Buchhaltung · Reisekosten

Reisekosten buchen: Verpflegungspauschale, Kilometergeld, Übernachtung

Eine betriebliche Reise bringt mehrere Kostenarten mit unterschiedlicher steuerlicher Behandlung mit sich: Verpflegungsmehraufwand-Pauschalen, Kilometergeld für den eigenen Pkw und tatsächliche Übernachtungskosten. Die KI ordnet die einzelnen Positionen einer erfassten Reisekostenabrechnung den passenden Konten zu und schlägt den zutreffenden Vorsteuerabzug vor.

Die drei Kostenblöcke einer Reisekostenabrechnung

Verpflegung, Fahrtkosten, Übernachtung

Verpflegungsmehraufwand als Pauschale

Statt tatsächlicher Verpflegungskosten wird nach § 9 Abs. 4a EStG eine Pauschale angesetzt, die sich nach der Abwesenheitsdauer richtet: eine Pauschale für den vollen Kalendertag bei mehr als 24 Stunden Abwesenheit, die halbe Pauschale für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise sowie für einen Tag mit mehr als acht Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung. Einzelbelege für Mahlzeiten sind für die Pauschale nicht erforderlich.

Kilometergeld für den eigenen Pkw

Wird für eine betriebliche Reise der eigene Pkw genutzt, kann statt der tatsächlichen Kosten eine Kilometerpauschale je gefahrenem Kilometer angesetzt werden, für Motorräder und Mopeds gilt ein niedrigerer Satz. Grundlage ist die tatsächlich gefahrene Strecke, die durch ein Fahrtenbuch oder eine nachvollziehbare Aufstellung belegt werden sollte.

Übernachtungskosten laut Beleg

Anders als bei Verpflegung und Fahrtkosten wird bei Übernachtungen regelmäßig der tatsächliche Rechnungsbetrag angesetzt, nicht eine Pauschale. Die Hotelrechnung dient dabei zugleich als Grundlage für den Vorsteuerabzug, soweit sie die Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung enthält.

Buchung der Verpflegungsmehraufwand-Pauschale

  • Die Pauschale wird unabhängig von tatsächlichen Verpflegungsbelegen als Betriebsausgabe gebucht, ein Vorsteuerabzug aus der Pauschale selbst scheidet aus, da ihr keine konkrete Rechnung zugrunde liegt
  • Legt der Reisende zusätzlich Bewirtungs- oder Verpflegungsbelege vor, werden diese nicht zusätzlich zur Pauschale angesetzt, sondern durch die Pauschale bereits abgegolten
  • Wird während der Reise eine Mahlzeit vom Arbeitgeber oder Geschäftspartner gestellt, kürzt sich die Pauschale entsprechend
  • Die Höhe der Pauschale richtet sich nach der Abwesenheitsdauer je Reisetag, nicht nach den tatsächlich entstandenen Kosten

Fahrtkosten: Kilometergeld oder tatsächliche Kosten

Für betrieblich veranlasste Fahrten mit dem eigenen Pkw kann statt einer Einzelabrechnung der tatsächlichen Kosten die Kilometerpauschale angesetzt werden, die je gefahrenem Kilometer einen festen Betrag vorsieht. Diese Pauschale deckt Betriebskosten wie Kraftstoff, Verschleiß und Versicherung des privaten Fahrzeugs ab, ohne dass Einzelbelege dafür vorgelegt werden müssen.

Wird stattdessen ein Firmenwagen oder ein Mietwagen genutzt, werden die tatsächlichen Kosten anhand der vorliegenden Belege gebucht, inklusive des dort ausgewiesenen Vorsteuerabzugs. Bei Bahn-, Flug- oder Taxikosten gilt entsprechend: Diese werden zum tatsächlichen Rechnungsbetrag inklusive ausgewiesener Vorsteuer erfasst, nicht pauschal.

Übernachtung und Vorsteuerabzug

Hotelrechnung mit Vorsteuerabzug

Der Übernachtungspreis wird zum tatsächlichen Rechnungsbetrag als Reisekosten gebucht. Enthält die Hotelrechnung eine gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer und erfüllt sie die Pflichtangaben nach § 14 UStG, ist der Vorsteuerabzug in entsprechender Höhe möglich.

Frühstück häufig gesondert ausgewiesen

Viele Hotelrechnungen weisen ein im Übernachtungspreis enthaltenes Frühstück separat aus, da es umsatzsteuerlich anders behandelt wird als die reine Übernachtungsleistung. Die KI erkennt diese Aufteilung anhand des Belegtextes und schlägt getrennte Buchungsposten vor, statt den Gesamtbetrag einem einzigen Konto zuzuordnen.

So läuft die Kontierung einer Reisekostenabrechnung ab

  • Reisedaten, Abwesenheitsdauer und gefahrene Kilometer werden erfasst, ergänzt um vorliegende Belege für Übernachtung und sonstige Ausgaben
  • Die KI berechnet die zutreffende Verpflegungsmehraufwand-Pauschale je Reisetag automatisch aus der Abwesenheitsdauer
  • Kilometergeld wird aus der erfassten Fahrstrecke berechnet, tatsächliche Belege wie Bahntickets werden mit ausgewiesener Vorsteuer erfasst
  • Übernachtungskosten werden zum Rechnungsbetrag gebucht, ein separat ausgewiesenes Frühstück wird eigenständig zugeordnet
  • Sie prüfen die zusammengestellte Reisekostenabrechnung und bestätigen sie, bevor sie GoBD-konform festgeschrieben wird

Typische Fehler beim Buchen von Reisekosten

  • Zusätzlich zur Verpflegungspauschale werden Restaurantbelege noch einmal in voller Höhe als Aufwand gebucht, obwohl die Pauschale diese Kosten bereits abgilt
  • Eine vom Geschäftspartner gestellte Mahlzeit wird nicht von der Pauschale abgezogen
  • Kilometergeld wird ohne nachvollziehbare Aufstellung der gefahrenen Strecke angesetzt
  • Ein im Hotelpreis enthaltenes Frühstück wird nicht gesondert behandelt, obwohl es umsatzsteuerlich anders einzuordnen ist als die Übernachtung
  • Vorsteuer aus Reisekostenbelegen wird pauschal angesetzt, ohne die Pflichtangaben der jeweiligen Rechnung zu prüfen

Häufige Fragen

Wie hoch ist die Verpflegungsmehraufwand-Pauschale?

Es gilt eine Pauschale für den vollen Abwesenheitstag über 24 Stunden sowie die halbe Pauschale für An- und Abreisetage mehrtägiger Reisen und für eintägige Abwesenheiten von mehr als acht Stunden. Einzelbelege für Mahlzeiten sind dafür nicht erforderlich.

Kann ich Restaurantbelege zusätzlich zur Verpflegungspauschale ansetzen?

Nein, die Pauschale deckt den Verpflegungsmehraufwand bereits ab. Zusätzliche Restaurantbelege werden nicht gesondert als weitere Betriebsausgabe angesetzt.

Wie wird Kilometergeld für den eigenen Pkw gebucht?

Es wird anhand der tatsächlich gefahrenen, nachvollziehbar dokumentierten Kilometer mit der geltenden Kilometerpauschale berechnet und als Reisekosten gebucht, ohne dass Einzelbelege für Kraftstoff oder Verschleiß nötig sind.

Ist bei Übernachtungskosten der Vorsteuerabzug möglich?

Ja, sofern die Hotelrechnung die Umsatzsteuer gesondert ausweist und die Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung erfüllt. Ein separat ausgewiesenes Frühstück wird dabei häufig gesondert behandelt.

Was passiert, wenn der Geschäftspartner eine Mahlzeit übernimmt?

Wird eine Mahlzeit während der Reise gestellt, kürzt sich die Verpflegungsmehraufwand-Pauschale entsprechend, statt in voller Höhe angesetzt zu werden.

Wie prüft die KI eine erfasste Reisekostenabrechnung?

Sie berechnet Pauschalen aus der erfassten Abwesenheitsdauer und Fahrstrecke, ordnet vorliegende Belege den passenden Konten zu und schlägt den zutreffenden Vorsteuerabzug vor. Sie prüfen und bestätigen die Zusammenstellung vor der Festschreibung.