Leasing buchen: Rate als Aufwand, Sonderzahlung über die Abgrenzung

Zuerst die Frage: Wem gehört der Gegenstand?

Die Buchung folgt der Zurechnung, und die Zurechnung folgt dem wirtschaftlichen Eigentum. § 246 Abs. 1 Satz 2 HGB und § 39 AO verlangen, den Gegenstand demjenigen zuzuordnen, der wirtschaftlich über ihn verfügt. Für die Praxis haben sich dafür die Kriterien der Leasingerlasse durchgesetzt, an denen sich auch die handelsrechtliche Bilanzierungspraxis ausrichtet.

Beim typischen Mobilienleasing mit fester Grundmietzeit ist der Gegenstand dem Leasinggeber zuzurechnen. Dann liegt beim Leasingnehmer kein Vermögensgegenstand vor, es gibt keine Abschreibung und keine Verbindlichkeit – nur laufenden Aufwand.

Anders beim sogenannten Kaufleasing, wenn die Vertragsgestaltung wirtschaftlich einem Ratenkauf entspricht. Dann aktiviert der Leasingnehmer den Gegenstand, passiviert die Verbindlichkeit und schreibt planmäßig ab; die Rate wird in Tilgungs- und Zinsanteil zerlegt.

Die Konten für den Regelfall

• Mietleasing Kfz: SKR03 4570, SKR04 6560 – sonstige betriebliche Aufwendungen.
• Mietleasing beweglicher Wirtschaftsgüter für technische Anlagen und Maschinen: SKR03 4810, SKR04 6498.
• Mietleasing beweglicher Wirtschaftsgüter für Betriebs- und Geschäftsausstattung: SKR03 4965, SKR04 6840.
• Kaufleasing, also Zurechnung beim Leasingnehmer: SKR03 4815, SKR04 6250 – hier entsteht Abschreibungsaufwand.
• Aktive Rechnungsabgrenzung für den künftigen Anteil der Sonderzahlung: SKR03 0980, SKR04 1900.
• Vorsteuer aus der Rate: SKR03 1576, SKR04 1406 bei 19 Prozent.

Die Leasingsonderzahlung richtig verteilen

Eine Sonderzahlung zu Vertragsbeginn ist wirtschaftlich eine Vorleistung für die gesamte Vertragslaufzeit. Bilanzierende erfassen deshalb nur den Teil als Aufwand, der auf das laufende Geschäftsjahr entfällt; der Rest wird als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten nach § 250 Abs. 1 HGB ausgewiesen und über die Laufzeit aufgelöst.

Rechenbeispiel: 6.000 Euro netto Sonderzahlung bei 36 Monaten Laufzeit, Vertragsbeginn 1. Oktober. Auf das erste Geschäftsjahr entfallen drei Monate, also 500 Euro Aufwand; 5.500 Euro stehen zum Stichtag in der aktiven Rechnungsabgrenzung und werden in den Folgejahren mit 2.000 Euro, 2.000 Euro und 1.500 Euro aufgelöst.

Für Einnahmen-Überschuss-Rechner gilt das nicht in gleicher Weise: Dort greift das Abflussprinzip des § 11 EStG, sodass die Sonderzahlung grundsätzlich im Zeitpunkt der Zahlung in voller Höhe Betriebsausgabe ist. Bei einem GmbH-Abschluss nach HGB ist die Abgrenzung dagegen zwingend.

Umsatzsteuer und Nebenkosten

So läuft der Fall in unserer Software

• Die monatlich gleiche Leasingrate legen Sie als Dauerbuchung an – sie wird automatisch wiederkehrend erzeugt, statt jeden Monat neu erfasst zu werden.
• Für die Bankabbuchung greift die Regel-Automatik: Eine eigene Wenn-Dann-Regel ordnet den Umsatz dem Leasingkonto zu, sobald der Verwendungszweck passt.
• Die Verteilung der Sonderzahlung erfassen Sie über die aktive Rechnungsabgrenzung im Abschluss-Assistenten; die jährliche Auflösung bleibt nachvollziehbar.
• Beim Kaufleasing legen Sie den Gegenstand in der Anlagenbuchhaltung an; die Abschreibung wird linear oder degressiv berechnet.
• Der Leasingvertrag selbst lässt sich im Vertragsmanagement mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsklausel überwachen, damit die Rate nicht ein Jahr länger läuft als geplant.

Typische Fehler beim Leasing

• Die Sonderzahlung wird in der Handelsbilanz sofort in voller Höhe als Aufwand gebucht.
• Der Leasinggegenstand wird zusätzlich aktiviert und abgeschrieben, obwohl er dem Leasinggeber zuzurechnen ist.
• Bei einem geleasten Firmenwagen wird die private Nutzung nicht als Sachbezug erfasst.
• Wartungs- und Versicherungsanteile werden mit der Leasingrate vermischt, wodurch die Fahrzeugkosten nicht mehr auswertbar sind.
• Zahlungen bei Vertragsende werden nachträglich der Rate zugeordnet statt als Aufwand des laufenden Jahres gebucht.

Häufige Fragen

Auf welches Konto gehört eine Leasingrate für den Firmenwagen?

Auf Mietleasing Kfz, SKR03 4570 beziehungsweise SKR04 6560. Der Ausweis erfolgt unter den sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Die enthaltene Umsatzsteuer wird als Vorsteuer gebucht.

Muss die Leasingsonderzahlung immer abgegrenzt werden?

Bei einer bilanzierenden Gesellschaft ja: Der auf künftige Perioden entfallende Anteil ist nach § 250 Abs. 1 HGB als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten auszuweisen. Für Einnahmen-Überschuss-Rechner gilt das Abflussprinzip des § 11 EStG.

Woran erkenne ich Kaufleasing?

Wenn der Vertrag wirtschaftlich einem Ratenkauf entspricht – etwa weil die Grundmietzeit die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer nahezu abdeckt oder der Gegenstand speziell auf den Leasingnehmer zugeschnitten ist. Dann liegt das wirtschaftliche Eigentum beim Leasingnehmer und der Gegenstand ist zu aktivieren.

Wie wird ein geleastes Fahrzeug mit Privatnutzung behandelt?

Die Rate bleibt Aufwand des Unternehmens. Die private Nutzung wird zusätzlich als geldwerter Vorteil erfasst und der Umsatzsteuer unterworfen. Bei der Fahrtenbuchmethode geht die Leasingrate in die Gesamtkosten des Fahrzeugs ein.

Muss der Leasingvertrag im Anhang genannt werden?

Sonstige finanzielle Verpflichtungen aus Leasingverträgen, die nicht in der Bilanz erscheinen, gehören zu den Angaben nach § 285 Nr. 3a HGB, sofern sie für die Beurteilung der Finanzlage von Bedeutung sind. Diese Angabe ist auch für kleine Gesellschaften nicht ausgenommen.