Buchhaltung · Fotograf

KI-Buchhaltung für Fotografen und Fotostudios

Für Fotografen ordnet die KI Auftragserlöse, Anzahlungen für Shootings und Ausrüstung den richtigen Konten zu und unterscheidet Regelsatz von ermäßigt besteuerter Kunstfotografie. Sie prüfen jeden Vorschlag vor der GoBD-festen Festschreibung. Aus der Saldenliste entstehen BWA und Jahresabschluss ohne Doppelerfassung.

19 Prozent oder 7 Prozent: Auftrags- vs. Kunstfotografie

Wann der ermäßigte Steuersatz greift

Auftragsfotografie mit 19 Prozent

Hochzeits-, Business- und Produktfotografie sowie die Bearbeitung und Lieferung der Bilder an den Auftraggeber unterliegen dem Regelsteuersatz von 19 Prozent. Das gilt unabhängig davon, ob die Nutzungsrechte umfassend oder eingeschränkt eingeräumt werden, da es sich um eine klassische Dienstleistung handelt. Die KI ordnet diese Erlöse dem Regelsatz zu, sobald der Rechnungstext auf ein Auftrags-Shooting statt auf den Verkauf eines limitierten Abzugs hinweist.

Limitierte Kunstabzüge mit 7 Prozent

Fotografien, die der Urheber selbst oder unter eigener Aufsicht abgezogen, signiert und in einer Auflage von bis zu 30 Exemplaren nummeriert hat, gelten nach § 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG i. V. m. Anlage 2 Nr. 49 als Kunstgegenstand mit ermäßigtem Steuersatz von 7 Prozent. Auftragsfotografie fällt nicht darunter. Die KI unterscheidet anhand der hinterlegten Erlösart, die endgültige Einordnung als Kunstwerk bestätigen Sie.

Ausrüstung: GWG oder Anlagevermögen

  • Kamera-Body und Objektive sind je nach Preis GWG oder Anlagevermögen.
  • Bis zur GWG-Grenze nach § 6 Abs. 2 EStG ist Sofortabschreibung möglich.
  • Teurere Ausrüstung läuft über die Anlagenbuchhaltung mit laufender AfA.
  • Kamera-Bodys haben meist kürzere, Objektive längere Nutzungsdauern.
  • Studio-Equipment wie Blitzanlagen wird ebenfalls im Anlagenspiegel geführt.
  • Die KI schlägt die Einordnung anhand von Betrag und Bezeichnung vor.

Reisekosten und Anzahlungen für Shootings

Fahrten zu auswärtigen Shootings sowie Verpflegungsmehraufwand werden über die Reisekostenerfassung dem passenden Aufwandskonto zugeordnet und dem jeweiligen Auftrag zugewiesen. So bleibt nachvollziehbar, welcher Auftrag welche Reisekosten verursacht hat, wenn Kunden weiter entfernt liegen.

Kunden zahlen bei Buchung eines Shootings häufig eine Anzahlung. Diese wird als erhaltene Anzahlung erfasst, die Umsatzsteuer entsteht bereits mit der Vereinnahmung. Erst mit Lieferung der bearbeiteten Bilder wird der Betrag als Erlös realisiert und die Schlussrechnung gestellt.

Was die Software für Fotografen mitbringt

Bankimport und OPOS

Kontoauszüge werden per CSV oder CAMT importiert und automatisch gegen offene Forderungen aus Shooting-Anzahlungen und Schlussrechnungen abgeglichen. Bei projektbasiertem Geschäft mit vielen Einzelaufträgen zeigt die OPOS-Verwaltung sofort, welcher Auftrag noch nicht vollständig bezahlt ist. Zahlungseingänge werden dem passenden Kunden und Auftrag zugeordnet, ohne dass jede Zahlung manuell zugewiesen werden muss.

Kostenstellen je Projekt

Wird für jeden Auftrag oder jede Kampagne eine eigene Kostenstelle angelegt, zeigt die BWA, welches Shooting nach Reisekosten und Ausrüstungsanteil tatsächlich Ergebnis gebracht hat. Das erleichtert den Vergleich zwischen dem kalkulierten Honorar und den tatsächlich angefallenen Kosten je Projekt, insbesondere bei aufwendigeren Produktionen mit mehreren Terminen.

Typische Stolperstellen bei Fotografen

  • Anzahlungen für Shootings werden sofort vollständig als Umsatz verbucht.
  • Kunstfotografie und Auftragsfotografie werden ohne Unterscheidung mit demselben Steuersatz fakturiert.
  • Ausrüstung wird direkt als Aufwand gebucht statt aktiviert und abgeschrieben.
  • Reisekosten werden nicht dem verursachenden Auftrag zugeordnet.
  • Ohne Kostenstellen bleibt unklar, welches Projekt tatsächlich profitabel war.

Vom Beleg zur Saldenliste

  • Beleg oder Bankumsatz wird erfasst, die KI schlägt Konto und Steuerschlüssel vor.
  • Sie prüfen den Vorschlag, insbesondere bei 7 versus 19 Prozent.
  • Nach Bestätigung wird die Buchung GoBD-konform festgeschrieben.
  • Die laufende Saldenliste bildet die Grundlage für BWA und Jahresabschluss.

Häufige Fragen

Gilt für alle meine Fotos der ermäßigte Steuersatz?

Nein, nur signierte, nummerierte Abzüge in einer Auflage bis 30 Exemplaren gelten als Kunstgegenstand mit 7 Prozent. Auftragsfotografie unterliegt dem Regelsatz von 19 Prozent.

Wie werden Anzahlungen für Shootings gebucht?

Als erhaltene Anzahlung, nicht sofort als Umsatz. Die Umsatzsteuer entsteht mit der Vereinnahmung, der Erlös erst mit Lieferung der fertigen Bilder.

Muss ich meine Kamera sofort abschreiben?

Nur bis zur GWG-Grenze. Teurere Ausrüstung läuft über die Anlagenbuchhaltung mit laufender AfA über die Nutzungsdauer.

Kann ich Reisekosten einem Projekt zuordnen?

Ja, Reisekosten lassen sich der Kostenstelle des jeweiligen Auftrags zuordnen, sodass die Projektkalkulation nachvollziehbar bleibt.

Wie behalte ich bei vielen Aufträgen den Überblick über offene Zahlungen?

Die OPOS-Verwaltung gleicht Zahlungseingänge automatisch gegen offene Anzahlungen und Schlussrechnungen je Auftrag ab.

Kann meine Kanzlei die Daten weiter nutzen?

Ja, SuSa und Buchungsstapel werden im DATEV-Format exportiert, eine eigene DATEV-Lizenz im Betrieb ist dafür nicht nötig.