Buchhaltung · Eventagentur

KI-Buchhaltung für Eventagenturen

Für Eventagenturen ordnet die KI Fremdleistungen von Location und Technik, durchlaufende Posten und Anzahlungen den richtigen Konten zu und erkennt Reverse-Charge-Fälle bei ausländischen Dienstleistern. Sie prüfen jeden Vorschlag vor der GoBD-festen Festschreibung. Aus der Saldenliste entstehen BWA und Jahresabschluss ohne Doppelerfassung.

Fremdleistung oder durchlaufender Posten

Zwei Kategorien, die oft verwechselt werden

Fremdleistungen mit eigener Marge

Werden Location, Technik oder Catering eingekauft und mit eigener Marge an den Kunden weiterberechnet, handelt es sich um eine Fremdleistung als Teil der eigenen Veranstaltungsleistung. Sie unterliegt der normalen Umsatzsteuer und wird auf einem Fremdleistungskonto erfasst, getrennt von den eigenen Personal- und Sachkosten. Die KI ordnet Eingangsrechnungen von Dienstleistern diesem Konto zu und verknüpft sie mit dem jeweiligen Event, sodass die Projektkalkulation nachvollziehbar bleibt.

Echte durchlaufende Posten

Beträge, die im Namen und für Rechnung des Kunden verauslagt und ohne eigene Marge weiterberechnet werden, sind durchlaufende Posten nach § 10 Abs. 1 Satz 6 UStG und gehören nicht zur eigenen Bemessungsgrundlage. Das betrifft etwa reine Auslagen, die eins zu eins an den Kunden weitergereicht werden. Die KI unterscheidet anhand des hinterlegten Postens, die endgültige Einordnung als durchlaufender Posten bestätigen Sie.

Anzahlungen und Projektabrechnung

  • Events werden meist gegen Voraus- oder Anzahlung des Kunden gebucht.
  • Anzahlungen werden zunächst als erhaltene Anzahlung erfasst, nicht als Umsatz.
  • Die Umsatzsteuer auf Anzahlungen entsteht bereits mit der Vereinnahmung.
  • Nach dem Event wird die Schlussrechnung dem passenden Projekt zugeordnet.
  • Kostenstellen je Event zeigen Personal-, Fremdleistungs- und Sachkosten getrennt.
  • So bleibt am Jahresende erkennbar, welches Event noch nicht abgerechnet ist.

Reverse-Charge bei ausländischen Dienstleistern

Bezieht die Agentur Leistungen von einem im Ausland ansässigen Dienstleister, etwa eine Technikfirma aus dem EU-Ausland für ein grenznahes Event, geht die Steuerschuldnerschaft nach § 13b Abs. 1 UStG auf die Agentur als Leistungsempfänger über. Die Eingangsrechnung wird ohne ausländische Umsatzsteuer gestellt.

Die Agentur schuldet dann die deutsche Umsatzsteuer auf diese Leistung selbst und kann sie bei Vorsteuerabzugsberechtigung gleichzeitig als Vorsteuer geltend machen. Die KI erkennt bekannte ausländische Dienstleister aus früheren Buchungen und schlägt den passenden Steuerschlüssel vor.

Was die Software für Eventagenturen mitbringt

Bankimport und OPOS

Kontoauszüge werden per CSV oder CAMT importiert und automatisch gegen offene Anzahlungen und Schlussrechnungen je Event abgeglichen. Bei projektbasiertem Geschäft mit vielen parallelen Veranstaltungen zeigt die OPOS-Verwaltung sofort, welches Event noch nicht vollständig abgerechnet ist. Zahlungseingänge werden dem passenden Kunden und Projekt zugeordnet, ohne manuellen Abgleich jeder einzelnen Zahlung.

Projektkostenstellen je Event

Wird für jedes Event eine eigene Kostenstelle angelegt, zeigt die BWA, welche Veranstaltung nach Fremdleistungen, Personal und Sachkosten tatsächlich Ergebnis gebracht hat. Das erleichtert den Vergleich zwischen dem kalkulierten Budget und den tatsächlichen Kosten, insbesondere bei Events mit vielen extern eingekauften Leistungen und mehreren beteiligten Dienstleistern.

Typische Stolperstellen bei Eventagenturen

  • Durchlaufende Posten werden fälschlich als eigene Fremdleistung mit Marge behandelt.
  • Anzahlungen für Events werden sofort vollständig als Umsatz verbucht.
  • Reverse-Charge bei ausländischen Dienstleistern wird schlicht übersehen.
  • Kosten mehrerer Events werden ohne Kostenstellen auf einem Konto vermischt.
  • Fremdleistungen werden nicht dem verursachenden Event zugeordnet.

Vom Beleg zur Saldenliste

  • Beleg oder Bankumsatz wird erfasst, die KI schlägt Konto und Steuerschlüssel vor.
  • Sie prüfen den Vorschlag, insbesondere bei durchlaufenden Posten und Reverse-Charge.
  • Nach Bestätigung wird die Buchung GoBD-konform festgeschrieben.
  • Die laufende Saldenliste bildet die Grundlage für BWA und Jahresabschluss.

Häufige Fragen

Was unterscheidet Fremdleistung und durchlaufenden Posten?

Bei der Fremdleistung berechnen Sie mit eigener Marge weiter, sie unterliegt der Umsatzsteuer. Ein durchlaufender Posten wird ohne Marge im Namen des Kunden verauslagt und gehört nicht zur Bemessungsgrundlage.

Wie werden Anzahlungen für Events gebucht?

Als erhaltene Anzahlung, nicht sofort als Umsatz. Die Umsatzsteuer entsteht mit der Vereinnahmung, der Erlös erst mit der Schlussrechnung nach dem Event.

Was gilt bei ausländischen Technikdienstleistern?

Häufig greift Reverse-Charge nach § 13b Abs. 1 UStG: Die Agentur schuldet die Umsatzsteuer selbst und kann sie bei Berechtigung zugleich als Vorsteuer geltend machen.

Kann ich Kosten je Event auswerten?

Ja, über Kostenstellen je Event lassen sich Fremdleistungen, Personal- und Sachkosten getrennt auswerten und mit dem Budget vergleichen.

Wie behalte ich bei vielen Events den Überblick über offene Zahlungen?

Die OPOS-Verwaltung gleicht Zahlungseingänge automatisch gegen offene Anzahlungen und Schlussrechnungen je Event ab.

Kann meine Kanzlei die Daten weiter nutzen?

Ja, SuSa und Buchungsstapel werden im DATEV-Format exportiert, eine eigene DATEV-Lizenz im Betrieb ist dafür nicht nötig.