Steuererklärungen für die GmbH: aus der Buchhaltung statt aus der Ablage

Diese Erklärungen gibt eine GmbH ab

• Körperschaftsteuererklärung (KSt 1 samt Anlagen) – die Ertragsteuer der GmbH auf das zu versteuernde Einkommen.
• Gewerbesteuererklärung (GewSt 1 A) – mit Hinzurechnungen und Kürzungen auf Basis desselben Ergebnisses.
• Umsatzsteuer-Jahreserklärung – als Abgleich der unterjährigen Voranmeldungen gegen die tatsächlichen Buchungen.
• Laufend: Umsatzsteuer-Voranmeldungen und bei innergemeinschaftlichen Umsätzen die Zusammenfassende Meldung.
• Bei Gewinnausschüttungen: die Kapitalertragsteuer-Anmeldung.
• Dazu die E-Bilanz nach § 5b EStG – die elektronische Übermittlung der Bilanz ans Finanzamt, getrennt von den Erklärungen.

Vom Jahresabschluss zur Körperschaftsteuer

Ausgangspunkt der Ertragsteuern ist das handelsrechtliche Ergebnis aus dem Jahresabschluss. Von dort führen steuerliche Korrekturen – etwa nicht abziehbare Betriebsausgaben oder abweichende Bewertungen – zum zu versteuernden Einkommen.

Genau an dieser Nahtstelle hilft der eingebaute Handelsbilanz/Steuerbilanz-Abgleich: Er zeigt anhand des Zahlenwerks, welche typischen Abweichungen im konkreten Fall zu würdigen sind, statt eine stille Einheitsannahme zu treffen.

Weil Jahresabschluss und Erklärungen im selben System entstehen, entfällt das erneute Erfassen des Zahlenwerks in einer Steuersoftware – die häufigste Quelle für Abweichungen zwischen Bilanz und Erklärung.

KSt und GewSt: Direktversand nur nach Fallfreigabe

Direkter Versand deckt gewöhnliche Fälle der VZ 2023 bis 2025 ab: KSt für GmbH, UG, AG, SE, KGaA und eG; GewSt für diese Rechtsformen sowie gewerbliche Einzelunternehmen, e.K., OHG, KG, GmbH & Co. KG und gewerbliche GbR. Bei einer eG setzt die KSt-Abgabe vollständige Mitgliederdaten und die Anlage GR voraus. Alle anwendbaren Sachverhaltsfragen müssen vollständig beantwortet und die Server- sowie ERiC-Prüfung bestanden sein. PartG sowie freiberufliche oder sonstige nichtgewerbliche Tätigkeiten schulden keine GewSt; ausdrücklich abgefragte Spezialregime bleiben ausgeschlossen. Erst nach positiver Prüfung wird mit dem ELSTER-Zertifikat signiert und ein Transferticket erzeugt.

Vor jeder Abgabe läuft die kostenlose technische Prüfung. Nicht freigegebene Fälle werden im unterstützten Umfang erfasst, gerechnet und geprüft; offene Angaben vervollständigen Sie im ELSTER-Portal oder mit der Steuerberatung. Dafür wird keine Direktabgabe berechnet.

Fristen im Blick behalten

• Für die Abgabefristen gilt § 149 AO – mit unterschiedlichen Fristen je nachdem, ob die GmbH selbst abgibt oder steuerlich beraten ist. Feste Termine hängen vom Einzelfall ab und werden hier bewusst nicht beziffert.
• Der Steuerkalender und die Fristenübersicht berechnen die Termine aus Stichtag, Rechtsform und Größenklasse – inklusive Verschiebung auf den nächsten Werktag nach § 108 Abs. 3 AO.
• Erledigtes erkennt die Software aus den eigenen Daten, etwa eine an ELSTER übermittelte Erklärung.
• Auch Vorauszahlungen zu Körperschaft- und Gewerbesteuer werden verwaltet – inklusive der Frage, ob eine Anpassung sinnvoll sein könnte.

Wo der Steuerberater unverzichtbar bleibt

Selbst abgeben heißt selbst verantworten. Die Software rechnet richtig aus dem, was gebucht ist – ob ein Sachverhalt richtig eingeordnet wurde, bleibt eine fachliche Frage. Verdeckte Gewinnausschüttungen, Organschaften, Umwandlungen oder grenzüberschreitende Strukturen gehören in beratende Hände.

Zur Einordnung der Kosten: Nach § 24 Abs. 1 Nr. 3 StBVV fallen in der Kanzlei allein für die Körperschaftsteuererklärung üblicherweise 285 bis 570 € an. Viele GmbHs kombinieren deshalb: laufende Buchhaltung und Standarderklärungen selbst, gezielte Beratung für die Sonderfragen – die Übergabe an die Kanzlei läuft per Kanzlei-Software-Export.

Was das kostet

Das Buchhaltungs-Gesamtpaket kostet je Gesellschaft und Monat 125 € (Kleinstkapitalgesellschaft), 150 € (klein) oder 300 € (mittelgroß) und enthält Steuer-Modul, serverseitig freigegebene direkte KSt-/GewSt-Abgaben sowie einen HGB-Jahresabschluss je zwölf Monate. Ohne Abo sind Vorbereitung und Prüfung kostenlos; 50 € fallen nur je serverseitig freigegebener direkter KSt- oder GewSt-Abgabe an. Die E-Bilanz ist im Gesamtpaket enthalten; einzeln kostet sie 20 € je Wirtschaftsjahr.

Häufige Fragen

Darf eine GmbH ihre Steuererklärungen selbst abgeben?

Ja. Es gibt keine Pflicht, einen Steuerberater einzuschalten – die Geschäftsführung darf die Erklärungen selbst erstellen und abgeben. Sie trägt dann die Verantwortung für die Richtigkeit der Angaben; für komplexe Sachverhalte bleibt Beratung sinnvoll.

Woher nimmt die Software die Zahlen für die Körperschaftsteuer?

Aus der eigenen Buchhaltung und dem daraus erstellten Jahresabschluss. Das handelsrechtliche Ergebnis ist der Ausgangspunkt; der Handelsbilanz/Steuerbilanz-Abgleich zeigt, welche steuerlichen Korrekturen im konkreten Fall zu würdigen sind.

Wird die Erklärung wirklich elektronisch ans Finanzamt übermittelt?

Direkter Versand ist für gewöhnliche Fälle der VZ 2023 bis 2025 verfügbar: KSt für GmbH, UG, AG, SE, KGaA und eG; GewSt für diese Rechtsformen sowie gewerbliche Einzelunternehmen, e.K., OHG, KG, GmbH & Co. KG und gewerbliche GbR. Bei einer eG setzt die KSt-Abgabe vollständige Mitgliederdaten und die Anlage GR voraus. Alle anwendbaren Sachverhaltsfragen müssen vollständig beantwortet und die Server- sowie ERiC-Prüfung bestanden sein. PartG sowie freiberufliche oder sonstige nichtgewerbliche Tätigkeiten schulden keine GewSt; ausdrücklich abgefragte Spezialregime reichen Sie über das ELSTER-Portal oder die Steuerberatung ein.

Was passiert, wenn der Steuerbescheid abweicht?

Die Bescheidprüfung hält den Bescheid gegen die eigene Berechnung und zeigt die Abweichungen je Position. Das ist die Grundlage für die Entscheidung, ob ein Einspruch geprüft werden sollte – gegebenenfalls zusammen mit dem Steuerberater.

Was kostet die Steuererklärung für die GmbH?

Im Buchhaltungs-Abo ab 125 € je Gesellschaft und Monat sind das Steuer-Modul, serverseitig freigegebene direkte KSt-/GewSt-Abgaben und ein HGB-Jahresabschluss je Gesellschaft und zwölf Monate enthalten. Die E-Bilanz ist im Gesamtpaket enthalten; einzeln kostet sie 20 € je Wirtschaftsjahr. Ohne Abo: 50 € nur je freigegebener Direktabgabe; Vorbereitung und Prüfung bleiben kostenlos.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• Handelsgesetzbuch (HGB) – Gesetze im Internet — Buchführung und handelsrechtlicher Jahresabschluss
• Umsatzsteuergesetz (UStG) – Gesetze im Internet — Aktuelle gesetzliche Grundlage der Umsatzsteuer