Buchhaltung · Mahnwesen

Mahnwesen: Offene Forderungen und Fälligkeiten im Blick behalten

Wer Rechnungen stellt, muss wissen, welche davon noch offen sind und wie lange schon. Die Software führt eine laufende OPOS-Verwaltung, aus der sich Fälligkeiten und überfällige Posten je Kunde ablesen lassen, und unterstützt beim Versand von Zahlungserinnerungen. Ein vollautomatischer, mehrstufiger Mahnlauf mit gestaffelten Mahngebühren gehört bewusst nicht dazu – das bleibt Ihre Entscheidung im Einzelfall.

Was die OPOS-Verwaltung im Mahnwesen leistet

Grundlage jeder Zahlungserinnerung ist eine saubere Liste offener Posten

Offene Posten je Kunde

Jede Ausgangsrechnung wird als offener Posten auf dem Debitorenkonto geführt, bis der Zahlungseingang über den Bankimport zugeordnet wird. So lässt sich jederzeit sehen, welche Rechnungen ein Kunde noch nicht beglichen hat und seit wann. Teilzahlungen werden dabei korrekt gegen den offenen Betrag verrechnet, sodass auch bei ratenweiser Zahlung der tatsächlich noch offene Restbetrag sichtbar bleibt, statt nur den ursprünglichen Rechnungsbetrag anzuzeigen.

Fälligkeiten im Überblick

Auf Basis des vereinbarten Zahlungsziels zeigt die Übersicht, welche Rechnungen bereits fällig sind und wie viele Tage die Zahlung überfällig ist. Das ersetzt die manuelle Kontrolle einzelner Rechnungen durch eine laufend aktuelle Liste. So wird auf einen Blick sichtbar, ob es sich um eine leichte Verzögerung von wenigen Tagen oder um eine deutlich überfällige Forderung handelt, bei der weitere Schritte sinnvoll sind.

Abgleich über den Bankimport

Eingehende Zahlungen werden per Bankimport automatisch gegen die offenen Posten abgeglichen. Das reduziert die Zahl der Rechnungen, die manuell als bezahlt markiert werden müssen, und hält die OPOS-Liste laufend aktuell. Abweichende Zahlbeträge, etwa bei abgezogenem Skonto oder Teilzahlungen, werden dabei erkennbar gemacht, statt den Posten stillschweigend als vollständig beglichen zu schließen.

Was ehrlich dazugehört – und was nicht

Die Software bietet eine belastbare OPOS- und Fälligkeitsverwaltung sowie die Möglichkeit, aus offenen Posten heraus Zahlungserinnerungen zu erstellen und zu versenden. Damit lässt sich der Überblick über säumige Zahler jederzeit herstellen, ohne Excel-Listen parallel zu pflegen.

Was die Software bewusst nicht ist: ein vollautomatischer, mehrstufiger Mahnlauf, der nach festen Fristen eigenständig Mahnstufen samt Verzugszinsen und Mahngebühren auslöst und versendet. Ob und wann eine Zahlungserinnerung oder eine förmliche Mahnung sinnvoll ist, bleibt eine unternehmerische beziehungsweise rechtliche Entscheidung im Einzelfall – die Software liefert dafür die verlässliche Datengrundlage, nicht die automatisierte Eskalation.

Diese Zurückhaltung ist bewusst: Ein automatischer Mahnlauf ohne Prüfung kann bei Kunden mit langjähriger Geschäftsbeziehung oder berechtigten Einwänden mehr schaden als nutzen. Die OPOS-Übersicht zeigt verlässlich, wer wie lange in Verzug ist – die Entscheidung über den nächsten Schritt bleibt bei Ihnen.

Was die Fälligkeitsübersicht konkret zeigt

  • Offene Rechnungen je Kunde mit Rechnungsdatum und vereinbartem Zahlungsziel
  • Anzahl der Tage, die eine Zahlung bereits überfällig ist
  • Teilzahlungen und der verbleibende offene Restbetrag je Rechnung
  • Zahlungseingänge, die per Bankimport bereits zugeordnet wurden
  • Kunden mit mehreren gleichzeitig offenen Rechnungen
  • Historie bereits versendeter Zahlungserinnerungen zu einer Rechnung

Zahlungserinnerungen aus der OPOS-Liste erstellen

  • Überfällige Posten werden in der Fälligkeitsübersicht markiert.
  • Aus der offenen Rechnung heraus lässt sich eine Zahlungserinnerung erzeugen.
  • Rechnungsnummer, Betrag und ursprüngliches Zahlungsziel werden automatisch übernommen.
  • Der Versand und die Entscheidung über weitere Schritte liegen bei Ihnen.
  • Nach Zahlungseingang schließt der Bankimport den offenen Posten automatisch.

Verzugszinsen und rechtlicher Rahmen

§ 286 BGB Verzug

Ein Schuldner gerät nach § 286 BGB in der Regel durch Mahnung oder – bei vereinbartem oder aus dem Kalender bestimmbarem Zahlungsziel – automatisch mit Fristablauf in Verzug. Für Entgeltforderungen zwischen Unternehmern kann bereits 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung Verzug eintreten, auch ohne gesonderte Mahnung. Die Fälligkeitsübersicht zeigt, ab wann diese Frist rechnerisch erreicht ist, die rechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt aber Ihre Aufgabe oder die Ihres Rechtsbeistands.

Verzugszinsen nach § 288 BGB

Während des Verzugs können Verzugszinsen anfallen, deren Höhe sich nach § 288 BGB richtet und je nachdem unterscheidet, ob ein Verbraucher oder ein Unternehmer beteiligt ist. Ob und in welcher Höhe Verzugszinsen tatsächlich geltend gemacht werden, ist eine unternehmerische Entscheidung, die die Software nicht automatisch trifft, für die aber die dokumentierten Fälligkeitsdaten die notwendige Grundlage liefern.

Für wen die OPOS-Verwaltung besonders wichtig ist

  • Dienstleister und Agenturen mit vielen parallel laufenden Kundenrechnungen
  • Betriebe mit längeren, branchentypischen Zahlungszielen wie im B2B-Großhandel
  • Unternehmen, die Liquiditätsplanung eng an offene Forderungen koppeln
  • Betriebe mit Kunden, bei denen Teilzahlungen und Skontoabzüge häufig vorkommen
  • Steuerberater, die für Mandanten eine verlässliche Debitorenübersicht benötigen

Häufige Fragen

Versendet die Software automatisch Mahnungen?

Nein, es gibt keinen automatischen mehrstufigen Mahnlauf. Die Software führt eine laufende OPOS- und Fälligkeitsverwaltung und ermöglicht, aus offenen Posten heraus Zahlungserinnerungen zu erstellen – Versand und Eskalation entscheiden Sie.

Woher weiß ich, welche Rechnungen überfällig sind?

Die Fälligkeitsübersicht zeigt je Kunde und Rechnung, seit wann das vereinbarte Zahlungsziel überschritten ist, basierend auf den festgeschriebenen Ausgangsrechnungen und zugeordneten Zahlungseingängen.

Werden Teilzahlungen korrekt berücksichtigt?

Ja, Teilzahlungen werden gegen den offenen Rechnungsbetrag verrechnet, sodass die OPOS-Liste stets den tatsächlich noch offenen Restbetrag zeigt, nicht den ursprünglichen Rechnungsbetrag.

Berechnet die Software Verzugszinsen automatisch?

Nein, Verzugszinsen nach § 288 BGB werden nicht automatisch berechnet und gebucht. Die Fälligkeitsübersicht liefert die Datengrundlage, die Entscheidung über die Geltendmachung bleibt bei Ihnen.

Wie werden Zahlungseingänge den offenen Posten zugeordnet?

Über den Bankimport werden Zahlungseingänge automatisch gegen offene Rechnungen abgeglichen. Abweichende Beträge, etwa durch Skontoabzug, werden dabei erkennbar gemacht statt stillschweigend verrechnet.

Eignet sich die OPOS-Verwaltung für viele Kunden mit unterschiedlichen Zahlungszielen?

Ja, jedes Zahlungsziel wird je Rechnung erfasst, sodass unterschiedliche Fristen je Kunde oder Auftrag korrekt in der Fälligkeitsübersicht abgebildet werden.