Steuererklärungen für die GmbH: aus der Buchhaltung statt aus der Ablage

Diese Erklärungen gibt eine GmbH ab

• Körperschaftsteuererklärung (KSt 1 samt Anlagen) – die Ertragsteuer der GmbH auf das zu versteuernde Einkommen.
• Gewerbesteuererklärung (GewSt 1 A) – mit Hinzurechnungen und Kürzungen auf Basis desselben Ergebnisses.
• Umsatzsteuer-Jahreserklärung – als Abgleich der unterjährigen Voranmeldungen gegen die tatsächlichen Buchungen.
• Laufend: Umsatzsteuer-Voranmeldungen und bei innergemeinschaftlichen Umsätzen die Zusammenfassende Meldung.
• Bei Gewinnausschüttungen: die Kapitalertragsteuer-Anmeldung.
• Dazu die E-Bilanz nach § 5b EStG – die elektronische Übermittlung der Bilanz ans Finanzamt, getrennt von den Erklärungen.

Vom Jahresabschluss zur Körperschaftsteuer

Ausgangspunkt der Ertragsteuern ist das handelsrechtliche Ergebnis aus dem Jahresabschluss. Von dort führen steuerliche Korrekturen – etwa nicht abziehbare Betriebsausgaben oder abweichende Bewertungen – zum zu versteuernden Einkommen.

Genau an dieser Nahtstelle hilft der eingebaute Handelsbilanz/Steuerbilanz-Abgleich: Er zeigt anhand des Zahlenwerks, welche typischen Abweichungen im konkreten Fall zu würdigen sind, statt eine stille Einheitsannahme zu treffen.

Weil Jahresabschluss und Erklärungen im selben System entstehen, entfällt das erneute Erfassen des Zahlenwerks in einer Steuersoftware – die häufigste Quelle für Abweichungen zwischen Bilanz und Erklärung.

Direkt übermitteln: KSt und GewSt per ELSTER

Die Körperschaftsteuer- und die Gewerbesteuererklärung werden direkt aus der Anwendung ans Finanzamt übermittelt – verifiziert für den Veranlagungszeitraum 2025 und die Rechtsformen GmbH, UG, AG, SE, KGaA und eG. Signiert wird mit dem eigenen ELSTER-Zertifikat der Gesellschaft, jede Übermittlung liefert ein Transferticket als Nachweis.

Vor jeder Abgabe läuft die kostenlose amtliche Plausibilitätsprüfung – ohne Versand und beliebig oft. Einzelne Sonderfälle (etwa Spartentrennung nach § 8 Abs. 7/9 KStG) bleiben vom Direktversand ausgenommen: Die Erklärung wird dann vollständig erfasst, gerechnet und geprüft, eingereicht wird über „Mein ELSTER“ – berechnet wird dafür nichts.

Fristen im Blick behalten

• Für die Abgabefristen gilt § 149 AO – mit unterschiedlichen Fristen je nachdem, ob die GmbH selbst abgibt oder steuerlich beraten ist. Feste Termine hängen vom Einzelfall ab und werden hier bewusst nicht beziffert.
• Der Steuerkalender und die Fristenübersicht berechnen die Termine aus Stichtag, Rechtsform und Größenklasse – inklusive Verschiebung auf den nächsten Werktag nach § 108 Abs. 3 AO.
• Erledigtes erkennt die Software aus den eigenen Daten, etwa eine an ELSTER übermittelte Erklärung.
• Auch Vorauszahlungen zu Körperschaft- und Gewerbesteuer werden verwaltet – inklusive der Frage, ob eine Anpassung sinnvoll sein könnte.

Wo der Steuerberater unverzichtbar bleibt

Selbst abgeben heißt selbst verantworten. Die Software rechnet richtig aus dem, was gebucht ist – ob ein Sachverhalt richtig eingeordnet wurde, bleibt eine fachliche Frage. Verdeckte Gewinnausschüttungen, Organschaften, Umwandlungen oder grenzüberschreitende Strukturen gehören in beratende Hände.

Zur Einordnung der Kosten: Nach § 24 Abs. 1 Nr. 3 StBVV fallen in der Kanzlei allein für die Körperschaftsteuererklärung üblicherweise 285 bis 570 € an. Viele GmbHs kombinieren deshalb: laufende Buchhaltung und Standarderklärungen selbst, gezielte Beratung für die Sonderfragen – die Übergabe an die Kanzlei läuft per DATEV-Export.

Was das kostet

Mit Buchhaltungs-Abo sind alle Erklärungen enthalten: Das Gesamtpaket kostet je Gesellschaft und Monat 125 € (Kleinstkapitalgesellschaft), 150 € (klein) oder 300 € (mittelgroß) – inklusive Steuer-Modul samt Abgaben und Jahresabschluss. Ohne Abo kostet die einzelne Übermittlung 50 € je Erklärung, die erste je Arbeitsbereich ist kostenlos; Körperschaft- und Gewerbesteuererklärung werden getrennt abgerechnet.

Häufige Fragen

Darf eine GmbH ihre Steuererklärungen selbst abgeben?

Ja. Es gibt keine Pflicht, einen Steuerberater einzuschalten – die Geschäftsführung darf die Erklärungen selbst erstellen und abgeben. Sie trägt dann die Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben; für komplexe Sachverhalte bleibt Beratung sinnvoll.

Woher nimmt die Software die Zahlen für die Körperschaftsteuer?

Aus der eigenen Buchhaltung und dem daraus erstellten Jahresabschluss. Das handelsrechtliche Ergebnis ist der Ausgangspunkt; der Handelsbilanz/Steuerbilanz-Abgleich zeigt, welche steuerlichen Korrekturen im konkreten Fall zu würdigen sind.

Wird die Erklärung wirklich elektronisch ans Finanzamt übermittelt?

Ja – Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuererklärung gehen direkt aus der Anwendung per ELSTER raus, signiert mit dem Zertifikat der Gesellschaft und mit Transferticket als Nachweis. Verifiziert ist das für den Veranlagungszeitraum 2025; einzelne Sonderfälle laufen über „Mein ELSTER“.

Was passiert, wenn der Steuerbescheid abweicht?

Die Bescheidprüfung hält den Bescheid gegen die eigene Berechnung und zeigt die Abweichungen je Position. Das ist die Grundlage für die Entscheidung, ob ein Einspruch geprüft werden sollte – gegebenenfalls zusammen mit dem Steuerberater.

Was kostet die Steuererklärung für die GmbH?

Im Buchhaltungs-Abo (ab 125 € je Gesellschaft und Monat, inklusive Jahresabschluss) ist die Abgabe enthalten. Ohne Abo: 50 € je übermittelter Erklärung, die erste je Arbeitsbereich kostenlos. Berechnung und amtliche Prüfung kosten immer nichts – zum Vergleich: allein die KSt-Erklärung kostet in der Kanzlei nach StBVV üblicherweise 285 bis 570 €.