Geschenke an Geschäftspartner buchen: abzugsfähig oder nicht

Die Grenze und ihre Rechtsfolge

Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG dürfen Aufwendungen für Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer des Unternehmens sind, den Gewinn nicht mindern, wenn sie je Empfänger und Wirtschaftsjahr 50 Euro übersteigen. Für Wirtschaftsjahre, die vor dem 1. Januar 2024 begonnen haben, lag die Grenze noch bei 35 Euro.

Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag: Wird sie überschritten, entfällt der Abzug für den gesamten Betrag, nicht nur für den übersteigenden Teil. Maßgeblich ist die Summe aller Geschenke an dieselbe Person im Wirtschaftsjahr, nicht die einzelne Zuwendung.

Umsatzsteuerlich zieht das den Vorsteuerabzug mit: Für Aufwendungen, die unter das Abzugsverbot fallen, ist die Vorsteuer nach § 15 Abs. 1a UStG nicht abziehbar. Praktisch heißt das: Übersteigt das Geschenk die Grenze, wird der Bruttobetrag auf das nicht abzugsfähige Konto gebucht.

Eine zweite, formale Hürde steht in § 4 Abs. 7 EStG: Geschenke gehören auf ein eigenes Konto, abgesetzt von den sonstigen Betriebsausgaben, und der Empfänger muss sich aus der Buchführung ergeben. Fehlt das, ist der Abzug auch unterhalb von 50 Euro verloren.

Die Konten in SKR03 und SKR04

• Geschenke abzugsfähig ohne Pauschalsteuer: SKR03 4630, SKR04 6610.
• Geschenke abzugsfähig mit Pauschalsteuer nach § 37b EStG: SKR03 4631, SKR04 6611.
• Geschenke nicht abzugsfähig ohne Pauschalsteuer: SKR03 4635, SKR04 6620.
• Geschenke nicht abzugsfähig mit Pauschalsteuer: SKR03 4636, SKR04 6621.
• Pauschale Steuern für Geschenke, abzugsfähig: SKR03 4632, SKR04 6612 – nicht abzugsfähig: SKR03 4637, SKR04 6622.
• Streuartikel: SKR03 4605, SKR04 6605.
• Geschenke, die beim Empfänger ausschließlich betrieblich genutzt werden können: SKR03 4638, SKR04 6625.

Pauschalsteuer nach § 37b EStG

Was kein Geschenk ist

• Streuwerbeartikel bis 10 Euro je Stück – Kugelschreiber, Notizblöcke, Kalender mit Firmenaufdruck – gelten nicht als Geschenk und sind in voller Höhe abziehbar; eine Pauschalierung scheidet aus.
• Zuwendungen mit konkreter Gegenleistung sind kein Geschenk, sondern Entgelt und damit regelmäßig unbeschränkt abziehbar.
• Zuwendungen, deren Verwendung beim Empfänger allein betrieblicher Natur sein kann, fallen nicht unter die Freigrenze und bekommen ein eigenes Konto.
• Geschenke an eigene Arbeitnehmer fallen nicht unter § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG; sie sind Betriebsausgabe, lohnsteuerlich aber gesondert zu beurteilen.
• Bewirtung ist kein Geschenk und folgt eigenen Regeln.

So läuft der Fall in unserer Software

• Die Rechnung für das Präsent laden Sie hoch, die KI erkennt Betrag und Vorsteuer und schlägt ein Geschenkekonto vor.
• Sie ordnen den Empfänger als Geschäftspartner zu – damit steht die Zuordnung, die § 4 Abs. 7 EStG verlangt, in der Buchführung.
• Über die Auswertungen mit Konten-Drilldown sehen Sie jederzeit, welche Beträge je Empfänger im Jahr aufgelaufen sind, von der Saldenliste über das Kontenblatt bis zum Beleg.
• Für wiederkehrende Fälle legen Sie eine eigene Buchungsvorlage an, damit abzugsfähig und nicht abzugsfähig nicht verwechselt werden.
• Beim Jahresabschluss laufen die Konten in die richtige Position der Gewinn- und Verlustrechnung und in die Hinzurechnung nicht abziehbarer Betriebsausgaben.

Typische Fehler bei Geschenken

• Alle Geschenke landen auf einem einzigen Konto; die Trennung nach abzugsfähig und nicht abzugsfähig fehlt.
• Die Freigrenze wird je Geschenk statt je Empfänger und Wirtschaftsjahr geprüft.
• Bei nicht abziehbaren Geschenken wird trotzdem Vorsteuer gezogen.
• Die übernommene Pauschalsteuer wird pauschal als abzugsfähig behandelt, obwohl das Geschenk selbst über der Grenze liegt.
• Der Empfänger wird nicht aufgezeichnet – damit fällt der Abzug auch bei einem 20-Euro-Präsent weg.

Häufige Fragen

Gilt die 50-Euro-Grenze brutto oder netto?

Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen ist der Nettobetrag maßgeblich. Wer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, etwa als Kleinunternehmer, rechnet mit dem Bruttobetrag.

Zählen mehrere kleine Geschenke an denselben Kunden zusammen?

Ja. Maßgeblich ist die Summe aller Geschenke an denselben Empfänger im Wirtschaftsjahr. Drei Präsente zu je 25 Euro überschreiten die Grenze, und dann ist der gesamte Betrag nicht abziehbar.

Muss ich den Empfänger dem Finanzamt nennen?

Der Empfänger muss sich aus der Buchführung ergeben, damit die Prüfung die Freigrenze nachvollziehen kann. Werden Geschenke ohne Empfängerangabe gebucht, ist der Abzug unabhängig von der Höhe ausgeschlossen.

Kann ich die Pauschalsteuer nur für einzelne Kunden übernehmen?

Nein. Innerhalb des Kreises der Nicht-Arbeitnehmer ist das Wahlrecht für alle Zuwendungen eines Wirtschaftsjahres einheitlich auszuüben. Nur zwischen Nicht-Arbeitnehmern und eigenen Arbeitnehmern darf unterschiedlich entschieden werden.

Wie buche ich Werbeartikel mit Firmenlogo?

Streuwerbeartikel bis 10 Euro je Stück gelten nicht als Geschenk. Sie werden auf dem Streuartikelkonto erfasst, sind voll abziehbar und lösen keine Pauschalsteuer aus.