Buchhaltung · Lieferantenrechnungen

Lieferantenrechnungen erfassen: OCR, Kreditorenzuordnung und Zahlungsfreigabe

Eingangsrechnungen lassen sich per Foto oder PDF hochladen und werden per KI-Belegerfassung ausgelesen und dem passenden Kreditorenkonto zugeordnet. Zahlungsziel und Skontofrist erkennt die Software automatisch aus den Rechnungsangaben. Vor jeder Auszahlung steht eine eigene Zahlungsfreigabe, danach gleicht der Bankimport die offene Verbindlichkeit gegen die tatsächliche Zahlung ab.

Von der Rechnung zur geprüften Buchung

Drei Schritte der Eingangsrechnungs-Bearbeitung

KI-Belegerfassung per Foto oder PDF

Eingangsrechnungen lassen sich per Foto vom Smartphone oder als PDF-Anhang hochladen; die KI liest Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Steuersatz und Fälligkeitsdatum automatisch aus. Der Kontierungsvorschlag orientiert sich am erkannten Lieferanten und an früheren, bereits bestätigten Buchungen desselben Absenders. Sie prüfen die ausgelesenen Werte gegen den Originalbeleg und bestätigen die Buchung, bevor sie GoBD-konform festgeschrieben wird.

Kreditor korrekt zuordnen

Jede Eingangsrechnung wird dem passenden Kreditorenkonto des Lieferanten zugeordnet, sodass sich offene Verbindlichkeiten je Lieferant jederzeit auswerten lassen. Neue Lieferanten werden bei der ersten Rechnung als eigener Kreditor angelegt, wiederkehrende Lieferanten erkennt die KI anhand Name, Steuernummer oder IBAN wieder. So entsteht mit der Zeit eine verlässliche Historie je Geschäftspartner, ohne dass Stammdaten mehrfach von Hand gepflegt werden müssen.

Fälligkeit und Skonto im Blick

Aus dem Rechnungsdatum und den erkannten Zahlungsbedingungen berechnet die Software das Zahlungsziel sowie eine mögliche Skontofrist automatisch. So wird sichtbar, welche Rechnung noch fristgerecht mit Skontoabzug beglichen werden kann und welche kurz vor dem regulären Zahlungsziel steht. Das verhindert sowohl verpasste Skontofristen als auch verspätete Zahlungen, die Mahngebühren oder Verzugszinsen nach sich ziehen könnten.

Was die Software bei Eingangsrechnungen übernimmt

  • KI-Belegerfassung (OCR) für Eingangsrechnungen per Foto oder PDF
  • Automatische Zuordnung zum passenden Kreditorenkonto anhand Lieferant, Steuernummer oder IBAN
  • Erkennung von Zahlungsziel und Skontofrist aus den Rechnungsangaben
  • OPOS-Übersicht aller offenen Lieferantenrechnungen nach Fälligkeit sortiert
  • Zahlungsfreigabe als eigener Prüfschritt vor der Auslösung der Zahlung
  • Abgleich der tatsächlichen Zahlung über den Bankimport gegen die offene Verbindlichkeit
  • GoBD-konforme Festschreibung nach Bestätigung durch den Menschen

Rechtliche Grundlagen: Vorsteuerabzug und Aufbewahrung

Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG setzt eine ordnungsgemäße Rechnung mit den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG voraus, unter anderem vollständiger Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und -empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer sowie Entgelt und Steuerbetrag getrennt nach Steuersatz.

Nach den GoBD sind Eingangsrechnungen zeitnah zu erfassen und unveränderbar aufzubewahren; § 147 AO schreibt zudem die Aufbewahrung von Rechnungen über zehn Jahre vor. Die Software speichert deshalb den Originalbeleg zusätzlich zur daraus erzeugten Buchung, damit beide jederzeit zusammen nachvollziehbar bleiben.

Für den Vorsteuerabzug reicht die KI-Erkennung allein nicht aus: Fehlen Pflichtangaben auf der Rechnung, bleibt die Position zur Prüfung offen, statt eine unvollständige Rechnung ungeprüft für den Vorsteuerabzug zu verwenden.

Sonderfälle bei Lieferantenrechnungen

Rechnung ohne vollständige Pflichtangaben

Fehlt auf einer Eingangsrechnung eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG, etwa die Steuernummer des Lieferanten, kennzeichnet die Software die Position entsprechend, damit der Vorsteuerabzug nicht auf einer unvollständigen Rechnung beruht. In solchen Fällen empfiehlt sich, eine berichtigte Rechnung vom Lieferanten anzufordern, bevor die Vorsteuer endgültig geltend gemacht wird.

Abschlags- und Teilrechnungen

Wird eine Lieferung oder Leistung in mehreren Teilrechnungen abgerechnet, etwa bei einem längeren Projekt, wird jede Teilrechnung einzeln dem Kreditor zugeordnet und gegen die entsprechende Bestellung oder den Auftrag nachvollziehbar gehalten. So bleibt am Ende erkennbar, welcher Anteil der Gesamtleistung bereits abgerechnet und bezahlt wurde.

Gutschrift vom Lieferanten

Erhält das Unternehmen eine Gutschrift des Lieferanten, etwa wegen einer Reklamation oder eines gewährten Nachlasses, wird sie derselben Kreditorenbeziehung zugeordnet und mindert die offene Verbindlichkeit entsprechend, statt separat und unverknüpft als Ertrag zu erscheinen.

So läuft die Bearbeitung einer Eingangsrechnung ab

  • Eingangsrechnung per Foto oder als PDF hochladen
  • Die KI liest Lieferant, Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer und Zahlungsziel aus
  • Die Rechnung wird dem passenden Kreditorenkonto zugeordnet
  • Sie prüfen den Kontierungsvorschlag gegen den Originalbeleg und bestätigen ihn
  • Die Zahlungsfreigabe erfolgt als eigener Prüfschritt vor Auslösung der Zahlung
  • Nach Zahlung gleicht der Bankimport die offene Verbindlichkeit automatisch aus

Häufige Fehler bei Lieferantenrechnungen

  • Rechnungen werden erst gesammelt am Monatsende statt zeitnah erfasst, wodurch Skontofristen verpasst werden
  • Eine unvollständige Rechnung wird ungeprüft für den Vorsteuerabzug verwendet
  • Derselbe Lieferant wird mehrfach als eigener Kreditor angelegt, wodurch sich Verbindlichkeiten nicht mehr vollständig auswerten lassen
  • Gutschriften werden nicht mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft und erscheinen isoliert
  • Die Zahlungsfreigabe entfällt, sodass Rechnungen ohne gesonderte Prüfung ausgezahlt werden

Häufige Fragen

Wie werden Eingangsrechnungen in der Software erfasst?

Per Foto vom Smartphone oder als PDF-Upload. Die KI liest Lieferant, Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer und Zahlungsziel aus, Sie prüfen und bestätigen den Vorschlag.

Wie wird der richtige Kreditor gefunden?

Die KI erkennt wiederkehrende Lieferanten anhand von Name, Steuernummer oder IBAN und ordnet die Rechnung dem passenden Kreditorenkonto zu; neue Lieferanten werden bei der ersten Rechnung angelegt.

Erkennt die Software Skontofristen automatisch?

Ja, aus Rechnungsdatum und den erkannten Zahlungsbedingungen wird sowohl das reguläre Zahlungsziel als auch eine mögliche Skontofrist berechnet und in der OPOS-Übersicht angezeigt.

Was passiert, wenn Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen?

Die Position wird entsprechend gekennzeichnet, damit der Vorsteuerabzug nicht auf einer unvollständigen Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG beruht. Eine berichtigte Rechnung sollte dann angefordert werden.

Gibt es eine Zahlungsfreigabe, bevor eine Rechnung bezahlt wird?

Ja, die Zahlungsfreigabe ist ein eigener Prüfschritt vor der Auslösung der Zahlung, getrennt von der reinen Erfassung und Kontierung der Rechnung.

Wie werden bezahlte Rechnungen abgeglichen?

Der Bankimport gleicht die tatsächliche Zahlung gegen die offene Verbindlichkeit in der OPOS-Verwaltung ab, sodass beglichene Rechnungen automatisch als bezahlt markiert werden.