Buchhaltung · Umstieg von DATEV

Von DATEV zur KI-Buchhaltung wechseln

Betriebe, die bisher mit DATEV-Programmen oder über die Kanzlei mit DATEV Unternehmen online gebucht haben, können auf eine eigenständige KI-Buchhaltung umsteigen, ohne die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater aufzugeben. Die bestehenden Salden, Bankumsätze und Belege werden übernommen, der DATEV-Export an die Kanzlei bleibt weiterhin Teil des Prozesses.

Warum Betriebe von DATEV zur KI-Buchhaltung wechseln

Typische Gründe aus der Praxis

Buchhaltung soll im Betrieb selbst stattfinden

Häufig lief die laufende Buchhaltung bislang vollständig über die Kanzlei, weil im Betrieb keine eigene DATEV-Lizenz vorhanden war. Wer die Kontierung stattdessen selbst übernehmen möchte, braucht eine Lösung, die Belege und Bankumsätze eigenständig verarbeitet und trotzdem eine saubere Übergabe an die Kanzlei ermöglicht. Die KI-Kontierung schlägt Konto und Steuerschlüssel vor, im Betrieb wird geprüft und bestätigt, statt jeden Beleg erst zur Kanzlei zu schicken.

Laufzeit statt Lizenzmodell

DATEV-Programme werden meist über die Kanzlei lizenziert oder als eigenständige Arbeitsplatzlizenz bezogen, mit entsprechenden Vertragsbindungen. Eine Web-Anwendung mit nutzerbasierter monatlicher Abrechnung schafft dagegen Flexibilität, etwa wenn sich die Zahl der buchenden Personen im Betrieb ändert oder die interne Struktur sich verschiebt.

Aktualität für die eigene Auswertung

Wenn die Buchhaltung ausschließlich über die Kanzlei läuft, liegt die aktuelle BWA oft erst mit einigem Zeitversatz vor. Wird die laufende Kontierung stattdessen im Betrieb selbst geführt, stehen Summen- und Saldenliste sowie BWA fortlaufend zur Verfügung, während der DATEV-Export weiterhin regelmäßig an die Kanzlei geht.

Was beim Umstieg übernommen wird

  • Kontensalden aus der bisherigen DATEV-Buchhaltung als Saldenliste bzw. Summen- und Saldenliste zum Umstiegsstichtag
  • Bankumsätze des Geschäftskontos werden neu per Kontoauszug, CSV oder CAMT eingebunden und laufend automatisch abgeglichen
  • Belege lassen sich ab dem Stichtag per Foto oder PDF neu erfassen und von der KI vorkontieren
  • Offene Kunden- und Lieferantenposten werden zum Stichtag als Ausgangsbestand für die OPOS-Verwaltung übernommen
  • Der verwendete Kontenrahmen – SKR03 oder SKR04 – kann beibehalten werden
  • Anlagevermögen mit bestehender AfA lässt sich als Ausgangsbestand in die Anlagenbuchhaltung übernehmen

Was ehrlich nicht automatisch übernommen wird

Es gibt keinen direkten API-Import aus DATEV-Programmen. DATEV-Datenbestände liegen in einem eigenen, an die DATEV-Systemwelt gebundenen Format vor, auf das ein fremdes Programm nicht unmittelbar zugreifen kann. Der Umstieg läuft deshalb über eine exportierte Saldenliste bzw. Summen- und Saldenliste, die als Startbestand importiert wird – nicht über eine automatische, laufende Synchronisation zweier Systeme.

Das bedeutet auch: Die Buchungshistorie mit allen Einzelbuchungen vergangener Wirtschaftsjahre bleibt in DATEV bzw. bei der Kanzlei aufbewahrungspflichtig dokumentiert und wird nicht Buchung für Buchung in das neue System übertragen. Für die laufende Arbeit ab dem Umstiegsstichtag reicht der übernommene Saldenstand als Ausgangspunkt vollkommen aus.

Die Kanzlei bleibt im Bild: DATEV-Export bleibt bestehen

Buchungsstapel weiterhin im DATEV-Format

Auch nach dem Umstieg lässt sich die laufende Buchhaltung als Buchungsstapel im DATEV-Format exportieren. Die Kanzlei arbeitet damit weiter wie gewohnt, ohne dass im Betrieb selbst eine DATEV-Lizenz nötig wäre. Konto, Gegenkonto, Betrag, Buchungstext und Steuerschlüssel je Zeile bleiben in der vertrauten Struktur erhalten.

Summen- und Saldenliste für Auswertung und Abschluss

Die SuSa aus der KI-Buchhaltung dient der Kanzlei weiterhin als Grundlage für Auswertungen und den Jahresabschluss. Da dieselbe SuSa auch dem Betrieb selbst laufend zur Verfügung steht, entsteht kein zusätzlicher Aufwand durch parallele Datenhaltung in zwei Systemen.

So läuft der Umstieg Schritt für Schritt ab

  • Aktuelle Summen- und Saldenliste aus DATEV zum geplanten Umstiegsstichtag exportieren lassen (Kanzlei oder eigene DATEV-Lizenz)
  • Saldenliste als Eröffnungsbestand in der KI-Buchhaltung hinterlegen
  • Geschäftskonto per Kontoauszug, CSV oder CAMT neu anbinden
  • Offene Kunden- und Lieferantenposten zum Stichtag erfassen
  • Neue Belege ab dem Stichtag per KI-Belegerfassung kontieren, prüfen und bestätigen
  • Turnus für den künftigen DATEV-Export mit der Kanzlei abstimmen (monatlich, quartalsweise oder zum Abschluss)

Kontenrahmen und Steuerschlüssel bleiben vertraut

Ob bislang nach SKR03 oder SKR04 gebucht wurde, lässt sich beim Umstieg beibehalten – die Kontenzuordnung bleibt damit für Betrieb und Kanzlei nachvollziehbar. Die KI-Kontierung schlägt anschließend Konto und Steuerschlüssel je Beleg im gewohnten Kontenrahmen vor, etwa bei Reverse-Charge-Sachverhalten nach § 13b UStG oder innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Für den Übergang empfiehlt sich ein klarer Stichtag – idealerweise Monats- oder Quartalsende – damit die Summen- und Saldenliste nicht über zwei Systeme hinweg fortgeschrieben werden muss und die Umsatzsteuer-Voranmeldung des Übergangszeitraums eindeutig einem System zugeordnet werden kann.

Häufige Fragen

Kann ich meine DATEV-Buchungen direkt automatisch importieren?

Nein, einen direkten API-Import aus DATEV-Programmen gibt es nicht. Der Umstieg läuft über eine exportierte Saldenliste bzw. Summen- und Saldenliste, die als Startbestand in der KI-Buchhaltung hinterlegt wird.

Verliere ich meine bisherige DATEV-Buchungshistorie?

Nein, sie bleibt bei DATEV bzw. der Kanzlei aufbewahrungspflichtig dokumentiert. Für die neue Buchhaltung zählt der übernommene Saldenstand zum Umstiegsstichtag als Ausgangspunkt, nicht die einzelne historische Buchung.

Muss meine Kanzlei danach auch umsteigen?

Nein. Die laufende Buchhaltung erzeugt weiterhin einen DATEV-Export mit Buchungsstapel und Summen- und Saldenliste, den die Kanzlei wie gewohnt in ihrem eigenen DATEV-Programm weiterverarbeitet.

Brauche ich nach dem Umstieg noch eine eigene DATEV-Lizenz?

Nein. Die laufende Kontierung findet vollständig in der KI-Buchhaltung statt, DATEV kommt nur noch als Austauschformat für die Kanzlei zum Einsatz – eine eigene Lizenz im Betrieb ist dafür nicht erforderlich.

Kann ich meinen Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 beibehalten?

Ja, der bisherige Kontenrahmen wird beim Umstieg übernommen, sodass Kanzlei und Betrieb weiter mit denselben Kontennummern arbeiten und keine Umschlüsselung nötig wird.

Wie werden offene Rechnungen aus der DATEV-Zeit behandelt?

Offene Kunden- und Lieferantenposten zum Umstiegsstichtag werden als Ausgangsbestand in die OPOS-Verwaltung übernommen, sodass der Bankabgleich ab dem ersten Tag korrekt gegen diese offenen Posten läuft.