Bewirtungsbelege buchen: 70 % abziehbar, 30 % nicht, Vorsteuer voll

Die 70/30-Regel nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG

Bewirtet ein Unternehmen aus geschäftlichem Anlass Personen, mit denen Geschäftsbeziehungen bestehen oder angebahnt werden sollen, sind die Aufwendungen nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar. Die verbleibenden 30 Prozent gelten als nicht abziehbar und mindern den steuerlichen Gewinn nicht, obwohl sie tatsächlich bezahlt wurden.

Diese Einschränkung betrifft ausschließlich die ertragsteuerliche Seite. Umsatzsteuerlich bleibt der Vorsteuerabzug aus einer ordnungsgemäßen Bewirtungsrechnung in voller Höhe erhalten, da § 15 UStG die 70/30-Aufteilung des Einkommensteuerrechts nicht übernimmt – ein Punkt, der in der Praxis häufig zu Verwechslungen führt.

Von dieser Regel abzugrenzen ist die betrieblich veranlasste Bewirtung eigener Arbeitnehmer ohne Geschäftspartner-Bezug, etwa bei einer internen Besprechung ohne externe Teilnehmer; solche Aufwendungen unterliegen nicht der 70/30-Kürzung, sondern sind regelmäßig in voller Höhe abziehbar, sofern sie angemessen sind.

Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg

• Ort und Datum der Bewirtung
• Namen aller bewirteten Personen einschließlich der Gastgeber aus dem eigenen Unternehmen
• Konkreter Anlass der Bewirtung, allgemeine Angaben wie Geschäftsessen genügen nicht
• Höhe der Aufwendungen, unterschrieben vom bewirtenden Steuerpflichtigen
• Bei Bewirtung in einer Gaststätte zusätzlich die maschinell erstellte, registrierte Rechnung des Restaurants mit gesondertem Bewirtungsvermerk
• Eine formlose Quittung ohne diese Angaben genügt für den steuerlichen Nachweis in der Regel nicht

Geteilte Buchung eines Bewirtungsbelegs

Wie die KI Bewirtungsbelege erkennt

• Belege von Restaurants, Cafés und vergleichbaren Gaststätten werden anhand des Ausstellers als mögliche Bewirtungsbelege markiert
• Fehlen Pflichtangaben wie Teilnehmerliste oder Anlass, wird dies beim Kontierungsvorschlag sichtbar gemacht
• Die KI berechnet den 70/30-Aufteilungsschlüssel automatisch aus dem erfassten Nettobetrag
• Sie ergänzen fehlende Angaben wie Teilnehmer und Anlass, bevor die Buchung bestätigt wird
• Nach Bestätigung wird die geteilte Buchung GoBD-konform festgeschrieben

Abgrenzung zu anderen Bewirtungsanlässen

• Rein betriebsinterne Bewirtung ohne externe Geschäftspartner unterliegt nicht der 70/30-Kürzung und ist regelmäßig voll abziehbar, soweit angemessen
• Bewirtung im Rahmen einer üblichen Betriebsveranstaltung wie einer Weihnachtsfeier folgt eigenen, von § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG abweichenden Regeln
• Unangemessen hohe Bewirtungskosten können unabhängig von der 70/30-Regel zusätzlich in vollem Umfang als nicht abziehbar gelten
• Bewirtung im Ausland unterliegt denselben Grundsätzen, verlangt aber besonders sorgfältige Dokumentation, da eine deutsche registrierte Rechnung dort meist nicht existiert

Typische Fehler bei Bewirtungsbelegen

• Die Teilnehmerliste fehlt vollständig oder enthält nur die Anzahl statt der Namen der bewirteten Personen
• Der Anlass wird zu allgemein angegeben, etwa nur Geschäftsessen statt eines konkreten geschäftlichen Bezugs
• Die Vorsteuer wird versehentlich nur zu 70 Prozent gebucht, obwohl sie in voller Höhe abzugsfähig ist
• Eine formlose Quittung ohne maschinell erstellte Registrierkassen-Rechnung wird als ausreichender Bewirtungsbeleg akzeptiert
• Rein interne Besprechungen ohne Geschäftspartner werden fälschlich der 70/30-Kürzung unterworfen

Häufige Fragen

Wie viel Prozent der Bewirtungskosten sind steuerlich abziehbar?

70 Prozent der angemessenen und ordnungsgemäß nachgewiesenen Bewirtungskosten sind nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG als Betriebsausgabe abziehbar, die übrigen 30 Prozent nicht.

Gilt die 70/30-Regel auch für die Vorsteuer?

Nein, die Vorsteuer aus einer ordnungsgemäßen Bewirtungsrechnung ist in voller Höhe abzugsfähig. Die 70/30-Kürzung betrifft ausschließlich die ertragsteuerliche Abzugsfähigkeit als Betriebsausgabe.

Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Ort, Datum, Namen der bewirteten Personen und Gastgeber, den konkreten Anlass sowie die Höhe der Aufwendungen mit Unterschrift. Bei Bewirtung in einer Gaststätte ist zusätzlich die maschinell erstellte, registrierte Rechnung erforderlich.

Wie wird eine Bewirtungsrechnung buchhalterisch aufgeteilt?

70 Prozent des Nettobetrags werden auf ein Konto für abzugsfähige Bewirtungskosten gebucht, 30 Prozent auf ein Konto für nicht abzugsfähige Bewirtungskosten, die Umsatzsteuer wird in voller Höhe als Vorsteuer erfasst.

Gilt die Kürzung auch bei rein interner Bewirtung ohne Geschäftspartner?

Nein, betrifft die Bewirtung ausschließlich eigene Mitarbeiter ohne externen Geschäftspartner-Bezug, greift die 70/30-Kürzung des § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG regelmäßig nicht.

Reicht eine einfache Quittung als Bewirtungsbeleg?

In der Regel nicht. Bei Bewirtung in einer Gaststätte ist zusätzlich zur Teilnehmerliste und dem Anlass die maschinell erstellte, registrierte Rechnung mit Bewirtungsvermerk erforderlich.