Urlaubsrückstellung: Resturlaub zum Bilanzstichtag richtig bewerten

Warum die Rückstellung Pflicht ist

Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten sind nach § 249 Abs. 1 HGB zu bilden. Der noch nicht genommene Urlaub ist genau das: Die Verpflichtung besteht dem Grunde nach, ihre Höhe steht am Stichtag aber noch nicht fest, weil sie vom künftigen Entgelt und vom Zeitpunkt der Inanspruchnahme abhängt.

Zurückgestellt wird nur, was der Beschäftigte am Stichtag rechtlich noch verlangen kann. Ein bereits verfallener Anspruch bleibt außen vor. Ob er verfällt, hängt unter anderem davon ab, ob der Arbeitgeber die Beschäftigten nachweisbar auf ihren offenen Urlaub und den drohenden Verfall hingewiesen hat – dieser Hinweis gehört deshalb in die Personalakte, nicht nur in den Abschluss.

Bewertet wird nach § 253 Abs. 1 Satz 2 HGB mit dem nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrag. Handelsrechtlich fließen dabei auch am Stichtag feststehende künftige Entgelterhöhungen ein sowie Sonderleistungen, auf die ein unbedingter Rechtsanspruch besteht.

So wird gerechnet

• Zunächst je Beschäftigtem die am Stichtag offenen Urlaubstage ermitteln – aus der Urlaubsverwaltung, nicht aus dem Gedächtnis.
• Dann das maßgebliche Jahresentgelt je Beschäftigtem bestimmen und durch die Zahl der Arbeitstage teilen, um den Tagessatz zu erhalten.
• Den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und die Beiträge zur Berufsgenossenschaft aufschlagen – sie fallen bei der Urlaubsgewährung ebenfalls an.
• Tagessatz mal offene Tage ergibt den Rückstellungsbedarf je Person; die Summe je Gruppe ist der Buchungsbetrag.
• Sinnvoll ist die Trennung nach Gruppen: Gesellschafter-Geschäftsführer, Gehaltsempfänger und Lohnempfänger – der Kontenrahmen sieht dafür eigene Aufwandskonten vor.
• Nicht in die Bewertung gehören Kosten, die unabhängig vom Urlaub anfallen und keine zusätzliche Belastung darstellen.

Die Buchung im Kontenrahmen

Der Bestand liegt auf Urlaubsrückstellungen (SKR03 0961, SKR04 3079) und wird in der Bilanz unter den sonstigen Rückstellungen ausgewiesen. Der Aufwand läuft über Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen (SKR03 4156, SKR04 6076) und erscheint in der Gewinn- und Verlustrechnung im Personalaufwand unter Löhne und Gehälter.

Für Gesellschafter-Geschäftsführer gibt es ein eigenes Aufwandskonto (SKR03 4157, SKR04 6077), für Minijobber ebenfalls (SKR03 4159, SKR04 6079). Der Buchungssatz zur Bildung lautet: Aufwendungen aus der Veränderung von Urlaubsrückstellungen an Urlaubsrückstellungen; zur Auflösung genau umgekehrt.

Üblich ist, die Vorjahresrückstellung zum Stichtag in voller Höhe aufzulösen und den neu ermittelten Betrag frisch einzubuchen. Das ist übersichtlicher als eine Nettoveränderung und macht in der Auswertung sichtbar, wie sich der Bestand entwickelt hat. Wer den auf den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung entfallenden Teil gesondert ausweisen möchte, nutzt dafür ein eigenes Konto, das unter Soziale Abgaben ausgewiesen wird.

Handelsbilanz und Steuerbilanz weichen ab

So läuft der Fall in unserer Software

• Im Jahresabschluss steht die Rückstellung für Urlaub als vorbereitete Abschlussbuchung bereit – mit Erklärung, Kontovorschlag für SKR03 oder SKR04 und Betragshilfe.
• Die Software erkennt am Zahlenwerk, welche Abschlussbuchungen vermutlich noch offen sind, und markiert sie in der Übersicht.
• Wer das Personal-Modul nutzt, bekommt den Betrag aus den offenen Resturlaubstagen und den hinterlegten Vergütungsdaten berechnet, einschließlich Zuschlag für den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung.
• Die Buchung wirkt auf Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang, ohne dass die importierte Saldenliste verändert wird – sie bleibt als eigene, nachvollziehbare Liste stehen.
• Im kostenlosen Abschlussmodus laufen diese Buchungen wahlweise im GoBD-Journal mit Festschreibung, Belegnummernkreis und Prüfsummen-Kette.

Typische Fehler bei der Urlaubsrückstellung

• Die Rückstellung wird ganz weggelassen, weil die Gesellschaft klein ist – § 249 HGB kennt dafür keine Größenerleichterung.
• Es wird nur das Bruttoentgelt angesetzt, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung fehlt.
• Der Tagessatz wird durch Kalendertage statt durch Arbeitstage geteilt, wodurch der Betrag deutlich zu niedrig ausfällt.
• Die Vorjahresrückstellung bleibt stehen und wird neben der neuen Rückstellung doppelt geführt.
• Verfallener Urlaub wird zurückgestellt, obwohl der Anspruch am Stichtag rechtlich nicht mehr bestand.

Häufige Fragen

Muss auch eine kleine GmbH eine Urlaubsrückstellung bilden?

Ja. Die Passivierungspflicht aus § 249 Abs. 1 HGB gilt für alle Kaufleute unabhängig von der Größenklasse. Erleichterungen gibt es bei Anhang und Offenlegung, nicht beim Ansatz von Rückstellungen.

Zählt der Urlaub des Gesellschafter-Geschäftsführers mit?

Wenn ein Anstellungsverhältnis mit Urlaubsanspruch besteht, ja. Der Kontenrahmen sieht dafür ein eigenes Aufwandskonto vor (SKR03 4157, SKR04 6077), damit der Betrag in der Auswertung getrennt sichtbar bleibt.

Gehören Überstunden in dieselbe Rückstellung?

Nein. Offene Überstunden sind ein eigener Erfüllungsrückstand und werden gesondert bewertet und gebucht. Nur so bleibt nachvollziehbar, worauf sich der Bestand stützt.

Wie wirkt sich die Rückstellung auf die Steuer aus?

Sie mindert den Gewinn im Jahr ihrer Bildung. Weil steuerlich enger bewertet wird als handelsrechtlich, fällt die steuerliche Minderung meist geringer aus – die Differenz gehört in die Überleitung zwischen Handels- und Steuerbilanz.

Was passiert im Folgejahr mit der Rückstellung?

Wird der Urlaub genommen, ist die Rückstellung erfolgswirksam aufzulösen. In der Praxis wird der Vorjahresbestand zum nächsten Stichtag vollständig aufgelöst und der neu ermittelte Bedarf frisch eingebucht.