Betriebsveranstaltung buchen: 110 Euro je Beschäftigtem

Wie der Freibetrag gerechnet wird

Nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG bleiben Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen bis 110 Euro je Beschäftigtem und Veranstaltung außer Ansatz. Seit der Umstellung von der Freigrenze auf einen Freibetrag ist nur noch der übersteigende Teil Arbeitslohn – nicht mehr der gesamte Betrag.

In die Rechnung fließen sämtliche Aufwendungen ein, die dem Arbeitgeber für die Veranstaltung berechnet werden, einschließlich Umsatzsteuer: Speisen, Getränke, Raummiete, Musik, Fahrtkosten, Übernachtung. Nicht einzubeziehen sind Allgemeinkosten des Betriebs.

Die Gesamtkosten werden gleichmäßig auf alle Teilnehmer verteilt, also auch auf Begleitpersonen und Gäste. Der auf Angehörige entfallende Anteil wird der jeweiligen Beschäftigten zugerechnet; einen zusätzlichen Freibetrag für die Begleitung gibt es nicht.

Begünstigt sind höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Ab der dritten Veranstaltung entfällt der Freibetrag; die Zuwendungen sind dann in voller Höhe Arbeitslohn.

Die Konten

• Anteil bis 110 Euro je Beschäftigtem: Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei – SKR03 4140, SKR04 6130, ausgewiesen unter Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung.
• Übersteigender, lohnsteuerpflichtiger Anteil: Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig – SKR03 4145, SKR04 6060, ausgewiesen unter Löhne und Gehälter.
• Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge: SKR03 4149, SKR04 6069.
• Anteil, der auf die Unternehmerin oder den Unternehmer selbst entfällt: sonstige betriebliche Aufwendungen, SKR03 4900, SKR04 6300.
• Abzuführende Lohnsteuerbeträge: Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt, SKR03 1740, SKR04 3720.

Pauschalierung und Umsatzsteuer

Was für GmbH und UG besonders gilt

• Der Freibetrag gilt auch bei Kapitalgesellschaften und auch für Gesellschafter-Geschäftsführer, sofern sie Arbeitnehmer ihrer Gesellschaft sind.
• Eine Feier, an der nur der Gesellschafter-Geschäftsführer und seine Familie teilnehmen, ist keine Betriebsveranstaltung – hier droht die Einordnung als Kosten der privaten Lebensführung oder als verdeckte Gewinnausschüttung.
• Die Veranstaltung muss allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen; eine Feier für einen ausgewählten Kreis erfüllt die Voraussetzungen nicht.
• Die Teilnehmerliste gehört zum Beleg: Ohne sie lässt sich die Verteilung der Kosten je Kopf nicht nachvollziehen.
• Der auf die Unternehmerin oder den Unternehmer eines Einzelunternehmens entfallende Anteil wird gesondert erfasst und ist kein Personalaufwand.

So läuft der Fall in unserer Software

• Die Rechnungen von Gaststätte, Busunternehmen und Veranstaltungstechnik laden Sie hoch; die KI erkennt Beträge und Umsatzsteuer und schlägt die Kontierung vor.
• Für die Aufteilung in lohnsteuerfreien und lohnsteuerpflichtigen Anteil erfassen Sie die Buchung mit mehreren Positionen in der gewohnten Erfassungszeile aus Soll, Haben, Betrag und Steuerschlüssel.
• Die Teilnehmerliste legen Sie als Anhang beim Beleg ab, sodass sie im Belegarchiv und im GoBD-Datenexport für die Betriebsprüfung mitgeht.
• Beim Überschreiten der Grenze buchen Sie ohne Vorsteuerabzug – der Steuerschlüssel steuert das, ohne dass Sie die Umsatzsteuerkonten von Hand ansprechen.
• Die Personalverwaltung liefert die Zahl der Beschäftigten, wenn Sie das Personal-Modul nutzen.

Typische Fehler bei der Betriebsfeier

• Die Umsatzsteuer wird bei der Berechnung des Freibetrags herausgerechnet, obwohl der Bruttobetrag maßgeblich ist.
• Begleitpersonen bekommen einen eigenen Freibetrag zugerechnet.
• Der Vorsteuerabzug wird trotz Überschreitung der 110 Euro in Anspruch genommen.
• Es finden drei oder mehr Veranstaltungen statt, ohne dass die Begünstigung auf zwei begrenzt wird.
• Die Teilnehmerliste fehlt, sodass die Kostenverteilung je Kopf nicht belegbar ist.

Häufige Fragen

Ist der Freibetrag von 110 Euro brutto oder netto?

Brutto. In die Berechnung fließen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer ein, unabhängig davon, ob sie einzelnen Beschäftigten zugerechnet werden können oder den äußeren Rahmen betreffen.

Wie viele Betriebsveranstaltungen sind begünstigt?

Höchstens zwei je Jahr. Ab der dritten Veranstaltung entfällt der Freibetrag, und die Zuwendungen sind in voller Höhe Arbeitslohn – dann bleibt nur die Pauschalierung mit 25 Prozent.

Zählt der Gesellschafter-Geschäftsführer mit?

Ja, sofern er Arbeitnehmer seiner Gesellschaft ist. Eine Veranstaltung, an der ausschließlich er und sein privates Umfeld teilnehmen, ist allerdings keine Betriebsveranstaltung.

Was passiert bei Absagen kurz vor der Feier?

Die Gesamtkosten werden auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmer verteilt. Absagen erhöhen damit den Betrag je Kopf und können den Freibetrag auch dann sprengen, wenn die Planung darunter lag.

Bleibt der Vorsteuerabzug bei einer teuren Feier bestehen?

Nein. Wird der Freibetrag überschritten, entfällt der Vorsteuerabzug für die Aufwendungen der Veranstaltung. Die Rechnungen werden dann brutto auf die Aufwandskonten gebucht.