Telefon- und Internetkosten buchen: ein Konto, zwei Fallgruppen

Die Konten

• Telefon und Mobilfunk: SKR03 4920, SKR04 6805 – sonstige betriebliche Aufwendungen.
• Internetkosten: SKR03 4925, SKR04 6810.
• Bei einer kombinierten Flatrate für Telefon, Festnetz und Internet reicht ein Konto; es lässt sich sinnvoll umbenennen, damit erkennbar bleibt, was darauf läuft.
• Privatanteil beim Einzelunternehmer mit Umsatzsteuer: Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Telefon-Nutzung), SKR03 8922, SKR04 4646.
• Gegenkonto für die unentgeltliche Wertabgabe: SKR03 1880, SKR04 2130.
• Ein Mobiltelefon als Anlagegut folgt den Regeln für geringwertige Wirtschaftsgüter; die laufenden Gebühren bleiben davon getrennt.

Fall 1: GmbH oder UG mit angestelltem Geschäftsführer

Stellt die Gesellschaft ihren Beschäftigten – einschließlich des Gesellschafter-Geschäftsführers – ein betriebliches Telefon, ein Mobiltelefon oder einen Internetanschluss zur Verfügung, ist die private Mitbenutzung nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Die Steuerfreiheit gilt unabhängig vom Verhältnis zwischen beruflicher und privater Nutzung und erstreckt sich auch auf Zubehör und Software.

Für die Buchhaltung heißt das: Die Rechnung wird in voller Höhe als Betriebsausgabe erfasst, der Vorsteuerabzug bleibt bestehen, und es wird kein geldwerter Vorteil versteuert. Ein Privatanteil ist nicht herauszurechnen.

Voraussetzung ist, dass das Gerät oder der Anschluss dem Unternehmen gehört beziehungsweise der Vertrag auf das Unternehmen läuft. Erstattet die Gesellschaft stattdessen die Rechnung eines privaten Anschlusses des Geschäftsführers, greift die Steuerbefreiung nicht – dann liegt Arbeitslohn vor, soweit kein beruflicher Anteil nachgewiesen wird. Beim Gesellschafter-Geschäftsführer kommt hinzu, dass die Gesamtausstattung der Bezüge angemessen bleiben muss.

Fall 2: Einzelunternehmer und Personengesellschafter

Wer keinen Arbeitsvertrag mit sich selbst hat, kann sich auch nicht selbst einen steuerfreien Vorteil gewähren. Hier ist der private Nutzungsanteil des betrieblichen Anschlusses als Entnahme zu erfassen. Bei einer Flatrate lässt sich der Anteil nicht exakt messen; eine sachgerechte Schätzung ist zulässig und muss nachvollziehbar begründet sein.

Praktisch wird zunächst der volle Rechnungsbetrag als Aufwand gebucht und die Vorsteuer gezogen. Anschließend – spätestens zum Jahresabschluss – wird der geschätzte Privatanteil als unentgeltliche Wertabgabe gegengebucht, zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer.

Bei 33,57 Euro netto monatlichen Kosten und einem geschätzten Privatanteil von 20 Prozent sind das 6,71 Euro zuzüglich 1,27 Euro Umsatzsteuer, gebucht auf unentgeltliche Wertabgaben gegen das Konto für die Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens.

Nachbarthemen, die oft mitlaufen

So läuft der Fall in unserer Software

• Die monatliche Rechnung des Anbieters kommt per E-Mail-Postfach oder aus dem Belegordner herein; die KI liest Betrag und Umsatzsteuer aus und schlägt das Telefonkonto vor.
• Für den immer gleichen Betrag legen Sie eine Dauerbuchung an, damit die Position nicht monatlich neu erfasst werden muss.
• Kommt der Betrag per Lastschrift vom Bankkonto, ordnet die Bankanbindung die Zahlung der bereits erfassten Rechnung zu.
• Der Privatanteil beim Einzelunternehmen lässt sich als eigene Buchungsvorlage anlegen, damit Betrag und Steuerschlüssel jedes Jahr gleich bleiben.
• Doppelt eingegangene Rechnungen – etwa als Scan und als Anhang einer E-Mail – werden mit einer Dublettenwarnung gemeldet.

Typische Fehler bei Kommunikationskosten

• In der GmbH wird ein Privatanteil für den Geschäftsführer herausgerechnet, obwohl § 3 Nr. 45 EStG die Nutzung steuerfrei stellt.
• Beim Einzelunternehmen wird der Privatanteil zwar ertragsteuerlich erfasst, aber nicht der Umsatzsteuer unterworfen.
• Der private Anschluss des Geschäftsführers wird von der Gesellschaft bezahlt, ohne den Vorgang lohnsteuerlich zu würdigen.
• Gerätekauf und laufende Gebühren landen auf demselben Konto, sodass das Anlagegut in der Anlagenbuchhaltung fehlt.
• Die geschätzte Aufteilung wird nirgends dokumentiert und lässt sich in der Prüfung nicht begründen.

Häufige Fragen

Muss die GmbH für das Diensthandy des Geschäftsführers einen geldwerten Vorteil ansetzen?

Nein. Die private Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte ist nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei — auf den Anteil der privaten gegenüber der beruflichen Nutzung kommt es dabei nicht an. Voraussetzung ist, dass Gerät und Vertrag dem Unternehmen zuzurechnen sind.

Wie hoch darf der geschätzte Privatanteil beim Einzelunternehmer sein?

Einen gesetzlichen Prozentsatz gibt es nicht. Die Schätzung muss den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen und begründbar sein. In der Praxis werden Anteile im Bereich von 20 bis 50 Prozent angesetzt, je nach Art des Betriebs.

Auf welches Konto gehört die Mobilfunkrechnung?

Auf das Telefonkonto, SKR03 4920 beziehungsweise SKR04 6805. Reine Internetkosten laufen über SKR03 4925 beziehungsweise SKR04 6810. Bei einer kombinierten Flatrate genügt ein Konto.

Darf ich die Vorsteuer aus der Telefonrechnung voll ziehen?

Ja, wenn der Anschluss unternehmerisch genutzt wird und das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigte Umsätze ausführt. Beim Einzelunternehmer ist der private Anteil dann als unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer zu unterwerfen.

Wie behandle ich ein Handy, das mehr als 800 Euro kostet?

Dann scheidet die Sofortabschreibung nach § 6 Abs. 2 EStG aus und das Gerät wird über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer planmäßig abgeschrieben. Es gehört damit in die Anlagenbuchhaltung und in den Anlagenspiegel.