet und eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung mit gesondertem USt-Ausweis erhält, kann die darin enthaltene Vorsteuer bereits mit der tatsächlichen Zahlung geltend machen, sofern die Zahlung auch tatsächlich erfolgt ist.

Von der Anzahlung zur Schlussrechnung

  • Eine Anzahlungsrechnung mit gesondertem USt-Ausweis wird gestellt, sobald die Anzahlung vereinbart und fällig ist.
  • Der Zahlungseingang wird als erhaltene Anzahlung verbucht, nicht als Umsatzerlös.
  • Die auf die Anzahlung entfallende Umsatzsteuer wird im entsprechenden Voranmeldungszeitraum erklärt.
  • Nach vollständiger Leistungserbringung wird die Schlussrechnung über den Gesamtbetrag gestellt.
  • Die Schlussrechnung weist bereits erhaltene Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer offen ab.
  • Nur der verbleibende Restbetrag wird als neuer Zahlungseingang und zusätzlicher Umsatz erfasst.

Auflösung des Anzahlungskontos

  • Mit Stellung der Schlussrechnung wird der Passivposten der erhaltenen Anzahlung aufgelöst.
  • Der volle Leistungsumfang wird nun als Umsatzerlös erfasst, gemindert um die bereits abgerechnete Anzahlung.
  • Die bereits deklarierte Umsatzsteuer auf die Anzahlung wird nicht doppelt erfasst, sondern in der Schlussrechnung korrekt abgesetzt.
  • Bleibt am Jahresende eine Anzahlung offen, weil die Leistung noch nicht vollständig erbracht ist, bleibt der Passivposten in der Bilanz bestehen.
  • Geleistete Anzahlungen werden entsprechend aufgelöst, sobald die eigene Eingangsrechnung über die Gesamtleistung vorliegt.

So unterstützt die Software Anzahlungen

Beim Erfassen einer Anzahlungsrechnung schlägt die KI das passende Konto für erhaltene oder geleistete Anzahlungen sowie den zugehörigen Steuerschlüssel vor. Der Zahlungseingang wird beim Bankabgleich dieser Anzahlung zugeordnet, statt pauschal als Umsatz erfasst zu werden.

Bei der späteren Schlussrechnung hilft die Zuordnung zum ursprünglichen Auftrag, die bereits erhaltene Anzahlung korrekt gegenzurechnen. Sie prüfen jede vorgeschlagene Buchung und bestätigen sie, bevor sie GoBD-konform festgeschrieben wird.

Häufige Fehler bei Anzahlungen

  • Eine erhaltene Anzahlung wird direkt als Umsatzerlös gebucht, statt sie zunächst als Passivposten zu erfassen.
  • Die Umsatzsteuer auf die Anzahlung wird erst mit der Schlussrechnung statt bereits mit Zahlungseingang erklärt.
  • Die Schlussrechnung weist den vollen Betrag ohne Absetzung der bereits erhaltenen Anzahlung und der darauf entfallenden USt aus.
  • Der Vorsteuerabzug auf eine geleistete Anzahlung wird bereits vor der tatsächlichen Zahlung geltend gemacht.

Häufige Fragen

Ist eine erhaltene Anzahlung bereits Umsatz?

Nein. Sie ist nach § 266 HGB zunächst ein Passivposten und wird erst mit vollständiger Leistungserbringung in der Schlussrechnung als Umsatzerlös aufgelöst.

Wann entsteht die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung?

Bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Zahlung eingegangen ist, unabhängig davon, ob die Leistung schon erbracht wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG).

Gilt das auch, wenn ich sonst nach Soll versteuere?

Ja, für Anzahlungen entsteht die Steuer unabhängig von der sonstigen Soll- oder Ist-Versteuerung bereits mit dem Zahlungseingang.

Wie wird die Anzahlung in der Schlussrechnung berücksichtigt?

Die Schlussrechnung weist den Gesamtbetrag der Leistung aus und setzt die bereits abgerechnete Anzahlung samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer offen ab. Nur der Restbetrag wird neu fällig.

Kann ich Vorsteuer aus einer geleisteten Anzahlung ziehen?

Ja, sofern eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung mit gesondertem USt-Ausweis vorliegt und die Zahlung tatsächlich erfolgt ist.

Unterstützt die Software Anzahlungen und Schlussrechnungen?

Ja, die KI schlägt beim Erfassen das passende Anzahlungskonto vor und hilft, die Schlussrechnung korrekt gegen die bereits erhaltene Anzahlung abzurechnen.