Gewinnausschüttung der GmbH buchen: vom Beschluss bis zur Kapitalertragsteuer

Ohne Beschluss keine Buchung

Über die Verwendung des Ergebnisses entscheiden die Gesellschafter (§ 29 GmbHG); der Beschluss über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Ergebnisverwendung gehört nach § 46 Nr. 1 GmbHG in die Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung. Erst mit dem Beschluss entsteht der Anspruch des Gesellschafters – vorher gibt es nichts zu passivieren.

Der Beschluss legt fest, welcher Teil des Ergebnisses ausgeschüttet, in Rücklagen eingestellt oder vorgetragen wird. Beschlossen wird über den Bilanzgewinn beziehungsweise den Jahresüberschuss zuzüglich Gewinnvortrag, nicht über den Kontostand.

Eine Vorabausschüttung während des laufenden Geschäftsjahres ist möglich, setzt aber einen entsprechenden Beschluss und eine belastbare Ergebnisprognose voraus. Sie wird auf einem eigenen Konto geführt (SKR03 2870, SKR04 7790), damit sie bei der späteren Ergebnisverwendung nicht doppelt erfasst wird.

Der Buchungssatz

• Beschlossene Ausschüttung: Gewinnvortrag vor Verwendung (SKR03 0860, SKR04 2970) an Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern für offene Ausschüttungen (SKR03 0755, SKR04 3519).
• Der Verbindlichkeitsposten erscheint in der Bilanz unter den sonstigen Verbindlichkeiten.
• Auszahlung an den Gesellschafter: Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern an Bank (SKR03 1200, SKR04 1800) – allerdings nur mit dem Nettobetrag nach Steuerabzug.
• Die einbehaltene Kapitalertragsteuer und der Solidaritätszuschlag werden bis zur Abführung als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt geführt, etwa über sonstige Verbindlichkeiten (SKR03 1700, SKR04 3500) oder ein eigens angelegtes Steuerverbindlichkeitskonto.
• Vorabausschüttung im laufenden Jahr: SKR03 2870, SKR04 7790.
• In der Gewinn- und Verlustrechnung erscheint nichts davon – die Ausschüttung mindert das Einkommen der Gesellschaft nach § 8 Abs. 3 Satz 1 KStG nicht.

Kapitalertragsteuer: der Zeitpunkt ist der Knackpunkt

Was beim Gesellschafter ankommt

• Bei einer natürlichen Person im Privatvermögen ist die Ausschüttung eine Einnahme aus Kapitalvermögen; die einbehaltene Kapitalertragsteuer hat grundsätzlich abgeltende Wirkung.
• Hält eine Kapitalgesellschaft die Beteiligung, greifen die Regeln für Beteiligungserträge nach § 8b KStG mit den dort vorgesehenen Voraussetzungen – ein Grund, warum Holdingstrukturen so verbreitet sind.
• Der Solidaritätszuschlag auf die Kapitalertragsteuer wird beim Gesellschafter angerechnet, der auf die Körperschaftsteuer der Gesellschaft gezahlte dagegen nicht.
• Bei Ausschüttungen aus dem steuerlichen Einlagekonto gelten Besonderheiten; die Verwendungsreihenfolge ist gesondert festzustellen.
• Eine verdeckte Gewinnausschüttung löst dieselben Kapitalertragsteuerfolgen aus wie eine offene – ohne dass jemand einen Beschluss gefasst hätte.

So läuft der Fall in unserer Software

• Den Feststellungsbeschluss nach § 46 Nr. 1 GmbHG erzeugen Sie ohne Aufpreis im Offenlegungsschritt des Jahresabschlusses: Gesellschafter, Geschäftsjahr und Jahresergebnis sind vorbefüllt, wählbar als Versammlungsniederschrift oder Umlaufbeschluss.
• Die Gesellschafterangaben lassen sich aus der im Handelsregister eingereichten Gesellschafterliste übernehmen.
• Alle übrigen Beschlüsse – Ergebnisverwendung, Ausschüttung, Entlastung – samt Archiv liegen im Beschlussmanagement.
• Die Kapitalertragsteuer gehört zum Steuer-Modul; mit aktivem Buchhaltungs-Abo ist die Abgabe ans Finanzamt enthalten.
• Wer das Modul Digitale Unterschrift nutzt, gibt den Beschluss direkt in den Signaturvorgang und legt ihn unterschrieben wieder ab.

Typische Fehler bei der Ausschüttung

• Die Ausschüttung wird als Aufwand gebucht und mindert damit fälschlich das Ergebnis.
• Es wird ausgezahlt, bevor ein Gesellschafterbeschluss vorliegt.
• Die Kapitalertragsteuer wird erst zum Zehnten des Folgemonats überwiesen statt zeitgleich mit der Auszahlung.
• Der Bruttobetrag wird an den Gesellschafter überwiesen und die Steuer zusätzlich getragen, ohne das zu dokumentieren.
• Eine Vorabausschüttung wird über dasselbe Konto gebucht wie die spätere Ergebnisverwendung und dadurch doppelt erfasst.

Häufige Fragen

Ab wann darf eine GmbH ausschütten?

Erst nach Feststellung des Jahresabschlusses und einem Beschluss der Gesellschafter über die Ergebnisverwendung. Eine Vorabausschüttung während des Jahres ist möglich, verlangt aber einen eigenen Beschluss und eine belastbare Prognose des Jahresergebnisses.

Mindert die Ausschüttung den Gewinn der GmbH?

Nein. Ausschüttungen sind Gewinnverwendung und dürfen das Einkommen der Gesellschaft nach § 8 Abs. 3 Satz 1 KStG nicht mindern. Sie berühren die Gewinn- und Verlustrechnung nicht, sondern nur das Eigenkapital und die Verbindlichkeiten.

Wann ist die Kapitalertragsteuer fällig?

Bei Gewinnausschüttungen einer Kapitalgesellschaft in dem Zeitpunkt, in dem der Betrag dem Gesellschafter zufließt. Die Abführung erfolgt also zeitgleich mit der Auszahlung, nicht erst im Folgemonat.

Was gilt, wenn die Gesellschaft nur einen Gesellschafter hat?

Auch dann ist ein Beschluss zu fassen und zu dokumentieren – bei der Einpersonengesellschaft in Form eines schriftlichen Alleingesellschafterbeschlusses. Am Steuerabzug und an der Buchung ändert sich nichts.

Kann die Ausschüttung stehen bleiben, statt ausgezahlt zu werden?

Ja. Der beschlossene Betrag steht dann als Verbindlichkeit gegenüber dem Gesellschafter in der Bilanz. Die Kapitalertragsteuer richtet sich allerdings nach dem Zufluss beim Gesellschafter – die steuerliche Beurteilung eines bloßen Stehenlassens ist gesondert zu prüfen.