Buchhaltung · Kreditkartenabrechnung
Kreditkartenabrechnung: Firmenkreditkarte über das Verrechnungskonto verbuchen
Eine monatliche Kreditkartenabrechnung bündelt viele Einzelzahlungen zu einem einzigen Lastschrifteinzug. Damit jede Position mit dem richtigen Konto, Steuerschlüssel und Beleg erfasst wird, läuft die Verbuchung über ein Verrechnungskonto, das die Sammelabrechnung in Einzelposten zerlegt. Der spätere Lastschrifteinzug gleicht dieses Verrechnungskonto gegen das Bankkonto ab.
Wie die Kreditkartenabrechnung korrekt verbucht wird
Vom Sammelbeleg zur einzelnen Buchung
Verrechnungskonto für die Firmenkreditkarte
Zahlungen mit der Firmenkreditkarte werden zunächst nicht einzeln vom Bankkonto abgebucht, sondern sammelt das Kreditkarteninstitut sie zu einer monatlichen Abrechnung, die erst danach vom Bankkonto eingezogen wird. Jede Einzelzahlung wird deshalb über ein Verrechnungskonto gebucht, das die noch nicht abgerechneten Kartenumsätze zeigt. Erst der Lastschrifteinzug der Sammelabrechnung gleicht dieses Verrechnungskonto gegen das Bankkonto aus. So bleibt zu jedem Zeitpunkt erkennbar, welche Kartenumsätze bereits abgerechnet und welche noch offen sind.
Sammelabrechnung in Einzelposten splitten
Eine monatliche Kreditkartenabrechnung enthält häufig zehn oder mehr Einzeltransaktionen unterschiedlicher Händler und Kostenarten – von Tankstellenbelegen über Hotelrechnungen bis zu Software-Abonnements. Damit die Buchhaltung diese Kosten korrekt der jeweiligen Aufwandsart zuordnet, wird die Sammelabrechnung in ihre Einzelposten zerlegt, statt als ein einziger Sammelaufwand verbucht zu werden. Die KI schlägt für jede Einzelposition ein passendes Konto vor, orientiert an Händlername und Buchungstext.
Belegzuordnung je Kartenposition
Zu jeder Einzelposition der Kreditkartenabrechnung lässt sich der zugehörige Beleg – etwa eine hochgeladene Rechnung oder ein fotografierter Kassenbon – hinterlegen, damit der Vorsteuerabzug auf einer ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14 UStG beruht und nicht nur auf dem bloßen Kartenbeleg. Fehlt ein Einzelbeleg, bleibt die Position als offen markiert, bis er nachgereicht wird, statt ihn ohne Nachweis abzuschließen.
Was die Software bei Kreditkartenabrechnungen übernimmt
- Automatische Zuordnung von Kartenumsätzen zum Verrechnungskonto der Firmenkreditkarte
- Aufteilung der monatlichen Sammelabrechnung in einzelne Buchungspositionen
- KI-Kontierungsvorschlag je Einzelposition anhand Händlername und Buchungstext
- Beleg-Upload je Einzelposition für den ordnungsgemäßen Vorsteuerabzug
- Abgleich des Lastschrifteinzugs der Sammelabrechnung gegen das Verrechnungskonto
- Hinweis bei Fremdwährungsumsätzen auf den vom Kartenanbieter tatsächlich abgerechneten Kurs
Rechtliche Grundlagen: Einzelbuchung, Vorsteuer, Fremdwährung
Auch wenn eine Kreditkartenabrechnung als ein einziger Sammelbetrag vom Bankkonto abgebucht wird, verlangt § 238 HGB eine vollständige und einzelne Erfassung jedes zugrunde liegenden Geschäftsvorfalls. Die Sammelabrechnung wird deshalb in ihre Einzelpositionen zerlegt und jede Position für sich kontiert, statt pauschal als ein Sammelaufwand gebucht zu werden.
Für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG Voraussetzung. Ein reiner Kartenbeleg oder Kassenbon erfüllt diese Anforderungen oft nicht vollständig, insbesondere bei größeren Beträgen; deshalb wird zu jeder Einzelposition der zugrunde liegende Beleg hinterlegt.
Bei Fremdwährungsumsätzen berechnet das Kreditkarteninstitut häufig einen eigenen Umrechnungskurs zuzüglich eines Auslandseinsatzentgelts, der vom Tageskurs abweichen kann. Gebucht wird der tatsächlich von der Karte abgerechnete Eurobetrag, ein Hinweis macht Fremdwährungspositionen zur Prüfung kenntlich.
Sonderfälle bei der Kreditkartenabrechnung
Fehlender Einzelbeleg zu einer Position
Wird eine Kreditkartenposition ohne zugehörigen Beleg erfasst, etwa eine spontane Bewirtung oder ein kleiner Tankbeleg, bleibt sie als offen markiert, bis der Beleg nachgereicht wird. Für den Vorsteuerabzug ist dieser Nachweis erforderlich; ohne ihn bleibt zumindest die Nettobuchung des Aufwands möglich, während die Vorsteuer erst nach Vorlage des Belegs endgültig geltend gemacht wird.
Gemischte geschäftliche und private Nutzung
Wird dieselbe Firmenkreditkarte gelegentlich auch privat genutzt, wird die private Position separat als Privatentnahme beziehungsweise Forderung gegen den Gesellschafter gebucht, statt sie versehentlich als betrieblichen Aufwand zu erfassen. Eine konsequente Trennung schon bei der Kartennutzung erleichtert diese Zuordnung erheblich.
Skonto oder nachträgliche Gutschrift
Erhält das Unternehmen für eine Kartenzahlung nachträglich eine Gutschrift, etwa wegen einer Reklamation oder eines gewährten Skontos, wird diese der ursprünglichen Position zugeordnet und mindert den gebuchten Aufwand entsprechend, statt als eigenständiger, unabhängiger Ertrag zu erscheinen.
So läuft die Verbuchung Schritt für Schritt ab
- Kreditkartenumsätze per Bankimport oder Exportdatei des Kartenanbieters einlesen
- Die Software gliedert die Sammelabrechnung in Einzelpositionen
- Die KI schlägt je Position Konto und Steuerschlüssel vor
- Sie ordnen Belege den Einzelpositionen zu und bestätigen die Buchungen
- Die Buchungen werden GoBD-konform festgeschrieben
- Der Lastschrifteinzug der Sammelabrechnung wird gegen das Verrechnungskonto abgeglichen
Häufige Fehler bei der Kreditkartenabrechnung
- Die gesamte Sammelabrechnung wird als ein Aufwand gebucht, statt sie in Einzelpositionen zu zerlegen
- Der Vorsteuerabzug wird allein auf Basis des Kartenbelegs geltend gemacht, ohne eine ordnungsgemäße Rechnung vorzuhalten
- Private Kartenzahlungen werden versehentlich als betrieblicher Aufwand gebucht
- Der vom Kartenanbieter abgerechnete Fremdwährungskurs wird nicht geprüft, obwohl er vom Tageskurs abweicht
- Der Lastschrifteinzug der Sammelabrechnung wird zusätzlich zu den Einzelpositionen als eigener Aufwand gebucht
Häufige Fragen
Warum wird eine Kreditkartenabrechnung nicht als ein einziger Betrag gebucht?
Weil § 238 HGB die vollständige und einzelne Erfassung jedes Geschäftsvorfalls verlangt. Die Sammelabrechnung wird deshalb in ihre Einzelpositionen zerlegt und jede für sich kontiert.
Wie wird der Vorsteuerabzug bei Kartenzahlungen sichergestellt?
Zu jeder Einzelposition lässt sich der zugehörige Beleg hinterlegen, damit eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG vorliegt und nicht nur der bloße Kartenbeleg als Nachweis dient.
Was passiert, wenn zu einer Kartenposition kein Beleg vorliegt?
Die Position bleibt als offen markiert, bis der Beleg nachgereicht wird. Die Vorsteuer wird erst nach Vorlage eines ordnungsgemäßen Belegs endgültig geltend gemacht.
Wie werden private Zahlungen mit der Firmenkreditkarte behandelt?
Sie werden separat als Privatentnahme beziehungsweise Forderung gegen den Gesellschafter gebucht, statt versehentlich als betrieblicher Aufwand zu erscheinen.
Welcher Kurs gilt bei Fremdwährungszahlungen mit der Kreditkarte?
Gebucht wird der tatsächlich von der Karte abgerechnete Eurobetrag; ein Hinweis macht Fremdwährungspositionen kenntlich, damit der vom Kartenanbieter angewandte Kurs geprüft werden kann.
Wie läuft der Abgleich der Sammelabrechnung mit dem Bankkonto ab?
Der monatliche Lastschrifteinzug der Kreditkartenabrechnung wird gegen das Verrechnungskonto abgeglichen, auf dem zuvor bereits alle Einzelpositionen erfasst wurden.