Buchhaltung · Umstieg von Lexware

Von Lexware zur KI-Buchhaltung wechseln

Wer bisher mit Lexware Buchhaltung oder Lexware Office gebucht hat und auf eine KI-gestützte Lösung umsteigen möchte, kann die bestehenden Kontensalden per Saldenliste übernehmen. Bankanbindung und Belegerfassung werden im neuen System neu eingerichtet – ein direkter automatischer Import aus Lexware existiert nicht, der Umstieg ist trotzdem in wenigen Schritten machbar.

Warum Betriebe von Lexware wechseln

Typische Beweggründe im Alltag

Kontierung soll die KI übernehmen

In Lexware wird die Kontierung überwiegend manuell vorgenommen, mit Vorschlägen aus hinterlegten Buchungsregeln. Die KI-Kontierung geht einen Schritt weiter: Sie liest Beleginhalte aus und schlägt Konto sowie Steuerschlüssel für neue, bislang unbekannte Belege vor, nicht nur für bereits einmal manuell zugeordnete Regelfälle. Geprüft und bestätigt wird jede Buchung trotzdem durch den Menschen, bevor sie festgeschrieben wird.

Bankabgleich gegen offene Posten

Der Bankimport gleicht eingehende und ausgehende Zahlungen automatisch gegen offene Kunden- und Lieferantenrechnungen ab, statt Zahlungseingänge nur dem Kontoauszug nach zu sortieren. Das reduziert manuelle Zuordnungsarbeit gerade bei Betrieben mit vielen kleinteiligen Zahlungseingängen spürbar.

Ein System für Buchhaltung und Abschluss

Aus derselben Summen- und Saldenliste, die laufend geführt wird, entsteht später der Jahresabschluss und bei Kapitalgesellschaften die E-Bilanz, ohne dass Zahlen zwischen zwei getrennten Programmen übertragen werden müssen. Für den Steuerberater bleibt zusätzlich ein DATEV-Export verfügbar.

Was beim Umstieg von Lexware übernommen wird

  • Kontensalden zum Umstiegsstichtag als Saldenliste bzw. Summen- und Saldenliste, exportiert aus Lexware und importiert als Eröffnungsbestand
  • Der bisher verwendete Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) lässt sich beibehalten
  • Offene Kunden- und Lieferantenrechnungen können zum Stichtag als Ausgangsbestand für die OPOS-Verwaltung erfasst werden
  • Bestehendes Anlagevermögen mit laufender AfA lässt sich als Ausgangswert in die Anlagenbuchhaltung übernehmen
  • Stammdaten zu Kunden und Lieferanten werden für die neue OPOS-Verwaltung neu angelegt bzw. per Liste übertragen
  • Der Datenexport aus Lexware erfolgt in der Regel als CSV- oder Excel-Datei, die sich für den Import aufbereiten lässt

Was ehrlich nicht automatisch übernommen wird

Es gibt keinen direkten API-Import aus Lexware. Lexware-Datenbestände liegen in einem eigenen Format vor, auf das andere Programme nicht unmittelbar zugreifen. Der Umstieg läuft deshalb über eine exportierte Saldenliste bzw. eine CSV-Datei, die als Startbestand importiert wird – nicht über eine laufende, automatische Synchronisation der beiden Systeme.

Auch die Bankanbindung wird nicht automatisch übernommen: Das Geschäftskonto muss im neuen System neu per Kontoauszug, CSV oder CAMT eingebunden werden. Ebenso müssen laufende Belege ab dem Umstiegsstichtag neu über die KI-Belegerfassung eingereicht werden – bereits in Lexware digital abgelegte Altbelege bleiben dort aufbewahrungspflichtig dokumentiert und werden nicht automatisch mitkopiert.

Bank und Belege nach dem Umstieg neu anbinden

Bankverbindung neu einrichten

Die in Lexware hinterlegte Bankanbindung lässt sich nicht automatisch übertragen. Das Geschäftskonto wird im neuen System über Kontoauszug, CSV- oder CAMT-Datei neu eingebunden. Ab diesem Zeitpunkt gleicht der Bankimport eingehende Zahlungen automatisch gegen offene Posten ab, sodass der Umstieg für die laufende Zahlungsverfolgung keinen Bruch bedeutet.

Belegerfassung auf KI umstellen

Neue Eingangsrechnungen werden ab dem Stichtag per Foto oder PDF hochgeladen. Die KI liest die relevanten Angaben aus, schlägt Konto und Steuerschlüssel vor, Sie prüfen und bestätigen die Buchung. In Lexware bereits erfasste und verbuchte Belege müssen dafür nicht neu eingegeben werden – nur der übernommene Saldo zählt als Ausgangspunkt.

So läuft der Umstieg Schritt für Schritt ab

  • Summen- und Saldenliste aus Lexware zum geplanten Umstiegsstichtag als CSV oder Excel exportieren
  • Saldenliste als Eröffnungsbestand in der KI-Buchhaltung hinterlegen
  • Geschäftskonto per Kontoauszug, CSV oder CAMT neu anbinden
  • Offene Kunden- und Lieferantenposten zum Stichtag erfassen
  • Neue Belege ab dem Stichtag per KI-Belegerfassung kontieren, prüfen und bestätigen
  • Erste Summen- und Saldenliste mit dem Steuerberater abstimmen und Turnus für den DATEV-Export festlegen

Worauf beim Umstiegstermin zu achten ist

Ein sauberer Übergang gelingt am einfachsten zu einem Monats- oder Quartalsende, damit die Summen- und Saldenliste des Übergangszeitraums nicht zwischen zwei Programmen aufgeteilt werden muss. Insbesondere die Umsatzsteuer-Voranmeldung des Übergangsmonats sollte eindeutig einem der beiden Systeme zugeordnet werden können.

Wird der Steuerberater in den Umstieg einbezogen, lässt sich der Turnus für den künftigen DATEV-Export gleich mit festlegen – monatlich, quartalsweise oder zum Abschlusstermin – sodass die Zusammenarbeit ohne Unterbrechung weiterläuft.

Häufige Fragen

Kann ich meine Lexware-Daten automatisch importieren?

Einen direkten API-Import gibt es nicht. Der Umstieg läuft über eine aus Lexware exportierte Saldenliste bzw. CSV-Datei, die als Startbestand in der KI-Buchhaltung hinterlegt wird.

Werden meine in Lexware gespeicherten Belege automatisch übernommen?

Nein, digital in Lexware abgelegte Altbelege bleiben dort aufbewahrungspflichtig dokumentiert. Neue Belege werden ab dem Umstiegsstichtag über die KI-Belegerfassung neu eingereicht.

Muss ich meine Bankverbindung neu einrichten?

Ja, die Bankanbindung aus Lexware wird nicht automatisch übertragen. Das Geschäftskonto wird im neuen System per Kontoauszug, CSV oder CAMT neu angebunden, danach läuft der Abgleich automatisch.

Kann ich meinen Kontenrahmen aus Lexware beibehalten?

Ja, ob SKR03 oder SKR04 – der bisherige Kontenrahmen wird beim Umstieg übernommen, sodass keine Umschlüsselung der Kontennummern nötig ist.

Was passiert mit offenen Rechnungen aus Lexware?

Offene Kunden- und Lieferantenposten zum Umstiegsstichtag lassen sich als Ausgangsbestand in die OPOS-Verwaltung übernehmen, sodass der Bankabgleich ab dem ersten Tag korrekt läuft.

Kann mein Steuerberater nach dem Umstieg weiter mit DATEV arbeiten?

Ja. Auch nach dem Wechsel von Lexware steht ein DATEV-Export mit Buchungsstapel und Summen- und Saldenliste zur Verfügung, den die Kanzlei ohne eigene Umschlüsselung weiterverarbeiten kann.